Hay muchos motivos para montar un sistema de gestión documental. El más evidente (quizás por el nombre) es la mejora en la productividad, en la «gestión» de la documentación: búsquedas rápidas, distribución entre los usuarios, clasificación «inteligente»… Pero últimamente, quizás por la crisis que todo lo contamina, los nuevos clientes que visito suelen estar especialmente interesados en la digitalización de sus archivos en papel. Trasteros, armarios, almacenes, estanterías… llenas de miles y miles de papeles. A veces lejos y otras en la propia oficina, estorbando, ocupando un espacio valioso (literalmente). Archivos que molestan pero que necesitamos consultar con frecuencia.
Ganar ESPACIO, ese bien escaso, ese lujo del que pocas veces disfrutamos en las oficinas, en las empresas, en las Administraciones Públicas. Este resulta ser el motivo principal por el que muchos quieren dar el paso al documento electrónico, por el que están dispuestos a pagar un precio. Pero, ¿cúal es ese precio?
Con frecuencia me encuentro con nuevas instalaciones que se ven frenadas por el coste de digitalización del archivo, un valor muy alto, mientras que el precio de nuestro software resulta casi despreciable en comparación. Y es lógico. Mientras que un programa de ordenador se monta en pocas horas digitalizar un archivo que ocupa varias habitaciones puede llevar meses de trabajo manual a un equipo de varias personas. Seguir leyendo »
Gestión Documental Para Gente (Casi) Normal 