Gestión Documental Para Gente (Casi) Normal

A mí me interesa mucho la productividad, sobre todo la mía. Me interesa mucho acabar antes mi trabajo, tardar menos en tareas rutinarias, ganar tiempo cada día… para dedicárselo a tareas más divertidas que trabajar.

Y uno de los métodos más sencillos de mejorar (además de comprar un monitor de 24 pulgadas) es ahorrar tiempo en el uso de las “herramientas informáticas”. En escribir un documento en Word, copiar o mover archivos en Windows, mandar un correo electrónico… Dominar los programas que utilizamos frecuentemente no es el objetivo de los “frikis” que manejan el mando de la “Play” como si fuera una extensión de su propio cuerpo. Manejar con soltura, con rapidez y agilidad el tratamiento de textos o el correo electrónico es útil para todos los que trabajamos con estas herramientas. Es decir, de casi todos. Excluyo a los que tengan una secretaria (o secretario) a la que dicten cartas, contratos y correos, una especie casi en extinción (al menos no creo que si estás leyendo este blog seas uno de “ellos”).

Así que, no te equivoques: te interesa aprender a utilizar “un poco mejor” los programas que usas cada día y centrarte en pensar en lo que vas a escribir, y no perder tiempo con el ratón,  buscando el icono de la negrita, la opción de impresión y demás funciones que nunca recuerdas dónde están.

Por supuesto que lo primero sería dar un curso de mecanografía. Pero creo que en este blog no pega, así que daré por supuesto que ya sabes escribir con los diez dedos sin mirar el teclado, o eres demasiado “mayor” para cambiar (si tienes menos de 20 años, deberías planteártelo seriamente, será el curso más productivo que hagas nunca).

Si eres una persona “normal” habrás aprendido Word y Windows de una forma más o menos desordenada y lo manejarás con una combinación del teclado, básicamente para escribir, y acceso continuo al ratón para subrayar, copiar bloques, imprimir, guardar… es decir, de una forma muy poco eficiente. Y seguro, sobre todo si eres un abogado (mis clientes favoritos), seguro que no tienes “tiempo que perder” en aprender más de Word, Excel o Windows. Tienes mucho trabajo y no te puedes distraer aprendiendo a trabajar mejor.

¿Te suena? Es el mismo argumento por el que sigues guardando toneladas de papeles en archivos y trasteros polvorientos: no tienes tiempo de digitalizarlos y organizarlos bien. Tampoco tienes tiempo de ordenar los papeles que tienes encima de la mesa. ¡No es verdad! Si eres un usuario típico que sólo usa el Word como una máquina de escribir y me haces caso, podrás ganar 5, 10… 15 minutos cada día a partir de hoy. Y eso no es perder tiempo, es ser productivo.

Está claro que no vas a apuntarte a un curso de Word de un mes en una academia. Te enseñarían cosas que jamás usarás. Y te contarán otras que ya sabes. Pero unos cuantos “trucos”, sencillos y para las tareas más repetitivas te pueden ayudar desde ya.

Antes de enumerar mi lista de “atajos favoritos” una consideración importante: si los lees todos rápidamente y no haces nada más no te servirá para nada. Mañana los habrás olvidado todos. Para que te sean útiles hay que empezar a utilizarlos de uno en uno. A lo largo de varios días. De esta forma puedes memorizar los 7 ú 8 que más te encajen en tu forma de trabajar y en una semana o dos los dominarás todos. Hazme caso y sigue ese sistema. Aunque parece más lento es muy eficaz.

Y, finalmente, aquí está la lista de mis “atajos imprescindibles”, los que uso todos los días y los que me ahorran muchas veces a lo largo de una jornada el poco eficaz gesto de …levantar la mano del teclado, buscar el ratón, buscar el cursor, buscar el icono o menú adecuado, pulsar y volver a llevar la mano al teclado. Es un ahorro significativo cuando evitas todo ese movimiento de mano docenas de veces.

He agrupado los atajos en función de los programas en los que más se usan, aunque varios de ellos son genéricos, valen para muchos programas de Windows. Si usas un Mac, lo siento pero soy usuario de Windows. Puedes añadir un comentario si quieres compartir los tuyos (creo que yo mismo haré el primero para incorporar algunos que me llegan por Twitter a @FernandoMTC).

 Atajos de teclado para usar con el Word, Excel…

Control+Z (deshacer) Este es mi preferido (quizás porque cometo muchos errores). Casi todo el mundo utiliza la función “deshacer” pulsando sobre el icono u opción de menú apropiados (depende de la versión) pero es sin duda mucho más rápido pulsar Control y la tecla Z. Y lo que pocos saben es que se puede usar, no solo en otros programas de Microsoft, redactando un correo por ejemplo, sino también en el Explorador de Windows. Si eliminas un documento por error, o mueves una carpeta  Control+Z te vuelve al momento anterior a tu última acción. Pruébalo unas cuantas veces y no dejarás de usarlo todos los días. Además puedes pulsar Z repetidas veces, sin soltar Control, y vas retrocediendo en el tiempo deshaciendo sucesivos cambios del documento.

Control+N, K, S (negrita, cursiva y subrayado) Por su uso frecuente creo que son unas combinaciones muy útiles. Además es fácil recordarlas porque coinciden con las letras del menú “Fuente” del Office (al menos en la versión 2007). Y un detalle muy importante: si tienes el cursor situado en una palabra, el cambio de formato que elijas se aplica a toda la palabra sin necesidad de que esté seleccionada como un bloque.

Control+X, C, V (cortar, copiar y pegar) No creo necesario explicar su significado. Lo importante es, una vez más, que resultan muy rápidas de usar sin necesidad de acudir al ratón.

Mayus.+Cursor (marcar bloque, seleccionar varios objetos) A veces es más cómodo marcar un bloque con el ratón, para cortar o pegar, o para aplicar formato…, pero la opción de usar la tecla Mayus es muy cómoda y precisa. También sirve para marcar varios archivos en el explorador de Windows.

Control+E (marcar todo) Rápida y directa, para aplicar formato a todo un texto, o copiarlo entero.

Control+P (imprimir) Sencilla pero útil y rápida. Y funciona en la mayoría de programas, no sólo en los de Microsoft.

Control+Rueda del ratón (Zoom) Comodísima para aplicar zoom y cambiar entre ver unas pocas líneas o varias páginas, en una revisión final, por ejemplo. Útil desde el primer día.

Atajos para Windows

Alt+F4 (cerrar) Esta es una de mis favoritas. Por supuesto que hace algo tan sencillo como pulsar la “X” en la esquina superior derecha de la ventana, pero es mucho más rápido y no tienes que andar haciendo puntería con el ratón, sobre todo si estás terminando de trabajar y tienes que cerrar varias ventanas. Si no hay aplicaciones abiertas cierra el propio Windows.

Alt+Tabulador (cambiar entre aplicaciones abiertas). Esta es poco conocida, a pesar de lo cual yo la uso todos los días. Cambias entre aplicaciones a toda velocidad sin necesidad de acudir al ratón. Una pulsación rápida te lleva a la aplicación que usabas antes que la actual (si sigue abierta). Nueva pulsación y vuelves. Ideal para copiar entre dos documentos, o de una Web a un correo… Si mantienes pulsado Alt, te aparece una ventana en el centro de la pantalla con todas las aplicaciones y puedes pasar a cualquiera de ellas pulsando sucesivamente Tab. Y con Mayus.+Tab las recorres en sentido inverso. Suena complicado, pero cuando lo utilizas unas cuantas veces seguidas te acostumbras en seguida y nunca volverás a usar el ratón para cambiar de programa.

iPhone

Para terminar una combinación sencilla pero que quizás no conozcas: la pulsación simultánea  de las teclas “apagar” y “home” del iPhone o el iPad copia la pantalla actual y la guarda como si fuera una fotografía en el “carrete” de la aplicación “fotos”. Es muy útil para guardar un mapa, una página web con información útil… o la tarjeta de embarque al avión con el código de puntos (no vayas a echar de menos el correo con la imagen justo en el momento más inoportuno). Solo un pequeño toquecito. Si las mantienes pulsadas haces un reset. Para un repaso completo del uso de teclas en el iPhone consulta este artículo.

Creo que estas son las más útiles, al menos para mí. Son las que utilizo con más frecuencia.

Pero recuerda lo importante: si quieres utilizarlas y ganar unos minutillos cada día hay que aprenderlas de una en una. Si pruebas todas a la vez, al cabo de unos minutos las habrás olvidado. Elige una, por ejemplo la primera de esta lista. Pruébala. Practica varias veces y utilízala para esa “función” desde ese momento. Mañana, la segunda, repitiendo el proceso. Una al día, no más, es suficiente para que mejores en una o dos semanas. Con un esfuerzo mínimo.

Luego, si te animas, hay muchos manuales y guías para seguir aprendiendo. Los programas de ordenador son nuestra herramienta de trabajo: cuánto mejor los manejamos más nos cunde el trabajo (y eso se nota al final del día).

Una última cosa: si echas en falta alguna combinación de tecla, no dejes de contárnoslo en el apartado de “comentarios”.