Gestión Documental Para Gente (Casi) Normal

«Competitividad» es una palabra de moda. A los políticos les encanta (les hace parecer preocupados por las empresas). Los vendedores de todo tipo de herramientas la usan continuamente (me incluyo). Los gestores de Administraciones Públicas y empresas la buscan afanosamente (también me incluyo).

«Burocracia» no es una palabra atractiva. Todo lo contrario. Tiene innegables connotaciones negativas. Es algo necesario, pero odioso. Hasta Mafalda la usa peyorativamente (es el nombre de su lentísima tortuga).

Desgraciadamente no podemos librarnos de la burocracia. De hecho, cada año que pasa su presencia (en la empresa) se hace más opresiva. ¡Está en todas partes! En forma de leyes, normas, reglamentos, obligaciones formales… Cada Administración, incluso las locales, se cree obligada a añadir sus propias normas que se superponen a las de otras Administraciones creando una maraña legal complicada de satisfacer, y siempre a costa de tiempo y recursos.

Yo, en realidad, no debería quejarme. En gran parte mi empresa «vive» de la burocracia. Son tantas las obligaciones administrativas de las empresas que necesitan herramientas informáticas para poder cumplirlas. Aunque por otra parte, como gestor de mi propia empresa, sufro estas mismas obligaciones. Así que mi relación con la burocracia es casi de amor-odio.

Con la productividad es solo amor (¡en sentido figurado!). Como empresa la busco ansiosamente, personalmente es un objetivo siempre deseable (si eres más productivo, trabajas menos) y como desarrollador de programas de gestión empresarial, incluyendo gestión documental, son un «proveedor de herramientas de mejora de la productividad». ¡Todo positivo!

Así que, en esta batalla permanente entre productividad y burocracia, intento conciliar los dos extremos utilizando el software de gestión para cumplir con las normas burocráticas de la forma más productiva posible.

Creo que esa es la meta de la instalación de un sistema de gestión documental en la empresa: mejorar la productividad. Ahorrar tiempo, además de espacio. Y las necesidades burocráticas de la empresa deben integrarse en el trabajo diario, en la gestión de los documentos propios del funcionamiento de la empresa, para que la misma solución que me permite ser más eficiente al tratar con mis clientes y proveedores me permita enviar los datos que me reclama la Administración.

Ese es el objetivo de una «buena» instalación documental.

Hay dos ejemplos perfectos de conciliación entre estos dos mundos: la implementación de la norma ISO 9001 de Gestión de Calidad o la ISO 27001 de Gestión de Seguridad de la Información.

Recuerdo perfectamente el consultor que nos ayudó a implementar la norma 9001 en la empresa hace ya 4 años. Nos dijo que deberíamos aprovechar la revisión de todos los procedimientos para ser más eficaces en el trabajo diario. Porque esto no es siempre así: cumplir con la norma puede traer un aumento importante en la burocracia interna. Pero con un estudio adecuado se puede aprovechar la revisión del funcionamiento de la empresa para mejorar el servicio a los clientes, o la calidad de nuestros productos (que tendrá consecuencias positivas) o reducir tiempos de respuesta a incidencias, por ejemplo.

Y, para esto, un buen programa de gestión documental con gestión de flujos de trabajo es fundamental. Hacer todas estas tareas «a mano» y usando papel y lápiz (virtuales pero artesanales) es muy laborioso. Hay programas específicos de gestión de procesos pero para PYMES, un buen software de gestión documental es perfectamente válido.

Con la norma 27001, o incluso la LOPD (Ley Orgánica de Protección de Datos) la utilidad de un programa adecuado es aún mayor. Implantar medidas de seguridad adecuadas y conformes a la Norma puede ser un problema importante y farragoso para los usuarios. Con una gestión documental basada en perfiles de usuarios, contraseñas y niveles de acceso se resuelve el problema de seguridad sin apenas coste adicional.

En definitiva, el reto es cumplir las obligaciones burocráticas de la empresa sin perder productividad (tiempo) y para ello una buena elección de un software de gestión documental es la pieza clave.