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reloj de arenaCon frecuencia me sorprendo al ver el desorden en el que “viven” y trabajan algunos profesionales. Despachos de abogados, gestorías, empresarios de todo tipo… en los que las montañas de papeles campan a sus anchas en las mesas, estanterías… a veces hasta en el suelo. “La oficina con papeles”, como dijo un programador que me acompañó en una ocasión.

Cuando a estas personas, abogados, gestores, gente ocupada, les hablas de gestión documental, de digitalizar documentos, casi siempre la respuesta es: “no tengo tiempo”.

Muchas veces la contestación completa, lo que están pensando (se nota) es: “no puedo perder el tiempo en esas tonterías. Tengo que trabajar en temas más importantes que ordenar papeles y clasificar documentos”. Seguir leyendo »

escáner de alta productividadDesde hace un par de años recibo de media una consulta a la semana de personas interesadas en montar una empresa de digitalización de documentos para terceros (otras empresas o instituciones públicas). He escrito ya un par de veces sobre este tema y algunas de las dudas que genera y normalmente mi primer consejo es: “repasa el blog y encontrarás muchas respuestas”.

Hoy doy un pequeño paso más y reúno algunas de las preguntas más frecuentes sobre este asunto. Aunque sigo pensando que antes de embarcarse en un nuevo negocio hay que informarse a fondo, por lo que leer el blog completo sigue siendo mi primera recomendación.

Aquí van las “preguntas frecuentes” en un, más o menos, orden de importancia.

1.- ¿Es un negocio interesante? ¿Hay posibilidades de ganar dinero?

Sin duda la respuesta es . La digitalización de las empresas e instituciones públicas (en adelante diré solo “empresas” para abreviar) es un proceso imparable en todo el mundo. Cada vez más los documentos son electrónicos y los que están en papel resultan incómodos para las empresas por lo que existe la necesidad generalizada de digitalizarlos. Y el siguiente paso es “mirar para atrás” y digitalizar el archivo de la empresa. La oportunidad de negocio es evidente.

En algunos países, o regiones o ciudades, el proceso está bastante avanzado, sobre todo en las grandes empresas. En Madrid o Barcelona, por ejemplo, es difícil encontrar una empresa de un cierto tamaño que no haya completado ya gran parte del proceso de digitalización de sus documentos. Pero sigue siendo una asignatura pendiente en las PYMES y en la mayoría de las Administraciones Públicas. Los Juzgados en España, por ejemplo, lo necesitan urgentemente, aunque a nadie parece importarle. Seguir leyendo »

ImagenEn muchos círculos (no de Google+, de amigos) se habla de los hackers con cierto romanticismo, o más bien condescendencia. Como se habla de un amigo un tanto idealista que se ha ido a recorrer Africa en moto o a un monasterio a escribir una novela. Nadie los defiende abiertamente, pero despiertan cierta simpatía. Son unos “antisistema”, jóvenes, desorientados… no aprobamos lo que hacen pero tampoco se les trata como criminales.

Es un poco como lo de copiar música, libros o películas: no pasa nada, no hacemos daño a nadie, las multinacionales tienen mucho dinero…

Pero esta imagen poco tiene que ver con la realidad. Y como muestra, una historia real. Un suceso que ocurrió en mi propia ciudad hace solo unas semanas. Esto es lo que le pasó a una pequeña empresa de distribución (no daré el nombre pero eso no quiere decir que no sea una historia real).

Un lunes, al entrar en la oficina y sentarse delante de los ordenadores los empleados se encontraron con la desagradable sorpresa de que no podían entrar en su programa de gestión. La contabilidad, el CRM (programa de gestión de clientes), sus documentos con contratos y facturas… No había ningún dato accesible. Con la comprensible alarma empiezan a comentarlo entre ellos y descubren que a todos les pasa lo mismo y lo comentan con el gerente. Seguir leyendo »

El minusválido digital

El minusválido digital

Desde hace 40 años juego al baloncesto pero nunca me habían dado un balonazo como el que recibí hace un par de días. La radiografía es de mi mano izquierda. Aparte del dolor, cuando llegué a casa con el brazo escayolado me dí cuenta lo difícil que es hacer tareas cotidianas tan sencillas como ponerse una camisa o partir un trozo de pan con una sola mano.

Pero lo peor llegó cuando me senté delante del ordenador. Afortunadamente el ratón lo puedo manejar sin problemas pero el teclado se ha convertido en un auténtico engorro.

Aprendí a escribir a máquina a los 12 años, en un largo verano en el que tenía mucho tiempo libre. Mil veces me he alegrado de aquel sencillo curso de mecanografía que me permite escribir a una velocidad muy aceptable, con los 10 dedos y, muy importante, sin mirar al teclado.

Ahora, con una mano y solo un dedo útil de la otra, me arrastro como puedo mirando las teclas y sufriendo para escribir cada palabra. Me siento minusválido, en el sentido literal de la palabra. Qué pérdida de tiempo, que poca productividad. Calculo que tardo, al menos, el doble de tiempo en escribir una frase. Probablemente más. Seguir leyendo »

En un día como hoy (6 de enero) no me resisto a la oportunidad de publicar de nuevo el vídeo con el Secreto de los Reyes Magos para atender las cartas de millones de niños.

 

 

Espero que cunda su ejemplo.

 

Los duendes de las estadísticas de WordPress.com prepararon un informe sobre el año 2013 de este blog.

Aquí hay un extracto:

El Museo del Louvre tiene 8.5 millones de visitantes por año. Este blog fue visto cerca de 110.000 veces en 2013. Si fuese una exposición en el Museo del Louvre, se precisarían alrededor de 5 días para que toda esa gente la visitase.

Haz click para ver el reporte completo.

Feliz Navidad

Feliz Navidad

En estos días, creo que todo el tiempo libre hay que dedicarlo a la familia y a los amigos. Seré breve, para ahorrar mi tiempo y el tuyo.

¡Feliz Navidad! a todos y próspero 2014

Y al celebrar el nuevo año, en vez de prometer a todos los que te rodean que vas a dejar de fumar, o ir al gimnasio, lo que tienes que proponerte es dejar de imprimir todos los documentos que pasan por tu ordenador. A ver si este año es, por fin, el año de la “oficina sin papel”, que ya va siendo hora.

 

Síndrome de DiógenesDesde que IBM inventó el Ordenador Personal (PC) en el 82, vivimos en una revolución permanente. Todo cambia. La forma de trabajar, la forma de comunicarnos con los demás, la forma en que nos divertimos (¿ven televisión los jóvenes?).

Todo se vuelve “digital”, hasta las enfermedades. Acabo de consultar en la Wikipedia la definición del “síndrome de Diógenes” y no me extrañaría que dentro de poco tiempo hubiese una entrada dedicada a los “Diógenes digitales”, la versión moderna de este trastorno que lleva a las personas a acumular todo tipo de basura, objetos diversos, ropa… sin ningún sentido, orden ni necesidad. Leo en la Wikipedia que el síndrome de Diógenes afecta al 3% de las personas mayores de 65 años en España y me pregunto a cuantos usuarios de ordenadores afecta la versión digital de este trastorno. Me temo que serán muchísimos más.

Pero empezaré por el principio, por explicar qué tiene esto que ver con la gestión documental. Y la respuesta es: TODO.

Hace unos días me trajeron un ordenador y me pidieron que encontrara unos programas y los copiara en un disco externo. Es algo que me ocurre con cierta frecuencia. Era el ordenador de un programador, de un profesional de la informática, por lo que esperaba encontrarme un sistema de clasificación sencillo y claro y los archivos perfectamente ordenados en carpetas agrupadas de una forma lógica y sistemática. Sería cuestión de unos minutos localizar y copiar lo que andaba buscando.

Lo que me encontré fue el caos más absoluto, el mayor desorden (digital) que he contemplado en 30 años. Seguir leyendo »

caja negra

Como programador y como maniático del orden me gusta mucho el concepto de “caja negra” y lo uso con frecuencia. También me resulta muy apropiado al explicar a los clientes de nuestro software de gestión documental en qué consiste la gestión de procesos (o workflow), pero en muchas ocasiones noto que mi interlocutor no entiende lo que quiero decir.

La “culpa” es de la popularidad de las “cajas negras” de los aviones, los dispositivos que graban las conversaciones de los pilotos y los datos de los instrumentos de vuelo. Cada vez que se estrella un avión en cualquier lugar del mundo la aparición o no de sus cajas negras se convierten en el dato más relevante para los periodistas.

Y no, las cajas negras a las que me refiero al hablar de gestión de procesos no son las que llevan los aviones, que además son naranjas.

Creo que oí por primera vez esta expresión en una clase de electrónica. El concepto era en este contexto muy realista porque, efectivamente, en muchos dispositivos electrónicos existen físicamente cajas negras de plástico dentro de las que hay componentes electrónicos y tienen unos conectores para enchufar cables con una señal de entrada y otros para obtener una señal de salida. Esta es la imagen visual que tengo cuando oigo o utilizo la expresión “caja negra”. Seguir leyendo »

Software libre o propietario

Software libre o propietario

Hoy me he entretenido en una discusión sobre el software libre en un periódico on-line. Ya sé que no tiene sentido, que acabas discutiendo con descerebrados y que hay muchas posibilidades de que termines cabreado con un desconocido. Es un viejo tópico: “No discutas con un imbécil porque acabas en su terreno y ahí tiene ventaja”.

Pero el título del artículo me ha enfadado tanto que me he dejado llevar y he enviado un comentario. Rápidamente contestado con acritud por la siempre vigilante comunidad de defensores del software libre, que como bien sabe todo el mundo, es más una secta que un grupo de tecnólogos. Aunque lo mismo se puede decir de los fans de Apple 🙂

Bromas aparte (tengo grandes amigos aficionados al Linux y no quiero que se enfaden), decía que el título no me ha dejado indeferente. Dice así: “¿Cómo sería nuestra vida si todo el software del mundo fuese libre?”

Pues un desastre. Está claro. Seguir leyendo »