Gestión Documental Para Gente (Casi) Normal

(Este post es una colaboración de Alejandro Gómez, de Iron Mountain)

El volumen de ventas y la cartera de clientes pueden decirle mucho sobre el patrimonio de una empresa, pero nada le dará más información sobre una organización que la reputación que ésta tiene. Los errores que una empresa tiene en la comunicación o construcción de su reputación pocas veces serán perdonados. Una vez que una organización ha arrastrado su nombre por el lodo puede ser casi imposible recuperar el equilibrio conseguido hasta el momento.

Este dato no pasa desapercibido para el ejecutivo moderno, y la mayoría de las empresas tratan de invertir una considerable cantidad de recursos para generar una imagen pública casi perfecta. Las acciones hablan más que las palabras, y una de las mejores maneras de demostrar su buen hacer es mediante el cumplimiento de sus expectativas tanto legales como personales.

Mantener a los clientes

Por buenas razones, muchos de los debates de hoy día sobre la gestión de documentos personales que tienden a centrarse en la protección de los activos de los clientes. Organizaciones de todo el mundo y de todos los sectores han sido noticia por prácticas negligentes de gestión de registros. Estos escenarios no sólo violan reglas de obligado cumplimiento sino que también afectan a la confianza de los principales actores del sector.

Para evitar estos escenarios de riesgo para las empresas, las organizaciones no tienen más remedio que hacer las cosas bien desde el primer momento.  Los clientes no son capaces de reconocer el buen trabajo y los avances en cuestiones como el cumplimiento en la gestión de registros pero, en cambio, son más que capaces de reconocer una infracción y, si esto pasa, posiblemente dejaran de trabajar con esa organización.

Las empresas deben ser a la vez, vigilantes y diligentes, a sabiendas de que incluso la mínima mancha en su reputación puede causar un daño irreparable a sus relaciones con sus clientes y prospectores de negocio. 

Apoyar a los Business Partners

En el actual panorama de globalización en el que vivimos, pocas o casi ninguna empresa está realmente operando por su cuenta. Proveedores, fabricantes, distribuidores y consultores tienen un papel muy importante para cualquier empresa. Así, la práctica de éstos podría hacer comprometer los objetivos de su empresa.

Por ejemplo, un incumplimiento de alguna de las partes de la cadena de suministro de una empresa y la posterior investigación, pueden reportar retrasos considerables en las operaciones o proyectos. Estos escenarios pueden provocar, incluso, que alguno de sus socios se replantee sus negocios con esa empresa. Después de todo, nadie quiere hacer negocios con alguien que podría arrastrar sus operaciones –y su reputación- a turbias aguas.

En resumen, las empresas deben implementar estrategias y soluciones que eviten errores que puedan acarrear costosas consecuencias a todo su negocio. Esto, en ocasiones, puede convertirse en una verdadera dificultad ya que las organizaciones están obligadas a hacer siempre lo correcto. Por suerte, las empresas no tienen por que enfrentar estos problemas solas. De hecho, si invierten en una adecuada tecnología y en consultoras especializadas desde el primer momento se asegurarán de que su reputación permanezca intacta con el paso del tiempo.