Gestión Documental Para Gente (Casi) Normal

Admitámoslo, los códigos no están de moda. A poca gente le gusta pensar en números, claves, combinaciones artificiales de letras y números… Y tiene bastante sentido. Puedes recordar el nombre y los apellidos de un buen número de amigos y contactos profesionales pero ¿te sabes el DNI de tu mujer? ¿O de tu mejor cliente?

Sin embargo llevar este rechazo a todos los terrenos tiene también consecuencias negativas. ¿Estoy exagerando? Creo que no y que lo puedo demostrar con un ejemplo muy sencillo.

Cuando empezó a popularizarse la informática, con el PC, el Spectrum o el Commodore 64, había dos rasgos característicos que hoy han desaparecido: el papel continuo de las impresoras (y con frecuencia rayado, el «papel pijama») y los ceros «tachados». Era fácil identificar a los «aficionados» a la programación por sus listados y por tachar los ceros para distinguirlos de la letra O mayúscula.

Dejando a un lado la anécdota del papel, me gustaría reivindicar el uso de los «ceros tachados». Personalmente me parecía una costumbre muy útil, muy práctica. Sin embargo, por algún motivo que desconozco, se ha ido perdiendo. No sé si es porque parece demasiado «técnico», poco estético o simplemente no parece necesario pero la realidad es que es muy raro ver un cero tachado desde hace ya bastantes años.

¿Nostalgia? ¡No! Es una cuestión práctica. ¿Cuántas claves de Wifis, páginas web, redes sociales… admiten números y letras y utilizan ceros y letras O? Y cada vez que hay una O ó un cero surge la duda: ¿cuál es, el número o la letra?

Ahora multiplica el tiempo de probar las dos combinaciones por las miles de personas que cada día introducen alguna de estas claves. ¡Es mucho tiempo! Y esto solamente con una letra/número.

Hay muchas otras ocasiones en las que un «buen» código resulta más apropiado que un texto «natural», que una palabra corriente. Por ejemplo, yo los utilizo para ordenar mis carpetas, tanto en el PC como en ArchivaTech (mi programa de gestión documental). Al añadir un número delante del nombre de cada carpeta me aseguro de que el orden es siempre el mismo y no depende del capricho del alfabeto. No memorizo el código, simplemente lo uso para mantener el orden según la importancia que le doy a los documentos o carpetas.

O las fotos. Tengo unas 30.000 fotografías digitales. Cada carpeta es un «evento»: un viaje, una fiesta, una feria a la que he asistido. Y cada carpeta, sin excepción, empieza con el año, mes y día: «2013.04.01 Viaje a París». Esta sencilla (elemental) codificación me clasifica perfectamente las fotos en orden cronológico. ¿Es obvio? Pues no debe serlo porque estoy harto de ver fotos de amigos que están caóticamente guardadas de cualquier forma.

Con los documentos de trabajo pasa exactamente igual, aunque aquí la codificación no suele ser tan sencilla. Piénsalo, si no lo has hecho ya. Por ejemplo, un código para cada producto (o cliente). Sea una carpeta de tu PC, de una copia de seguridad, de tu correo electrónico… Siempre empiezas con un código numérico:

• 100.- Gestión
• 200.- ArchivaTech
• 300.- ArchivaClinic…

Siempre encuentras los documentos, correos, fotos… fácilmente porque están ordenados de la misma forma en cualquier soporte.

A las personas nos gustan los códigos «naturales»: un nombre, un apellidos, una calle… Pero la información se clasifica mucho mejor con códigos «artificiales». Eso sí, creados con criterio, racionalmente.

Yo, de momento, he vuelto a tachar los ceros.