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Alternativas al software de gestión documental

24 octubre 2012 por Fernando Moreno-Torres Camy

En este blog siempre comento las ventajas de instalar un software de gestión documental para administrar los documentos que se manejan en la empresa, una vez que hemos dado el primer y fundamental paso de «convertir» en digitales aquellos que no lo sean. Doy por sentado que todo el mundo, todas las empresas y Administraciones, deberían instalar este tipo de software porque «todo son ventajas» y que el único motivo por el que no lo han hecho ya es por falta de tiempo (pocas veces) de presupuesto (a corto plazo, porque a la larga se ahorra dinero) o de ganas (ganas «en general»: falta de espíritu innovador, conformismo, rechazo al cambio… llámalo como quieras).

Sin embargo la realidad es que la mayor parte de las empresas (al menos las PYMES) y no digamos las Administraciones Públicas no tienen instalado un programa específico de gestión documental (al menos no el mío, pero creo que ni siquiera el de la competencia).

Si las bondades de este software son tan evidentes ¿cómo es que estas empresas aún funcionan? Seguir leyendo »

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Montar una empresa de custodia de documentos

7 octubre 2012 por Fernando Moreno-Torres Camy

En los últimos meses me han consultado muchas personas sobre la puesta en marcha de una empresa de gestión documental. La mayoría me consultan por que han leído este blog o visto alguno de mis videos sobre gestión documental, sobre todo el de «las 5 patas de un proyecto integral».

La mayoría de ellas, casi la totalidad, están pensando en montar una empresa de digitalización de documentos, si no lo han hecho ya, y se suelen interesar por los escáneres, el precio que se puede cobrar a los clientes, la forma de integrarlo con un software de gestión, como ArchivaTech…

Lo que me llama la atención es que ninguno estaba pensando en montar una empresa de custodia de documentos. Y esta es, sin duda, una opción interesante para un nuevo negocio. Seguir leyendo »

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Marketing Digital: ¿Qué puede hacer por su empresa?

24 septiembre 2012 por Fernando Moreno-Torres Camy

Desayunos europeos con la Innovación, el Crecimiento y las Nuevas Tecnologías

El viernes 28 de septiembre participo en este interesante evento en el que hablaremos de la imparable tendencia al mundo digital, también en el marketing. Puedes ver el video de mi presentación pulsando aquí.

 «Mientras que la presencia de las empresas en las redes sociales ha pasado de exótica a imprescindible, ya no se concibe un negocio que no disponga de un sitio web bien estructurado y enfocado al cliente.
Ya existen numerosas herramientas para posicionar nuestra empresa en los buscadores, blogs, analitica web, publicidad online y toda una nueva generación de posibilidades e instrumentos avanzados que posibilitan que nuestro negocio consiga no sólo hacer ruido en la red sino conseguir incrementar el número de clientes y el ROI a través de Internet.»
 
Lugar: Sede de la Comisión Europea en Madrid, Paseo de la Castellana, 46
28 de septiembre de 2012. 9:30 a 11:00 AM
9:00. Recepción de asistentes.
9:30. Apertura Institucional.
  • Representación en España de la Comisión Europea. D. Francisco Fonseca. Director.
  • Cámaras de Comercio Europeas. Presidente.
9:45 – 11:00. Participantes.
  • dobleO.D. Santiago Hermosa. Director General.
  • Tus140.com.D. Daniel Fernández. CEO.
  • Linguabuzz.D. Fernando Moreno. Director General.
  • Monasterio de Piedra.D. Felix Matey. Director Comercial y de Marketing.
Moderación y conclusiones.Foro de Innovación.D. Juan Campos.
 
Si quieres asistir, mándame un correo y lo envío a la organización. El aforo está prácticamente completo y solo admiten profesionales relacionados con los temas tratados.
 

NOTA: No se trata de un evento relacionado directamente con la gestión documental pero después de 3 años y 180 posts, creo que no tengo más remedio que incluir otros temas en este blog si quiero mantener la frecuencia semanal sin repetir los temas. Intentaré tratar asuntos interesantes (este lo es).

Espero ver a alguno de mis «lectores habituales» el viernes en Madrid.

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Software: ¿fácil de usar o potente?

17 septiembre 2012 por Fernando Moreno-Torres Camy

Como aprovechar un viaje a Londres para aprender a diseñar mejores programas

No utilizo el metro con frecuencia. Tengo la suerte de vivir en una ciudad pequeña en la que las distancias son cortas y pasear es todavía una opción para ir a los diferentes lugares a los que tengo que desplazarme. Además, ni siquiera tenemos metro.

Ocasionalmente viajo a Madrid y allí sí suelo utilizar el metro, uno de los más grandes y modernos del mundo (salvando las macrociudades asiáticas) y, para mí, uno de los más sencillos de utilizar. Claro que ayuda el que haya vivido 7 años en la ciudad y esté familiarizado con las calles y los barrios.

Ayer volví de pasar unos días en Londres. Perdí la cuenta de las veces que cogí el metro (el «travelcard» diario es un chollo para recorrer la ciudad por poco dinero). Creo que con el de Nueva York es uno de los más grandes y complejos del mundo, aunque acabé manejándeme bastante bien, después de mil consultas al mapa, pero confieso que las primeras veces que lo cogí lo hice con una gran inseguridad del lugar al que me llevaría el vagón al que me subía.

Después de casi 30 años desarrollando software, no pude dejar de ver el paralelismo en el diseño de un interfaz para un programa informático y el diseño del sistema de transportes, incluyendo por supuesto los mapas. Especialmente interesante es la comparación entre el diseño del metro londinense y el madrileño. Es realmente curioso como dos sistemas tan similares recurren a soluciones tan diferentes. Y me pareció que esta dualidad responde muy bien a una pregunta inevitable al desarrollar la interfaz de un nuevo programa informático.

¿Qué es más importante? ¿Que sea sencillo de aprender a usar o potente y funcional? Seguir leyendo »

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La insoportable levedad del documento electrónico

10 septiembre 2012 por Fernando Moreno-Torres Camy

Que los documentos electrónicos tienen ventajas sobre sus homólogos en papel nadie lo duda. Frente a los documentos físicos, como un libro o un album de fotos, sus versiones digitales son mucho más versátiles. No ocupan espacio. No pesan. Se comparten fácilmente… En cualquier disco duro de cualquier ordenador de sobremesa puede haber 100 ó 200 mil documentos. Sin apenas coste de almacenamiento. Un programa de gestión documental puede gestionar cientos de miles de archivos con soltura, proporcionando acceso inmediato a decenas de usuarios desde cualquier lugar. Y cualquiera de ellos puede compartirlo con quien desee con un par de clics de ratón.

Pero esa facilidad que es una de sus virtudes es también uno de sus defectos. Esa «capacidad» del documento electrónico de ser copiado, más bien clonado, ya que la copia es idéntica al original, y esa posibilidad de enviarlo a cualquier persona, o peor aún, a «la nube», «subirlo a Internet», «colgarlo en mi web o página en Facebook», a «publicarlo en Twitter»… esta promiscuidad del archivo es también un grave defecto… cuando se utiliza de forma alocada, descuidada o, por qué no, con mala fe.

En estos días ha sido noticia recurrente en las portadas de los periódicos (al menos en los digitales, que son los que leo) la publicación de un video «inadecuado» de una concejala de un Ayuntamiento. No es un caso aislado. Seguir leyendo »

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La eterna lucha entre burocracia y competitividad

4 septiembre 2012 por Fernando Moreno-Torres Camy

«Competitividad» es una palabra de moda. A los políticos les encanta (les hace parecer preocupados por las empresas). Los vendedores de todo tipo de herramientas la usan continuamente (me incluyo). Los gestores de Administraciones Públicas y empresas la buscan afanosamente (también me incluyo).

«Burocracia» no es una palabra atractiva. Todo lo contrario. Tiene innegables connotaciones negativas. Es algo necesario, pero odioso. Hasta Mafalda la usa peyorativamente (es el nombre de su lentísima tortuga).

Desgraciadamente no podemos librarnos de la burocracia. De hecho, cada año que pasa su presencia (en la empresa) se hace más opresiva. ¡Está en todas partes! En forma de leyes, normas, reglamentos, obligaciones formales… Seguir leyendo »

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Informática distribuida

17 agosto 2012 por Fernando Moreno-Torres Camy

Una pregunta recurrente desde hace muchos años: ¿pongo una impresora muy rápida para varios usuarios o impresoras pequeñas para cada uno de ellos? Y lo mismo ocurre con los escáneres: ¿Una multifunción enorme para todos o un escáner de sobremesa en cada puesto de trabajo?

Yo lo tengo clarísimo. Pero antes de darte mi opinión intentaré resolver el problema de una forma sistemática y objetiva.

Empezaré por las impresoras. La opción «centralizada» suele ser una multifunción gigantésca, heredera de las fotocopiadoras y que se coloca en un lugar destacado de la oficina ocupando un espacio enorme. Sus «pros«: alta velocidad, gran capacidad de papel, varias bandejas y bajo coste de impresión. Sus «contras«, aparentemente solo el precio (luego volveré a esto), varios miles de euros. Seguir leyendo »

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La relatividad del tiempo

6 agosto 2012 por Fernando Moreno-Torres Camy

multiplica la velocidad de tu portátilNo, no voy a hablar de Einstein, ni de los neutrinos, ni siquiera del bosón de Higs. Aunque llevará un rato, acabaré hablando sobre programas de ordenador, cómo elegir el mejor, o hacerlo, si eres programador.

Es curioso lo subjetivo que es el tiempo. Sobre todo cuando estás esperando. Hace unos años leí un artículo en el que comentaban un estudio realizado en varios aeropuertos. Preguntaban a ejecutivos con pinta de estar muy ocupados y que estaban esperando la salida de su avión en cuánto valoraban su tiempo. Pero con un matiz: cuánto estarían dispuestos a pagar por ahorrar una hora de espera, y cuánto pedirían cobrar por esperar una hora más de lo previsto. Sorprendentemente las cantidades siempre eran distintas (aunque ahora no recuerdo cuál era mayor).

Todos valoramos nuestro tiempo. De hecho, muchas empresas cobran sus servicos en horas/hombre. Un fontanero, quizás unos 30€. Un técnico de informática que va a tu oficina a quitar un virus o configurar el correo, 52€. Un abogado especialista en divorcios en Los Angeles: 500$ (o eso al menos es lo que nos quieren hacer creer en las películas). Seguir leyendo »

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Security first!

18 julio 2012 por Fernando Moreno-Torres Camy

(Lo primero, la seguridad)

Asegurar tu negocioSoy bastante aficionado a ver documentales sobre grandes obras de ingeniería. Puentes sobre grandes ríos, estadios de fútbol para 80.000 personas, rascacielos de 90 pisos o túneles por debajo de los Alpes. Y en todos los programas hay algún momento en el que el presentador (un tal Dani que se involucra en la obra) dice aquello de “security first!”. Y, a continuación, se pone un arnés, se cuelga de un cable o se pone un traje a prueba de fuego.

Claro que si yo tuviera que hacer equilibrios sobre un andamio a 300 metros de altura también estaría muy pendiente de que mi arnés estuviese bien anclado al cable de seguridad.

Cuando trabajas en el sector TIC los riesgos no son tan graves. Aparte de un dolor de espalda o en la mano del ratón es difícil que sufras algún problema físico por lo que, aparte de una almoadilla de gel para apoyar la mano no hay que tomar medidas especiales para manejar un ordenador sin riesgo… físico.

Otra cosa es el problema de perder datos, ficheros, documentos… horas de trabajo. O días, semanas o meses. En este aspecto sí hay un riesgo real. De hecho pasa continuamente. Y pocos usuarios son conscientes de ello. Si te subes al piso 90 de un rascacielos en construcción es evidente el riesgo de caerte, y te pones un arnés. Seguir leyendo »

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Decisiones empresariales: ¿Racionales o pasionales?

4 julio 2012 por Fernando Moreno-Torres Camy

Si le preguntas a un directivo de una empresa cómo toma las decisiones en la gestión de la empresa seguro que te dice que lo hace de una forma racional, pensada, ponderando los pros y contras de cada opción antes de elegir la que le parece más adecuada.

Si le preguntas qué coche tiene y porqué lo compró quizás la respuesta sea muy diferente. Puede que tuviese en cuenta el consumo, las emisiones de CO2, el tamaño (si tiene una plaza de garaje pequeña) o la potencia. Pero es bastante probable que, simplemente, era el modelo que más le gustaba, el que le parecía más bonito.

Si le preguntas porqué se casó con su mujer seguro que no te va a decir que fué por sus «características técnicas». En este «tema» todos admitimos que la pasión debe ir por delante de la razón. Seguir leyendo »

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