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ErnestoVivimos en la era de la información. Últimamente, del exceso de información. Es abrumador. Documentos, videos, fotos…. correos electrónicos (lo peor). Todo se mide por miles, decenas de miles.

Cuando manejamos papeles, el exceso se hace evidente porque ocupa espacio. Montones de papeles en las mesas. Las estanterías llenas. Los archivadores a tope. Llega un momento en el que no tenemos más papeles simplemente porque no caben.

Con la documentación digital el problema es diferente. Los ficheros no ocupan espacio físico y desde hace unos años el espacio “virtual” es casi ilimitado. Incluso si almacenas fotos y videos un disco duro externo que cuesta menos de 100€ tiene hoy 2 TB de capacidad. Suficiente para archivar millones de documentos.

Ahora el problema no es el “espacio”. Puedes, virtualmente, archivar TODO lo que quieras. El problema es encontrar lo que has archivado. Hace un rato, unos días o un par de años.

En el caso de los archivos digitales de una empresa, la necesidad habitual es buscar el contrato que firmaste con un proveedor hace unos meses (no sabes si 5 ó 9), una factura de un hotel o la tarjeta de visita (escaneada) de un contacto interesante que hiciste el año pasado en una feria y del que no recuerdas el nombre.

Los programas de gestión documental, al menos los buenos, proporcionan algunas herramientas de búsqueda que resuelven en parte este problema. Y de entre las funcionalidades que ayudan hay una que muchos usuarios creen que es la panacea: la búsqueda “full text”, la posibilidad de acceder a todas las palabras que forman los documentos, de usarlas todas como palabras clave de búsqueda. Esto es una ayuda, sin duda, y muy útil en muchas ocasiones, sobre todo si buscas un contrato que firmaste con un tal “Ernesto Baroja” que seguro que hay pocos, en tu archivo digital. Pero si buscas a un tal “José Gómez” puede que no sea tan sencillo. Seguir leyendo »

virusEn los últimos días el número de correos con virus se ha multiplicado (al menos en España) hasta el punto de que ha sido noticia de primera plana. Se habla de cientos de miles de ordenadores infectados.

Pero ya antes de leer esa noticia tres de nuestros clientes se infectaron el mismo día, a pesar de nuestras advertencias frecuentes sobre este problema que incluían la operativa concreta con la que se propaga.

Los virus hace mucho tiempo que dejaron de ser un tema divertido de conversación entre frikis de la informática y se han convertido en un problema real que cuesta mucho tiempo y dinero a las empresas y los profesionales. A todos los que usamos ordenadores (es decir, a todo el mundo).

Y en el contexto de este blog, la pregunta es si un buen programa de gestión documental ayuda a defendernos de esta amenaza. La respuesta es sí, como veremos a continuación.

Antes de nada y para ayudar a luchar contra esta plaga, una descripción breve del ataque reciente:

1.- Un ruso, ucraniano, búlgaro… manda millones de correos electrónicos desde su país, impunemente.

2.- Los usuarios reciben (recibimos, yo también) un correo en el que una empresa de mensajería (TNT, SEUR, Correos o cualquier compañía local) nos informa que hemos recibido un paquete y que podemos recogerlo en la oficina más próxima. Tenemos que imprimir el fichero adjunto (un archivo .zip) y pasar a retirarlo.

Hasta hace poco estos mensajes estaban escritos en inglés o eran una mala traducción pero en los últimos meses han mejorado este problema y están escritos en un perfecto castellano. Seguir leyendo »

(Este post es continuación del anterior. Léelo antes, si no has hecho ya)

big dataLos dos últimos pasos de este proceso “tipo” de digitalización progresiva no los dan todas las empresas. Algunas, simplemente porque no tienen volumen suficiente de datos que lo justifiquen. Otras porque no son conscientes (aún) de las ventajas que proporcionan.

Pongámonos en el caso de una empresa de un cierto tamaño que sí tiene un volumen de información importante. Ya ha recorrido todo el proceso anterior (descrito en el post previo) pero se da cuenta de que necesita herramientas más potentes para gestionar mejor los datos que acumula en su trabajo diario. Podemos decir, en resumen, que su ERP “de toda la vida” se le ha quedado corto.

El siguiente paso sería realizar análisis de sus procesos de negocio, de sus bases de datos de pedidos, facturas, cobros… y también de la gestión del almacén, inventario, procesos de producción…

Es el momento de instalar un programa de “business analytics”, un software que consulta toda la información de la empresa, agrupa resultados relevantes, cruza datos de diferentes departamentos, busca patrones y, con todos estos datos genera informes y gráficos con información relevante para los gestores.

Este tipo de programa necesita una adaptación a las necesidades concretas de cada cliente para elegir los datos de entrada relevantes y el formato de los datos de salida, de los informes generados. Por este motivo, las versiones más recientes suelen incluir un interfaz muy sencillo para crear “cuadros de mando” (dashboards) a medida a partir de plantillas predefinidas y componentes visuales.

Con su ayuda, los administradores de una empresa puede conocer prácticamente en tiempo real información muy importante para una gestión eficaz. Por ejemplo: Seguir leyendo »

El imparable y muy provechoso paso de las empresas del siglo XIX a la gestión digital del XXI

Archivo históricoParece que siempre estuvieron aquí, pero los ordenadores personales solo llevan 30 años entre nosotros. Y si hablamos de uso generalizado, la cifra quizás se reduzca a 20 años. Que no son nada.

Creo que es muy interesante, muy didáctico, repasar brevemente el “camino” que han recorrido miles de empresas, instituciones públicas, autónomos… desde la máquina de escribir, los papeles amontonados en los archivos y los libros de contabilidad a la moderna empresa digital, a la “oficina sin papeles” que hoy es una realidad en muchas empresas (aunque no todas, desde luego).

Es un recorrido interesante que he vivido en primera persona en MTC Soft y como espectador a través de muchos clientes y amigos. Es un camino que ha llevado muchos años pero que se puede recorrer ahora en unos días, quizás unas semanas. Y es un cambio a mejor, un cambio que merece la pena.

Veamos cómo ha ocurrido en una empresa “tipo”, en una empresa representativa de las miles de PYMES, grandes empresas, Administraciones Públicas… también de autónomos y particulares, que han evolucionado del mundo analógico al digital (en adelante me referiré a todas ellas con la palabra “empresa” para simplificar).

El primer paso, al igual que en la mayoría de las empresas, fue crear pequeñas bases de datos para la gestión de las facturas. Cuando una empresa empieza a funcionar puede emitir las primeras facturas con una plantilla en Word, en Excel o, si nos vamos a 1.980 (el PC apareció en el 82) con un formulario de imprenta, normalmente impreso por duplicado y en dos colores: la blanca para el cliente (original) y la rosa para la empresa (copia para la gestión interna).

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Firma no-electrónicaLa firma digital es una de las “tecnologías” que iba a revolucionar el mundo pero que no acaba de triunfar, no se acepta masivamente o, al menos, no ha conseguido desbancar a la “obsoleta” firma manuscrita. Es cierto que ya hay bastantes operaciones telemáticas en las que se usa con cierta frecuencia, pero no es menos cierto que en los más de 15 años que han transcurrido desde las primeras normas que pretendían generalizar su uso y a pesar del decidido empeño de algunas Administraciones Públicas e innumerables empresas privadas, no acaba de triunfar.

De hecho, es odiada con frecuencia. Yo mismo la maldije, hace solo unos días. Y creo que con sobrados motivos.

¿Por qué será tan difícil incorporar ciertas tecnologías en las tareas cotidianas?

¿Por qué algunos “informáticos” siguen sin conseguir que el uso de ciertas funciones de sus programas funcionen tan mal?

¿Por qué tengo que recurrir a un técnico experto para firmar un simple papel y enviarlo al Ministerio?

Algo no acaba de funcionar en la “revolución informática”.

No puede ser que una persona con conocimientos informáticos bastantes avanzados (yo) pierda una hora para firmar un documento con un certificado digital, que no encuentre la solución en el manual de la página Web del Ministerio en cuestión, que la ayuda que encuentro buscando en Google no sea suficiente y que, finalmente, tenga que recurrir a los técnicos de mi empresa (de software) para que recuerden un “truco” totalmente inesperado y escondido en un recoveco de un menú para poder firmar un simple documento electrónico.

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ficod

(Inscripción gratuita)

Del 2 al 4 de diciembre se celebra en Madrid la feria FICOD en la que estaré presente con un stand de MTC Soft.

Será un momento estupendo para vernos en persona y conocer nuestra solución de gestión documental, ArchivaTech, o nuestro programa de análisis de reputación digital, LinguaBuzz.

Espero verte por allí.

Ponle un airgbag a tu ordenador.

airbagEn un intervalo de dos semanas, dos de mis clientes han sufrido el ataque de dos virus muy similares.
Todo empieza con un correo aparentemente inofensivo, un aviso de llegada de un paquete de UPS, seguido del click de un usuario confiado que descarga el documento adjunto (un fichero .zip) y el contagio inmediato de su ordenador.
El virus empieza inmediatamente su doble tarea: por un lado se propaga al resto de los ordenadores de la red local (un despacho profesional), incluyendo los servidores, y por otra lado comienza a encriptar todos los documentos que abre el usuario con su ordenador infectado. En, literalmente, unos minutos, el daño es considerable y el usuario y sus compañeros empiezan a tener problemas de acceso a sus ficheros, incluyendo la base de datos del programa de gestión. En ese momento es cuando nos llaman, demasiado tarde para salvar los ficheros encriptados.

En realidad, el virus hace una tercera tarea: va dejando mensajes en las carpetas raíces de cada disco duro indicando que pueden descargar un programa para “desencriptar” los ficheros, previo pago de 500 euros.

No es un virus divertido, inocente, anecdótico. Es, simplemente, una extorsión pura y dura.
Y es algo que nos puede pasar a cualquiera. En cualquier momento.

Estos ataques deben estar resultando muy rentables porque el número se ha incrementado sensiblemente en los últimos meses. Además ya no son tan “obvios” como al principio. Ya no están en inglés ni son una mera traducción con un programa automático. Son correos con una apariencia muy realista y, por tanto, mucho más peligrosos. Yo mismo estuve a punto de caer en la trampa. Era un aviso de Amazon y, casualidad o no, había hecho un pedido el día anterior por lo que estaba esperando un correo de ese estilo. Me salvé porque no tenía sentido que adjuntase un fichero comprimido y eso me puso sobre aviso.

¿Podemos hacer algo para defendernos de estos ataques?
Obviamente hay varias normas básicas que todos conocemos: tener el antivirus actualizado, no abrir mensajes sospechosos, no pensar que una viuda nigeriana nos va a dar 3 millones de euros por hacerle una gestión, etc… Pero, siempre, siempre, a pesar de todas estas medidas de precaución, siempre existe la posibilidad de que se cuele algún virus hasta en las empresas más precavidas. Seguir leyendo »

(Relato de ficción de verano)

Derrotado por la tecnología

Derrotado por la tecnología

Pedro miró el reloj por vigésima vez. Ya casi eran las 9 de la noche y a estas horas debería estar sentado en su casa, relajado, y no en su despacho, delante de la odiosa pantalla del ordenador.

Y lo peor es que no sabía cuánto tiempo iba a necesitar para enviar de una vez el maldito documento a la Agencia Tributaria con la mucho más maldita firma digital que se escondía en algún recoveco del siempre odiado ordenador. Llevaba toda la tarde luchando con mensajes que no entendía, con textos de ayuda que parecían escritos por ingenieros de la NASA y con páginas Web que parecían reírse de él.

Se levantó a estirar las piernas y dio un paseo por su despacho. Había un desorden bastante evidente. No es que hubiera papeles por todas partes, es que había montañas de papeles por todas partes. Todas. En las mesas, en las estanterías, junto a la fotocopiadora, encima de algunas sillas. ¿Cómo había llegado a esta situación?

25 años atrás las cosas iban mucho mejor. Después de unos años aprendiendo en la gestoría de un amigo de su padre, se había decidido a montarse por su cuenta. Tenía varias clientes, una buena formación como licenciado en Derecho, experiencia gestionando los documentos de varias empresas de la ciudad… Era el momento de dar el paso adelante, y lo dio.

Unas oficinas modernas. Un par de ayudantes y una secretaria. Seguir leyendo »

big data

En todos los informes, predicciones, visiones… sobre el futuro, aparece el Big Data como una de las áreas más interesantes para trabajar.
Junto al grafeno, los coches eléctricos, el cloud computing y el “Internet de las cosas”, el Big Data es omnipresente en todas las listas de tecnologías, tendencias, retos…

Esto ha provocado que todo el mundo hable del Big Data. Y esta ubicuidad ha conseguido que nadie sepa muy bien qué es exactamente. Me recuerda a la Web 3.0, de la que todo el mundo opina pero pocos saben realmente.

No voy a ser yo el que resuelva la duda, entre otras cosas porque no creo que haya, aún, una forma única de decir qué es. Pero sí tengo una opinión e, incluso, una que tiene una conexión con la gestión documental (motivo último para que aparezca este tema en este blog).

La definición obvia del “Big Data” es el tratamiento de “grandes” volúmenes de datos.

Pero con esta definición en seguida surge el primer problema: ¿cuánto de “grande” tiene que ser una base de datos para que la consideremos “Big Data”?

Teniendo en cuenta que la capacidad de los discos duros y pen-drives (y el almacenamiento gratuito en la nube) se duplica cada año o año y medio, está claro que el concepto de “grande” cambia cada poco tiempo. Y según quien lo usa. Lo que para una PYME puede ser Big Data, para Oracle o EMC es trivial. Así que tenemos que mejorar un poco esta definición.

Personalmente me gusta utilizar una un tanto subjetiva. Creo que una base de datos (de clientes, facturas, cobros…) se convierte en “Big Data” cuando se vuelve inmanejable sin la ayuda de herramientas de análisis complejas. Seguir leyendo »

big data

Repetimos el evento el viernes 12 de septiembre de 2014.

El próximo martes 18, a las 9:30, participo en un evento sobre Big Data en la sede de la Comisión Europea en Madrid, en Castellana 46.

El programa de la jornada es el siguiente:

 

 

 

 

“Big Data:  impacto empresarial y modelos de negocio”

En este Encuentro, se tratará el marco general del Big Data dentro de la estrategia corporativa de una empresa. Se revisará la situación actual del entorno Big Data desde un punto de vista estratégico, así como el impacto, tendencias y oportunidades de negocio. En particular se verán diferentes aplicaciones de uso como impacto en los modelos de negocio, captación y fidelización de clientes, optimización de la cadena de suministro, gestión del riesgo o desarrollo de nuevos productos.

Programa

9:30. Apertura Institucional – Francisco Fonseca. Director de la Representación en España de la Comisión Europea.

9:45 – 11:15. Mesa Redonda 

Fernando Moreno Torres  Director General de LinguaBuzz Software. Empresa especializada en  Big Data, reputación digital y análisis de sentimiento.

Vidal Fernández  Chief Analytics Officer en D3 Predictive Aanalytics Partners.

Francisco Javier Antón Vique Presidente de la Fundación Big Data.

Martín García Vaquero CEO del Foro de Innovación y profesor asociado en diversas Escuelas de Negocio.

11:15. Networking

Comisión Europea – Representación en España Pº de la Castellana, 46. Madrid

Inscripciones: https://www.ticketea.com/big-data-impacto-empresarial-y-modelos-de-negocio/

 

Para los que estéis en Madrid es una ocasión estupenda de conocer más sobre esta tecnología tan de moda (en el sentido constructivo de la palabra) y con tanto futuro.

Y de conocernos personalmente. Te espero.