Gestión Documental Para Gente (Casi) Normal

Como aprovechar un viaje a Londres para aprender a diseñar mejores programas

No utilizo el metro con frecuencia. Tengo la suerte de vivir en una ciudad pequeña en la que las distancias son cortas y pasear es todavía una opción para ir a los diferentes lugares a los que tengo que desplazarme. Además, ni siquiera tenemos metro.

Ocasionalmente viajo a Madrid y allí sí suelo utilizar el metro, uno de los más grandes y modernos del mundo (salvando las macrociudades asiáticas) y, para mí, uno de los más sencillos de utilizar. Claro que ayuda el que haya vivido 7 años en la ciudad y esté familiarizado con las calles y los barrios.

Ayer volví de pasar unos días en Londres. Perdí la cuenta de las veces que cogí el metro (el «travelcard» diario es un chollo para recorrer la ciudad por poco dinero). Creo que con el de Nueva York es uno de los más grandes y complejos del mundo, aunque acabé manejándeme bastante bien, después de mil consultas al mapa, pero confieso que las primeras veces que lo cogí lo hice con una gran inseguridad del lugar al que me llevaría el vagón al que me subía.

Después de casi 30 años desarrollando software, no pude dejar de ver el paralelismo en el diseño de un interfaz para un programa informático y el diseño del sistema de transportes, incluyendo por supuesto los mapas. Especialmente interesante es la comparación entre el diseño del metro londinense y el madrileño. Es realmente curioso como dos sistemas tan similares recurren a soluciones tan diferentes. Y me pareció que esta dualidad responde muy bien a una pregunta inevitable al desarrollar la interfaz de un nuevo programa informático.

¿Qué es más importante? ¿Que sea sencillo de aprender a usar o potente y funcional?

La pregunta no es irrelevante. De hecho, la clave del éxito de Apple (que acaba de superar los 700$ por acción) es haber sabido conciliar estas dos cualidades que, con mucha frecuencia, son casi incompatibles. Hacer productos sencillos, fáciles de usar, sin renunciar a incorporar numerosas y complejas funcionalidades es el objetivo que (deberían) tener en mente todos los programadores, especialmente los de software de gestión documental ya que son programas de uso generalista (para cualquier perfil de usuario) que deben manejar bases de datos grandes y complejas.

Vuelvo a mi ejemplo para enfrentar facilidad con potencia, y de paso comento cómo funciona el metro de Londres, por si vas a pasar por allí (que antes o después, lo harás).

La primera diferencia evidente es que en Madrid las líneas se identifican con un número (además de por el color) mientras que en Londres lo hacen con un nombre. Creo que todos estamos de acuerdo en que es mucho más fácil identificar la linea «1», «2» ó «7» que la «Distric», «Picadilly» o «Bakerloo». Y no digamos si el metro es el de varsovia o el de Tokio. Los números arábicos (por alguna razón que desconozco) son internacionales pero el nombre de una calle en polaco solo lo reconocen fácilmente los polacos.

Pero aquí hay que hacer una precisión. Para un usuario «ocasional», como un turista que acaba de llegar a la ciudad, un número es mucho mejor que un nombre. Pero para los viajeros «profesionales», los que viven en Londres y utilizan el metro frecuentemente es muy sencillo recordar las líneas por su nombre.

Si volvemos a hablar de software, lo ideal es que los nuevos usuarios se encuentren con un interfaz tan intuitivo que lo puedan utilizar sobre la marcha, sin apenas aprendizaje. Pero los usuarios «profesionales» que lo van a utilizar varias horas casi todos los días prefieren un programa ágil y potente, con muchas opciones y atajos, aunque les cueste un poco aprenderlo. El tiempo invertido se recupera rápidamente con el uso frecuente.

Por supuesto lo ideal es compaginar ambas aspiraciones y ese debe ser el objetivo del programador, aunque hay muchos que lo olvidan, o nunca lo supieron.

Volvamos a coger el metro. La segunda decisión que debes tomar al entrar en la estación (la primera es elegir la linea) es qué sentido elegir. En Madrid es muy fácil porque cada linea acaba en una y solo una estación, normalmente el nombre de una calle o plaza. En Londres varias lineas se bifurcan de forma que pueden acabar en lugares distintos. Esto quiere decir es más difícil saber cual es tu andén y que, incluso habiéndolo hecho correctamente, puedes montarte en un vagón que te lleve a un lugar equivocado. ¿Por qué han hecho esto? Obviamente han primado la «potencia», la capacidad de llegar a más lugares desde una misma estación frente a la facilidad de uso. Le dan más importancia al viajero frecuente que al ocasional.

Sin duda esta misma política es la que explica que en muchos programas haya muchos botones que no sabes para qué sirven y te distraen de los que utilizas frecuentemente. El programador ha incluido opciones que no necesitan los usuarios «ocasionales» pero que necesitan los «profesionales». Es una de las decisiones más difíciles al diseñar el interfaz de usuario, sobre todo en las pantallas principales: cómo colocar los botones, pestañas y menús en la pantalla para que los más usuales destaquen sobre los poco utilizados, manteniendo el acceso a todas las funciones del programa.

Más problemas en el metro de Londres: por la misma vía pueden pasar trenes de líneas diferentes. ¡Esto sí que cuesta entenderlo! La única explicación es que no había sitio para más vías y andenes, o era muy costoso cuando se construyó el metro. Probablemente esto es comprensible en Manhattan pero desde luego los viajeros solo podemos ver esta decisión como un auténtico fallo de diseño que crea una gran tensión en el momento de decidir si el tren que entra en la estación es el que deberías coger.

Por si fuera poco, algunos trenes no llegan hasta la estación final de la línea con lo que el nombre que aparece en la pantalla y que debería indicarte inequívocamente a donde se dirige el tren que está llegando, es de una estación intermedia que ¡no te dice nada!

Recordemos que en Madrid, todos los trenes que pasan por una vía concreta van al mismo sitio (al único final de esa única línea) por lo que la decisión se limita a saber un número y una estación final.

¿Qué Metro es mejor? Es difícil decirlo. A los londinenses les parecerá que el suyo, porque es más flexible (potente) y permite y a más lugares desde un mismo andén. Pero a los turistas que visitan Londres (que son muchos millones) y que solo van a usar el metro 3 ó 4 días, les parecerá mucho mejor el de Madrid: es suficiente para desplazarse por toda la ciudad y mucho más sencillo de utilizar.

Cuando diseñas un programa debes tener en mente a quién va dirigido: si a turistas (usuarios ocasionales) o a londinenses (profesionales que lo utilizan diariamente). Lo bueno del software es que tienes muchos más recursos para diseñar el interfaz: puedes jugar con el tamaño de los botones, de los títulos, colores, separadores, pestañas… Es posible conciliar ambas necesidades y un buen programa debe ser fácil, sin dejar de ser potente.

Eso lo ha sabido hacer muy bien Apple con su iPod, iPhone e iPad. Y espero que nosotros lo hayamos conseguido con nuestro ArchivaTech. La opinión final es tuya: no instales un programa sin probarlo antes.