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Cómo podemos destruir los documentos en papel

28 marzo 2012 por Fernando Moreno-Torres Camy

¿Te imaginas un mundo sin abogados?En las últimas semanas una pregunta se repite en cualquier seminario, jornada, discusión sobre gestión documental: ¿puedo digitalizar y DESTRUIR los documentos en papel? Documentos con valor legal para una empresa o Administración: contratos, facturas, recibos, justificantes de pago…

Todos queremos hacerlo, pero nos da miedo. Con razón. Y si le preguntas a un abogado es peor: unos te dirán que sí, y otros que no. Para un matemático 2+2 suma cuatro, pero para un abogado… depende de la interpretación de la ley…

La semana pasada participé en una jornada sobre gestión documental y tuve que preparar una presentación sobre este tema a directores financieros de empresas bastante grandes. El ponente previsto, experto en el tema, falló a última hora y me mandó unas notas. Me parecieron muy poco «serias» para el público previsto y pedí ayuda a otra empresa especializada en gestión documental «segura». Lo que me mandó fue aún peor: decenas de Leyes, Normas y Reglamentos todos ellos dirigidos, en teoría, a conseguir la famosa «e-Administración», la «oficina sin papeles» que todos perseguimos. Un auténtico caos de normas que se superponen unas a otras, parchean pequeños agujeros legales y estorban más que ayudan en el «largo y tortuoso camino hacia la administración electrónica» (lo pongo entre comillas porque es el título de un post anterior.

En definitiva, los legisladores lo están haciendo mal, rematadamente mal. Seguir leyendo »

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Cómo montar una empresa de gestión documental

20 marzo 2012 por Fernando Moreno-Torres Camy

Con frecuencia me consultan, a través de este mismo blog o en mi página Web, www.archivatech.es, sobre los pasos a dar para poner en marcha una «empresa de gestión documental». Aunque es un asunto que he tratado «lateralmente» en varios post anteriores, voy a escribir uno específico para contestar a todos estos lectores interesados (y para ahorrarme algunas docenas de correos electrónicos de contestación).

Lo primero, sin duda: léete este blog. De arriba a abajo. No es imposible: un visitante del pasado SIMO me dijo que lo había hecho. Y no es broma. En estos 160 posts, escritos en los tres últimos años, hay mucha, mucha información interesante para alguien que quiere comenzar un proyecto relacionado con la gestión documental.

Lo segundo, si no lo has hecho hace un momento: léete el post «Las 5 patas de un proyecto de gestió documental» y visiona el video con detenimiento. Es un primer paso imprescindible: saber a qué «parte» de la gestión documental te quieres dedicar. Porque ese es el …

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Destrucción de documentos en papel

13 marzo 2012 por Fernando Moreno-Torres Camy

Destrucción de documentos¿Podemos digitalizar y destruir nuestros archivos documentales en papel?

Cuando hablamos del «fin del papel» (lo he hecho en varias ocasiones en este mismo blog) hay que distinguir claramente el futuro del pasado. Es fácil imaginar un futuro, casi un presente, en el que no generamos NUEVOS documentos en papel. Un correo electrónico, un PDF adjunto, una factura que te envían, una foto que guardas en el iPad, pero no imprimes.

Incluso para documentos con valor «jurídico», como contratos entre empresas, la utilización de la firma digital nos permite evitar la impresión del documento y su firma manuscrita por cada una de las partes. En teoría, porque en la práctica la mayor parte de las personas que conozco prefieren la copia «física» en papel, firmada con un bolígrafo y, a ser posible, con un sello de cada empresa. Por no hablar de documentos «formales», como escrituras y mandamientos judiciales, todavía lejos del formato digital.

Pero el camino está marcado y, lentamente, se va recorriendo. Es posible imaginar un mundo digital… en cuanto a los nuevos documentos se refiere.

Otra cosa es el archivo «histórico» en papel. Aquí queda mucho camino por andar.

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Arquitectura de Sistemas: cual elegir

5 marzo 2012 por Fernando Moreno-Torres Camy

Cómo elegir la mejor arquitectura para mi empresa.

Elegir una arquitectura Una de las “maldiciones” de nuestra época es tener que elegir continuamente. Hay un exceso de oferta en cualquier ámbito que imaginemos que nos obliga a tomar decisiones a cada momento. Si voy a comprar un portátil nuevo, hay unos 200 modelos para elegir, a cual más atractivo. Si cambio de móvil, sólo en decidir si Apple, un Android o los nuevos Nokia con Windows Phone ya me puede dar un buen dolor de cabeza.

Y si lo que vas a comprar es un nuevo coche: puedes pasarte meses leyendo revistas especializadas y comparando entre docenas de modelos (aunque muchos encuentra atractivo este “trabajo”).

Me gusta mucho el ejemplo del coche nuevo porque encuentro un gran paralelismo con algunas decisiones relativas a la compra de nuevos equipos informáticos. Y como de coches sabemos todos, seguro que se puede aprender algo del proceso.

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Arquitectura de sistemas: 1.- Tipos

28 febrero 2012 por Fernando Moreno-Torres Camy

Aunque sin saberlo, la primera decisión que debe tomar una empresa que decide instalar un programa de gestión documental es la arquitectura de la solución elegida, que no es otra cosa que la manera en que se conectan los distintos elementos que forman el sistema.

En proyectos de gestión documental los elementos fundamentales son el servidor y los puestos de trabajo.

En el servidor se guardan todos los documentos (archivos) que forman nuestra base de datos documental, así como los datos accesorios de cada uno de ellos.

Los puestos de trabajo son los ordenadores (de sobremesa o portátiles) y demás dispositivos (tabletas como el iPad o teléfonos móviles) desde los que accedemos a nuestros datos y con los que añadimos nuevos documentos e información.

La arquitectura elegida condicionará la forma de trabajar, por lo que es una decisión fundamental. Merece la pena, por tanto, conocer las opciones disponibles para saber cual es la más adecuada para «mi» situación. Con frecuencia los vendedores de software «olvidan» las que no corresponden a su oferta y dan por sentado que nos interesa la «suya», descartando otras posibilidades que pueden ser más adecuadas para nuestra empresa.

Yendo de menos a más, en complejidad, tamaño y posibilidades, estas son las opciones que tenemos: Seguir leyendo »

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La gestión documental como factor de productividad

20 febrero 2012 por Fernando Moreno-Torres Camy

Hay dos motivos principales para abordar un proyecto de digitalización de los documentos de una empresa: el más evidente es eliminar o reducir el archivo. Digo evidente porque es muy visual: quien no ha paseado entre estanterías llenas de archivadores polvorientos, de legajos de papeles sujetos precariamente con unas gomas o cuerdas que parece que se van a desparramar por el suelo en cualquier momento (y te lo confirma el hecho de verlos por el suelo unos metros más adelante). Y, en este paseo, se ha imaginado que se libra de toda aquella montaña de papeles y las guarda en un pen-drive en el bolsillo.

He dado ese paseo con muchos clientes y el único freno para hacerlo, para librarse del archivo, ha sido siempre el coste. Pero el «deseo» siempre ha existido. Seguir leyendo »

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Cómo hacer (buenos) programas

12 febrero 2012 por Fernando Moreno-Torres Camy

La programación es un arte, no solo una ciencia

Llevo casi 30 años creando programas informáticos. Concretamente desde 1983. Y todavía me sorprende lo malos, lo rematadamente torpes, que son algunos programadores. Muchos, más de lo razonable. Durante muchos años, cuando hacía mis primeros programas en Basic en un ordenador de 64KB y luego en los primeros PCs que tenían 640MB de RAM en los mejores casos, las limitaciones del hardware justificaban, solo en parte, que algunos programas fueran un tanto burdos. Los recursos eran limitados y la prioridad era que el programa hiciera lo que «tenía» que hacer: por ejemplo, un listado de facturas pendientes de pago. La estética final ni se consideraba. La «usabilidad» no era ni siquiera un concepto a tener en cuenta. Al menos por la mayoría de los programadores.

Tengo una imagen grabada en la memoria, fruto de mis frecuentes viajes en tren, de la pantalla de venta de billetes de RENFE. ¡Era horrorosa! Por supuesto en fósforo verde. Eso es lo de menos. Lo que me llamaba más la atención, desde mi punto de vista ya entonces de programador, era la absoluta falta de interés del programador en organizar los campos en la pantalla. El número de tren, la hora de salida, el número de viajeros, la clase… los campos a introducir y los textos descriptivos se sucedían en la pantalla como una única línea de texto que saltaba al llegar al final de la pantalla y continuaba en la siguiente línea sin «maquetación» alguna. Nada estaba alineado con nada. No se agrupaban campos relacionados ni se resaltaban los más importantes, por ejemplo el precio o el número de billetes comprado.

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Copias de seguridad

4 febrero 2012 por Fernando Moreno-Torres Camy

¿Estás preparado para superar un desastre?

Asegurar tu negocioCreo que todos estaremos de acuerdo en que la información digital es más volátil, más delicada que la información en soportes «físicos», como el papel. Es, relativamente, sencillo perder un archivo. Un borrado accidental, una conexión que se corta, un pen drive que se rompe, un virus que se apodera de mi disco duro… Destruir un contrato en papel requiere un cierto esfuerzo. Es cierto que me lo pueden robar, o lo puedo perder, o se puede quemar. Pero todo eso también ocurre con un portátil, un pen drive o un disco duro externo, que además están expuestos  a los otros peligros propios de su condición digital.

Además, en el caso de archivos digitales podemos perder con facilidad no uno sino miles o decenas de miles de documentos.

En los últimos 20 años he vivido muchas de estas situaciones. Afortunadamente la mayoría les ocurren a mis clientes (aunque algún problema también lo he sufrido yo, por supuesto). Y lo que me llama mucho la atención es la poca «sensibilidad» que hay sobre este problema. Eso sí, al que le ocurre, jura y perjura que en adelante, «a partir de hoy…» será más cuidadoso, hará las copias de seguridad más de una vez al año, guardará los documentos en más de un sitio.

Por supuesto que lo que hay que hacer es anticiparase a esas pérdidas, Seguir leyendo »

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Cloud Computing: consejos básicos

29 enero 2012 por Fernando Moreno-Torres Camy

Buenas prácticas con Cloud ComputingEn mi post anterior comentaba, creo que muy justificadamente, que el cierre de MegaUpload ha sido un duro golpe a la utilización del Cloud Computing. Muchos usuarios»legales» se han encontrado de la noche a la mañana sin acceso a sus documentos almacenados en unos servidores que resultan ahora inaccesibles, salvo para el FBI, que no es un proveedor cómodo al que pedirle explicaciones.

Pero tan irracional es decir que el Cloud Computing es la solución para «todo» (esto es lo que me molesta de algunos de sus fanáticos defensores) como decir ahora que no sirve para «nada». Como casi todas las tecnologías, la «computación en la nube» tiene algunas ventajas muy interesantes, pero peligros e inconvenientes también. Y es bueno conocerlos para evitarlos. El cierre de MegaUpload ha puesto de manifiesto el mayor peligro posible, perder mis archivos, pero es también una oportunidad de plantearse la forma más adecuada de usar los servicios en la nube.

Aunque crítico con algunas características del Cloud Computing, también soy usuario y lo contemplo con frecuencia como alternativa a mi propia gestión documental «local» (que por cierto, tiene también una versión «en la nube»). Seguir leyendo »

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MegaUpload y el Cloud Computing

22 enero 2012 por Fernando Moreno-Torres Camy

ImagenDesde hace unos días no se «habla» de otra cosa en los periódicos y en Twitter. Partidarios y detractores exponen sus motivos para justificar o condenar el cierre del popular portal de descargas (o de intercambio de archivos, si lo prefieres). Pero solo en un comentario, entre varias docenas, he leído una mención al Cloud Computing, el que es, desde mi punto de vista (y así lo comenté en Twittter hace días), el principal perjudicado de esta decisión radical de la Justicia de los EEUU.

(Por cierto, mi opinión sobre el cierre no tiene relevancia en este artículo, pero lo comento al final para que no parezca que quiero evitar la polémica).

El razonamiento puede parecer subjetivo y propio de mi conocida aversión al uso abusivo del Cloud computing como solución «para todo», así que voy a ir paso a paso explicando mi opinión.

MegaUpload es un sistema de gestión documental. Permite a sus usuarios almacenar ficheros (documentos) de todo tipo, organizarlos, consultarlos y descargar una copia. Cierto que se queda bastante corto en algunas características que cualquier usuario espera de un «buen» programa de gestión documental, pero el que se quede corto en algunas funcionalidades no lo descarta como tal. Seguir leyendo »

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