Gestión Documental Para Gente (Casi) Normal

Aunque ya he escrito sobre esto antes (pulsa aquí para ver la entrada) ha pasado bastante tiempo y me siguen llegando consultas con cierta frecuencia sobre este tema, así que me animo a retomarlo de una forma más práctica y a modo de guía (y con la indisimulada intención de ahorrarme algunos correos electrónicos bastante repetitivos). Espero que sea útil.

Lo primero que tienes que pensar y decidir es qué servicios vas a ofrecer. Obviamente el «núcleo» de tu oferta es la digitalización de documentos en papel pero puedes ofrecer también a tus posibles clientes otras «cosas»: consultoría sobre la forma de organizar sus documentos, instalación de un sistema informático de gestión de los documentos digitales, custodia «física» de los documentos en papel y destrucción, certificada o no, de todos o parte de los documentos escaneados.

Si te limitas a la digitalización simplificas tu oferta y tus necesidades de medios e infraestructura, pero puedes perder un tanto por ciento importante del mercado. Otra opción, es la que utilizo yo, es trabajar con empresas complementarias para poder ofrecer un «servicio completo» a tus clientes sin necesidad de dominar todas las tareas asociadas a la oferta.

Quizás el servicio más complicado de todos, por las necesidades de infraestructura, es precisamente el más sencillo conceptualmente: la custodia de los documentos en papel. Requiere unas instalaciones bastante grandes, infraestructura (estanterías, cajas, sistema de trasporte…) y por tanto una inversión importante. Para empresas que buscan un nuevo mercado puede ser muy atractivo precisamente porque esta necesidad de inversión hace que la oferta sea muy inferior a la de servicios más básicos, pero su complejidad, desde el punto de vista empresarial, la hace más complicada.

Una vez decididos los servicios que vas a ofrecer, hay que concretar la oferta en cuanto a la digitalización. Los medios materiales son fundamentales para poder hacer una oferta competitiva. En primer lugar, los escáneres. La oferta es enorme, lo que complica la elección, y los precios también son enormes si vas a modelos de alto rendimiento en formatos superiores a DIN A4. Además, muchos clientes te van a exigir que los documentos no salgan de sus instalaciones por lo que hay que tener en cuenta el transporte de los equipos y el coste de desplazar al personal de digitalización. Quizás por este motivo muchas empresas de digitalización son «locales» (solo trabajan a pocos kilómetros de su sede) ya que el coste de tener desplazado un equipo de personas durante varios meses puede ser la partida más importante del proyecto, por más que no aporte valor añadido.

Siguiente decisión: qué le vas a entregar al cliente. Hay varias opciones y probablemente lo mejor es ofrecer al cliente la decisión final, aunque tú le aconsejes la que te parezca más adecuada para él. En primer lugar, la más sencilla: entregarle unos DVDs o un disco duro externo con las imágenes en ficheros independientes organizados en carpetas. Es la solución más fácil, a cambio de ser la menos atractiva. Salvo como «copia de seguridad digital» de su archivo, sirve para poco más. ¿Cómo va a localizar los documentos digitales? Si son unos pocos cientos puede valer, pero si son decenas de miles es una solución que se queda muy corta.

La siguiente opción es entregarle los documentos en una base de datos «estructurada» y a ser posible que forme parte de un programa de gestión documental. Ahora no solo le das los documentos sino también una herramienta para «gestionarlos», para buscarlos por cualquier criterio, palabra clave, título… además le puedes clasificar los archivos por diferentes parámetros, con distintos niveles de acceso, con control de quién accede… En definitiva le das una solución de gestión que mejora el manejo de sus documentos, además de evitar el uso del papel. Para hacerlo hay multitud de programas en el mercado, incluyendo por supuesto el nuestro, y mi consejo es que llegues a un acuerdo con alguno de los fabricantes para poderlo montar a tu cliente como parte de tu oferta.

Otra posibilidad, últimamente la más popular, es ofrecerle un servicio «en la nube» de forma que accede a sus documentos a través de un navegador pero no los tiene almacenados en sus instalaciones. El cliente se «ahorra» el servidor con la base de datos de documentos, se despreocupa de las copias de seguridad y de problemas de espacio o rendimiento. Puede acceder a sus documentos digitalizados desde cualquier ordenador o dispositivo con acceso a Internet y no tiene que instalar ningún software en sus equipos. Pero, siempre hay un pero, también tiene algún inconveniente. En primer lugar la seguridad: los documentos circulan por Internet y existe la posibilidad de que acceda alguien que no debería (sobre esto podemos hablar largamente). El segundo problema es más evidente: necesita un buen ancho de banda para consultar los documentos con cierta soltura. Sin una buena conexión a Internet la consulta frecuente de los archivos digitales se puede convertir en un auténtico problema, con esperas continuas.

Dentro de esta opción de acceso remoto puedes alojar los archivos en tus propios servidores o utilizar un alojamiento de algún proveedor. Una vez más cada opción tiene sus pros y sus contras. Si conservas tú los archivos en un servidor propio tienes mayor control sobre su acceso y probablemente tus clientes se sientan más seguros. Si elijes un proveedor de archivo en «Cloud» cedes la gestión de tu base de datos a un tercero (mejor o peor, pero ya no eres tú) y, de nuevo, puedes tener un grave problema de «cuello de botella». Bajar archivos «pesados» de Internet puede ser un proceso lento y frustrante. «Subir» archivos es mucho peor aún. Un escáner de 40 ó 50 páginas por minuto puede generar en un día varios miles de archivos que ocupen varios GB y tarden en subir a «la nube» varios días. Para procesos masivos no es operativo.

En definitiva, además de pensar en lo evidente, en la digitalización e indexación de documentos, tienes que elegir con cuidado el «modelo de negocio» que vas a montar porque te va a condicionar la oferta, los precios, la forma de trabajar… y los clientes a los que vas a acceder.