Gestión Documental Para Gente (Casi) Normal

Los números son unos incomprendidos. Mucha gente los odia. O al menos los evita. Pregúntale a un amigo qué numero es mayor, 3/4 ó 4/5. Como no sea un ingeniero, físico o profesor de matemáticas… seguro que te pone mala cara (por cierto, igual que si le pides a un ingeniero, físico o profesor de matemáticas que te dibuje un perro).

¿Por qué este rechazo generalizado a los números? Por que no son naturales. Es natural conocer a docenas de personas por su nombre, y a muchos por su apellidos. Es fácil de recordar y lo asociamos fácilmente a una cara. Pero ¿te sabes el número del DNI de algún amigo o familiar? ¿O tu propio número de la Seguridad Social?

Es mucho más sencillo recordar «Manual Rodríguez» que «27.439.172».

Sin embargo, a los ordenadores les ocurre lo contrario. Y a los programadores de bases de datos.Los números son mucho más adecuados para organizar una lista en un ordenador. Cualquier lista. Incluso de personas. Por ejemplo, en una base de datos de clientes, lo ideal es que cada uno tenga un número único que lo identifique. Cualquier base de datos, como Oracle, genera automáticamente un número correlativo cuando añades un nuevo cliente, una «clave primaria», y se encarga de que no haya duplicados.

José Rodríguez es el cliente 13.874. Antonio Martín es el 54.333 y Francisco Torres el 8.743.

Una referencia única… que a los usuarios no les gusta nada. ¡No te puedes aprender el código de tus clientes!, ni siquiera el de los que usas más. Pero ordenarlos por orden alfabético, que es perfecto para que los busque una persona, no es una buena opción para el ordenador porque hay duplicidades (lo peor de una base de datos), las claves que se indexan son muy largas (Martinez de las Heras frente a 1.332) y puede haber errores que dificultan la identificación: acentos, una letra que falta, un guión o un punto… que para una persona no suponen ningún problema pero para un ordenador es una cuestión de ser o no ser (lo que estaba buscando).

Si llevamos esta discusión a la clasificación de documentos en, por ejemplo, carpetas, el problema es similar. La tendencia de la mayoría de los usuarios (quizás más del 95%) es crear carpetas con nombres descriptivos: «contabilidad», «clientes», «documentos oficiales», «proveedores»… Ordenadas alfabéticamente me permiten encontrar el lugar en el que guardo determinados documentos.

Pero este sistema tiene varios problemas. El principal es que dependen de la subjetividad de la persona que crea las carpetas. ¿Una factura de un cliente dónde está, en «clientes» o en «contabilidad»? ¿Agrupas los clientes por orden alfabético o por sector de actividad? Y si hay 5, ó 50, personas añadiendo documentos, cada uno puede tener su propio criterio y el resultado final es multitud de carpetas similares y un caos de organización.

Otro problema es que el orden alfabético está bien para buscar una lista de datos homogénea (como clientes) pero cuando clasificas documentos muy diferentes, no siempre te interesa que lo primero sea lo que empieza por «A». Además, el orden cambia cuando añades nuevas carpetas o documentos que se intercalan entre las ya existentes, lo que complica la localización posterior.

Cada sistema tiene sus pros y contras pero lo que está claro es que a las personas nos gustan los nombres, las palabras, y a los ordenadores les gustan los números.

Lo bueno es que hay una solución mixta estupenda: usa nombres (palabras) pero ponle números delante.

• Clientes será: 100.- Clientes
• Proveedores: 200.- Proveedores
• Y la contabilidad será: 500.- Contabilidad

Este sencillo (sencillísimo) truco tiene varias ventajas, la principal es que la lista de carpetas principales siempre tiene el mismo orden y resulta muy fácil memorizar visualmente el lugar en el que está cada una. Sobre todo, y esto es muy importante, si lo aplicas a TODAS tus carpetas: en el programa de gestión documental, en el servidor (si lo hay), en tu propio disco duro (y portátil), en tu correo electrónico…

En todos estos «sitios», los clientes son los primeros de la lista, con el número 100. Siempre sabrás dónde encontrarlos.

Lo siguiente, por supuesto, es que todos los miembros de la empresa (o despacho, administración pública…) utilicen el mismo «código». Y también en los documentos en papel. Por ejemplo, en archivadores «clásicos», de carpetas físicas. Una buena pegatina con un «100.- Clientes» en la puerta del cajón.

El siguiente paso es añadir también números al siguiente nivel de clasificación. Así, si la contabilidad es el 500, las facturas emitidas son el 500.01 y las facturas recibidas son el 500.02. Las facturas emitidas del año 2008 serán el 500.01.2008 (cuando hay un número corto y descriptivo que puede funcionar bien como «clave primaria», hay que utilizarlo porque tiene lo mejor de los dos mundos).

Esta codificación que puede provocar rechazo inicial a los mismos que aún no saben si 3/4 es mayor que 4/5 se convierte en algo natural y fácil de usar en muy poco tiempo y significará un paso adelante muy importante en la localización de documentos. Y en la clasificación inicial, porque será fácil saber dónde guardar el nuevo documento que me acaba de llegar por correo.

En realidad , esto no es nuevo. Muchas empresas y Administraciones Públicas utilizan un sistema similar para codificar los expedientes y proyectos con los que trabajan. La novedad, desde mi punto de vista y es lo que quiero transmitir aquí, es que se puede y debe utilizar este sistema de codificación por números también para documentos «corrientes» y en todo tipo de empresas, incluyendo una PYME o incluso a nivel personal. Todo son ventajas.

Por cierto, 4/5 es mayor que 3/4. Si has tardado más de un par de segundos en verlo es que no tienes un hijo estudiando quebrados en el colegio, o no te pide ayuda para hacer sus deberes.