En el número de mayo de la revista de gestión documental publican una entrevista sobre mi visión de la gestión documental en las PYMES. No aporta nada que no hayas podido leer antes en entradas anteriores, pero puede resultar interesante como resumen de la situación actual, obviamente desde mi punto de vista.
En todo caso, es una publicación interesante para las empresas interesadas en la gestión documental, tanto desde el punto de vista de software de gestión como de los servicios de digitalización de documentos en papel.
Puedes leer la entrevista en la revista pulsando aquí, o directamente a continuación.
“Las pymes y Administraciones Públicas se han dado cuenta de que la transición a la “oficina sin papeles” es inevitable”, Fernando Moreno-Torres Camy, director gerente de MTC Soft.
La empresa MTC Soft se fundó en 1992 con la finalidad de desarrollar programas informáticos para empresas. Inicialmente su único producto era un programa de gestión integral de notarías, que sigue instalándose (aunque poco queda de la versión original). Más adelante diversificó la oferta a Registros de la Propiedad, gestión documental y algún otro desarrollo a medida. Conversamos con su director gerente quien nos exploca los últimos desarrollos de la empresa.
¿Qué principales valores ofrece MTS Soft?
Nuestra filosofía es crear productos sencillos de usar, cómodos para el usuario, ágiles en su uso diario. Vendemos “herramientas” que faciliten el trabajo diario de nuestros clientes y que sean lo más atractivas posible, como parte de ese objetivo de hacer más fácilmente las tareas rutinarias.
¿De qué servicios se benefician las organizaciones gracias a MTC Soft?
Ofrecemos un servicio “llave en mano” a los clientes para que la instalación y puesta en marcha del nuevo programa no resulte traumática. Al ser fabricantes, podemos garantizar un conocimiento completo de los productos que instalamos, lo que se traduce en un servicio técnico eficiente y resolutivo. Nunca tienen la sensación de estar desatendidos.
¿Cómo ve el sector de la gestión documental hoy en día? ¿Hacia dónde cree que va?
Estamos en un momento muy interesante porque las Pymes y Administraciones Públicas de todos los tamaños se han dado cuenta de que la transición a la “oficina sin papeles” es inevitable por las ventajas que aporta. Si hace unos años había que “convencer” a los posibles clientes de los beneficios de implantar soluciones de gestión documental, hoy sólo hay que buscar el momento adecuado para hacerlo porque todas están convencidos de sus ventajas.
Sin duda, veremos una generalización en el uso del documento electrónico y en la sustitución de los documentos en papel por sus homólogos digitales. En este sentido, la gran asignatura pendiente es la validez jurídica y contractual de los documentos, algo en lo que todavía nos queda camino por recorrer.
¿Por qué las empresas actuales deben solicitar servicios de digitalización?
Hay muchos argumentos, alguno de los cuales es suficiente por sí sólo. El más evidente es el ahorro de espacio de almacén y archivo. No tan obvio, pero a veces más importante, es el enorme ahorro de tiempo en la búsqueda de la documentación de las empresas. Podemos hablar de segundos frente a horas o minutos. Otro aspecto en el que se puede mejorar mucho es en la gestión interna de la documentación de la empresa. A partir de cierto tamaño la distribución de los documentos en la empresa puede ser un auténtico problema y un gasto enorme de tiempo y recursos. Por último, en este repaso informal, la seguridad. Un asunto muy presente hoy día por el incremento de las obligaciones asociadas al cumplimiento de la LOPD que ha convertido la seguridad en una palabra en boca de todos.
¿Qué principales productos en materia de gestión documental ofrecen?
Nuestro programa: ArchivaTech. Un software que permite gestionar miles, decenas de miles o incluso millones de documentos con gran facilidad.
Y muy interesante es la versión dirigida a hospitales y clínicas: ArchivaClinic. Con un interfaz Web muy sencilla permite a médicos y enfermeras acceder de una forma rápida y cómoda a los historiales clínicos de los pacientes. ¡Incluso desde un iPad y con los dedos!
¿Qué ventajas proporciona su programa Archivatech?
ArchivaTech reúne lo mejor de dos mundos: la seguridad, escalabilidad y robustez de la base de datos Oracle y la facilidad de uso de un interfaz muy similar al Explorador de Windows. El usuario se siente cómodo desde el primer momento ya que utiliza el programa con la misma facilidad con la que copia documentos a un pen-drive, sin ser consciente de que “debajo” de ese interfaz utiliza una base de datos para almacenar toda su documentación. Aunque lo que más llama la atención son las búsquedas, por cualquier palabra del documento, título, descripción… y a la velocidad de Oracle.
¿Qué últimas novedades han desarrollado en la empresa?
Estamos empezando a comercializar un programa totalmente diferente: un traductor automático de inglés a español que hemos realizado por encargo de otra empresa pero que nos ha supuesto un reto muy interesante. Nada menos que seis años hemos dedicado al proyecto, que también está basado en Oracle, por cierto. Son equipos de trabajo diferentes pero comparten muchas experiencias que resultan enriquecedoras.
Hace unos meses hicimos un proyecto con Fujitsu: “Narrador”, un programa que permite “hablar” a los escáneres de la gama ScanSnap. Es un producto muy divertido, casi un juguete, que con sólo pulsar el botón del escáner “lee” cualquier texto impreso.
¿Qué retos se marca MTC Soft a corto y medio plazo?
Estamos ultimando una versión Web de ArchivaTech con la intención de ofrecer una solución “Cloud” a clientes y distribuidores que complemente la versión estándar de ArchivaTech.
Gestión Documental Para Gente (Casi) Normal 
Deja una respuesta