Gestión Documental Para Gente (Casi) Normal

¡Productividad! esa palabra que llena la boca de los políticos, de los analistas (sean de tecnología o economía), de los sindicatos y la patronal… omnipresente en todos los máster, cursos, talleres y reuniones de empresarios. La panacea universal, que todos persiguen y pocos alcanzan. Todos andan buscando la forma de ser más productivos: los autónomos (para volver antes con la familia), los empleados (para lo mismo, en teoría), las empresas (para reducir costes y ser más competitivos, otra palabra mágica), los políticos (para que las multinacionales no se vayan a otros países, la temida deslocalización)…

Todos la buscan y resulta que ahora voy yo y digo que comprando dos monitores de 24 pulgadas, con un coste total de menos de 400€, puedes incrementar tu productividad de forma INMEDIATA. Sí, así de fácil.

Bueno, no para todos. Si trabajas haciendo zanjas con un pico y una pala no. O si te limitas a introducir datos de las facturas en un programa de contabilidad (aunque si haces más cosas, también). Pero las personas que trabajamos delante de una pantalla de un ordenador redactando y revisando documentos, contratos, correos… rellenando y estudiando los datos de hojas excel con docenas de columnas y cientos de filas… diseñando logotipos, o páginas Web, o fondos de escritorio… es decir, muchos de nosotros, ganaremos tiempo cada día simplemente comprando monitores más grandes. Así de sencillo.

Tengo que reconocer que mi afición a las pantallas grandes no es nueva. Quizás sea debido a que mis primeros años en la informática los pasé delante de una televisión de unas 8 pulgadas, sustituida más tarde por un Commodore «portátil» con una pantalla aún más pequeña. Claro que la resolución era 320 x 200 puntos, algo más reducida que los 3840 x 1080 puntos que tengo ahora. Quizás por esos comienzos valoré muy pronto pasar a una pantalla de 14 pulgadas, que luego fue de 15, luego de 19 y más tarde de 24, en tubo. Eso eran 1280 puntos de ancho, lo que hoy sigue siendo muy poco. Lógicamente, dada mi ansia por aumentar mi «escritorio» virtual de Windows, en cuanto salieron las pantallas TFT me compré dos. Sí, dos. Eso sí, eran de 15 pulgadas porque la primera pantalla TFT de 24″ que conocí costaba 1.000.000 de pesetas (aún no había Euros).  Tantas ganas no tenía así que esperé hasta que bajaron y, justo hace 4 años, me compré una de 24″, por «solo» 1.000€. 1920 x 1200 puntos. ¡Una maravilla!. Que hoy vale menos de 200€. ¡Eso sí que es una maravilla!

Así que, batallitas aparte, por menos de 400€ puedes tener el puesto de trabajo de la NASA. O, más bien, de Microsoft. ¿Sabías que todos los programadores de Microsoft tienen 3, al menos, pantallas enormes? Y no desde hace unos meses. Desde hace años. ¡Eso es productividad! Y ahorro.

Porque lo más valioso, literalmente, de una empresa es el tiempo de sus empleados. Y si eres autónomo, tu tiempo es aún MUCHO más valioso. Es TU tiempo. Cada minuto que ganas, que ahorras, usando una herramienta más productiva vale mucho. Y una inversión de 400€ la recuperas en muy poco tiempo. Además, los monitores duran mucho. Con frecuencia sobreviven a las CPUs, al ordenador.

«Pero yo trabajo con un portátil». ¡No lo entiendo!, no puedo comprender que las grandes empresas den a sus empleados un portátil para trabajar. ¡Es justo al revés! Sí, es verdad que el portátil te da movilidad. ¡Yo tengo uno, qué me vas a contar! Es perfecto para ir a ver a un cliente, para hacer demos, para trabajar en casa… de tu suegro. Para la oficina ¡un ordenador de verdad con una pantalla enorme!, no, mejor ¡dos pantallas enormes! Y un teclado y ratón inalámbrico. Y una peana, para que no te duela el cuello.

¿Sabes lo rápido que se revisa un contrato con dos monitores de 24″? En cada monitor te caben 2 páginas completas en tamaño DIN A4. Y cuando digo un contrato, puedo decir un manual de usuario, un correo electrónico, un Power Point… y para qué hablar de retocar una foto, un folleto comercial o un poster para una feria. Y eso sin contar el ahorro en papel y toner. Yo no imprimo casi nada. Al contrario que la mayoría de la gente que lo primero que hace cuando le llega un documento por correo es imprimirlo, graparlo y ponerlo encima de la mesa, ocupando un espacio ahora, y en los próximos meses, porque le da «miedo» romperlo. Y eso motivado, en gran parte, porque leerlo en una pantallita enana es horroroso.

No lo dudes, gana tiempo desde ahora mismo y cómprate dos monitores de 24″. ¡Y ojo con la altura! Si notas que te empieza a doler el cuello, ponle un taco de folios debajo o cómprate una peana de metacrilato. Son casi tan caras como los monitores, pero no se quedan anticuadas.

Nota: he hablado antes del «puesto de trabajo ideal«, pero desde el punto de vista del ordenador y su velocidad. Ahora se completa el consejo con el monitor (el ratón no merece una entrada)