Gestión Documental Para Gente (Casi) Normal

El imparable y muy provechoso paso de las empresas del siglo XIX a la gestión digital del XXI

Parece que siempre estuvieron aquí, pero los ordenadores personales solo llevan 30 años entre nosotros. Y si hablamos de uso generalizado, la cifra quizás se reduzca a 20 años. Que no son nada.

Creo que es muy interesante, muy didáctico, repasar brevemente el «camino» que han recorrido miles de empresas, instituciones públicas, autónomos… desde la máquina de escribir, los papeles amontonados en los archivos y los libros de contabilidad a la moderna empresa digital, a la «oficina sin papeles» que hoy es una realidad en muchas empresas (aunque no todas, desde luego).

Es un recorrido interesante que he vivido en primera persona en MTC Soft y como espectador a través de muchos clientes y amigos. Es un camino que ha llevado muchos años pero que se puede recorrer ahora en unos días, quizás unas semanas. Y es un cambio a mejor, un cambio que merece la pena.

Veamos cómo ha ocurrido en una empresa «tipo», en una empresa representativa de las miles de PYMES, grandes empresas, Administraciones Públicas… también de autónomos y particulares, que han evolucionado del mundo analógico al digital (en adelante me referiré a todas ellas con la palabra «empresa» para simplificar).

El primer paso, al igual que en la mayoría de las empresas, fue crear pequeñas bases de datos para la gestión de las facturas. Cuando una empresa empieza a funcionar puede emitir las primeras facturas con una plantilla en Word, en Excel o, si nos vamos a 1.980 (el PC apareció en el 82) con un formulario de imprenta, normalmente impreso por duplicado y en dos colores: la blanca para el cliente (original) y la rosa para la empresa (copia para la gestión interna).

Si emites 5 ó 6 facturas al mes, te apañas. Si empiezas a hablar de cientos, la gestión se complica. Probablemente muchas empresas compraron su primer ordenador para instalar una base de datos de facturas, lo que suele completarse con la de clientes y productos. Ya tenemos el primer ordenador en la empresa y el primer programa: un tosco ERP (Enterprise Resource Planning o programa de planificación de recursos empresariales. Hay que rendirse a las siglas americanas porque todo el mundo las usa).

Un simple listado de facturas emitidas sumando las cantidades por meses y trimestres dejaba a los gestores literalmente con la boca abierta. Y buscar las facturas pendientes de pago de un cliente les parecía magia. Eran otros tiempos pero está claro que hoy nadie se imagina una empresa sin un buen «programa de gestión». Ya hemos dado el primer paso en la digitalización.

El siguiente paso, lo más probable, la contabilidad. Para empresas pequeñas no es necesario pero para las que tienen un cierto volumen es imprescindible. Ya no solo es la gestión «interna» de facturas y listados para la declaración de impuestos. Ahora es un tema formal que muchas veces es requisito imprescindible en la gestión de empresas. Ahora lo más probable es que el propio ERP incorpore una contabilidad «formal», pero en empresas pequeñas son dos aspectos independientes.

O quizás la gestión de las nóminas. Muchas empresas pequeñas contratan a gestorías para esta tarea pero en cuanto el número de empleados pasa de 10 ó 15, probablemente merece la pena utilizar un software específico y ahorrar el gasto de la gestoría.

Más pasos. Instalar un CRM (Customer relationship management o programa de gestión de las relaciones con los clientes). Una vez más la motivación para implantar este tipo de software es el volumen. Con una agenda, un bolígrafo y un archivador de tarjetas de visita se puede manejar una cartera de unas docenas de clientes. Un buen CRM (incluso uno malo) te permite interactuar con cientos de contactos, con sus datos, consultando su facturación, las llamadas que les has hecho o te han respondido… Es un paso imprescindible para una gestión eficaz de tus clientes, actuales o potenciales. Y «gestión eficaz» es la palabra mágica para instalar un programa informático.

A estas alturas, con la facturación, contabilidad, gestión de clientes, de nóminas, del almacén… seguro que se ha incorporado la gestión documental «clásica» en alguna de estas tareas. Me refiero a la digitalización (escaneado) de algunos de estos documentos. Nosotros, por ejemplo, empezamos con las facturas emitidas para eliminar la copia en papel. Son unos mil folios al año que ahorramos, no solo en espacio físico (más de 40 archivadores AZ) sino en cuanto a la búsqueda de duplicados y consulta de datos.

Muchos otros documentos se han ido incorporando al archivo digital y desapareciendo de los armarios: presupuestos, contratos, cartas a los clientes… Primero los nuevos documentos, lo que yo llamo el «archivo vivo», los que se van creando a diario y en muchos casos son «originales digitales» que ni siquiera se convierten nunca en papel.

En paralelo, y en menor medida, se incorpora el «archivo histórico», documentos antiguos en papel que pasan del armario o el trastero al programa de gestión documental en un proceso más o menos laborioso de escaneado. En muchas empresas este segundo paso no se ha dado y quizás no se dé nunca, al menos de los documentos que «caducan». Sobre esto hay mucho que opinar, pero ya lo hice en un post anterior y no lo repetiré ahora.

Lo importante es ser conscientes de la diferencia entre escanear documentos dispersos unidos al ERP (facturas emitidas, contratos y presupuestos) y la digitalización más o menos masiva de miles de documentos. Para esta segunda tarea es casi imprescindible contar con un buen programa de gestión documental que esté diseñado para este fin.

Más etapas en la digitalización de la empresa: la firma digital. Es una tecnología «transversal» que se aplica a diferentes tareas. De momento está implantándose con bastante éxito, por fin, para el envío de documentos a Administraciones Públicas: Declaración de impuestos, pagos a la Seguridad Social… De las muchas funciones de la firma digital, la que más juego está dando es la autenticación del emisor de documentos oficiales. Ha sido proceso lento aunque ya con un éxito considerable.

Otra gran ventaja de la firma digital, la garantía de integridad de documentos electrónicos (incluidos los digitalizados), no está teniendo mucha aceptación. Es una pena porque aporta un nivel de seguridad muy interesante pero por diversos motivos, incluida una nefasta legislación (en España), no está funcionando como debería.

¿Hemos llegado ya a la digitalización completa de la empresa? Para el 99% de las empresas españolas, PYMES, probablemente sí. Si han recorrido todo este camino seguro que «funcionan» muy bien. Seguro que ahorran miles de horas de trabajo en la gestión diaria de los clientes, de las obligaciones formales, del trabajo diario. Y mucho papel, espacio y toner de impresora. Presumo de haberlo conseguido (no tengo un papel encima de la mesa) pero en mi caso, parto con ventaja: tengo mi propio software y soy un maniático del orden. Aún sin estas facilidades, muchas empresas y particulares lo han conseguido y, en muchos casos, no necesitan más.

Pero aún hay un par de pasos más, un par de tareas que nos brinda el mundo digital y que sin los ordenadores actuales eran impensables hace solo 15 ó 20 años. Como ya me he alargado mucho, lo comentaré en el próximo post, dentro de unos días.