Gestión Documental Para Gente (Casi) Normal

Desde un presente imperfecto

La tecnología va siempre por delante de la Sociedad, de las costumbres, de los hábitos cotidianos. Siempre ha sido así. El Hombre necesita tiempo para asumir el cambio. No algunos hombres (siempre ha habido pioneros) pero sí el conjunto, la Sociedad. La «resistencia al cambio» no es nueva, es propia del género humano.

¿Nos podemos sorprender del lento avance de la «Sociedad de la Información»? Es cierto que hay tecnologías que se adoptan relativamente rápido y por todo el mundo. El teléfono móvil, los reproductores mp3… seguro que se te ocurren muchas más. Pero hay otras que permanecen atascadas por más que todo el mundo  intente popularizarlas. Estoy pensando, claro está, en la firma digital, en la «oficina sin papeles», en la modernización de la Justicia (al menos en España), en la Ventanilla electrónica.

¿Como es posible que, a estas alturas, el papel siga siendo el formato más usado por tantas y tantas personas? Es absurdo.

El papel es caro, pesado (un folio no, pero un libro gordo…), voluminoso, limitado, tremendamente anti-ecológico… y de vez en cuando te corta un dedo. ¡Pero sigue ahí, dominando el mundo! Y encima de cada mesa de cada despacho de cada empresa o Administración, una impresora láser escupiendo miles y miles de folios. ¡Por no hablar de las fotocopiadoras! que odio profundamente y he desterrado de mi empresa y, si pudiera, del mundo.

Hace mucho tiempo ya que el papel debería haber quedado para un uso residual. Tarjetas de visita, algún folleto «representativo» para enseñar, no para entregar… no se me ocurren muchos usos más, y eso que estos dos también los veo prescindibles.

Hagamos un pequeño ejercicio de imaginación. Imaginemos el mundo dentro de 100 años. ¿Seguirá usándose el papel?

1.- Los niños en el colegio para tomar nota de sus deberes. ¡Seguro que no! Tendrán un iPad 17.0 con pantalla táctil, 300.000 Gb de RAM, 2 semanas de autonomía y 100 gramos de peso. Tomarán notas directamente con un lápiz especial sobre la pantalla y mandarán sus deberes por correo electrónico al profesor. Y los libros digitales (esto no está tan lejos ya).

2.- Los periódicos. No creo que lleguen ni al 2020. Con la oferta actual de periódicos on-line y las tabletas como el iPad ya tienen poco sentido. Cuando tengamos las pantallas enrollables (que no queda mucho), conexión de banda ancha móvil (que queda menos aún) y autonomía de semanas sin recargar, serán una auténtica reliquia.

3.- Los informes de todo tipo en las empresas. En cada despacho habrá una pantalla de 30 pulgadas extrafina y táctil y en las salas de reuniones las paredes serán pantallas de arriba a abajo. Las presentaciones de informes se parecerán a la película «Minority Report», usando las manos para elegir documentos, hacer zoom, destacar una celda del Excel 2100… Nadie se limitará al reducido espacio de un DIN A4 cuando puede proyectar con su iPhone 99.9 una pantalla virtual de 40 ó 50 pulgadas y enviar el documento que se está viendo a cualquiera de los asistentes con un comando de voz: «Envía una copia a Pepe«…

4.- Los historiales clínicos. Todos llevaremos encima un michochip (en tarjeta o directamente bajo la piel) y al entrar en la consulta del médico tendrá acceso inmediato a todo nuestro historial. Cuando termine la consulta, nos actualizará el tratamiento directamente en el mismo soporte y en la farmacia nos los despacharán sin tener que abrir la boca. ¡Ni siquiera es una tecnología complicada! Prácticamente ya existe.

5.- Y los juzgados, mis favoritos. Los jueces no tendrán que pedir las pruebas en papel, y mucho menos tres copias. Accederán directamente a una base de datos centralizada, y segura, en la que estará toda la información. En las salas habrá una pantalla gigante (parecerá un cine) y todo el mundo podrá ver los detalles al mismo tiempo: un contrato, la foto de una prueba (en 3D), un extracto bancario con el cargo que delata un cobro… ¡No es tan difícil!

En resumen, no se me ocurre una situación en la que se necesite el papel (quizás en el WC, pero los japoneses ya lo han resuelto también). Y los bosques del Amazonas dejarán de estar en peligro (si queda alguno para entonces, claro).

Y ahora viene la pregunta: ¿cuándo veremos esta sociedad maravillosa? Porque la tecnología está ahí, pero la resistencia al cambio, cuando no el sabotaje, también está ahí.

Aquí me falla mi bola de cristal. Hace tiempo que deberíamos haber avanzado en este sentido. Y algo se ha avanzado. Pero queda bastante camino por recorrer. Lo importante, lo que debería hacer que nos revolvamos en la silla, es que la tecnología está ahí. ¡Y ni siquiera es cara! Lo que falta es la decisión de políticos, directivos, funcionarios… que dejen de mirar al pasado y avancen con decisión. Quizás es mucho pedir.