Gestión Documental Para Gente (Casi) Normal

Con frecuencia me sorprendo al ver el desorden en el que «viven» y trabajan algunos profesionales. Despachos de abogados, gestorías, empresarios de todo tipo… en los que las montañas de papeles campan a sus anchas en las mesas, estanterías… a veces hasta en el suelo. «La oficina con papeles», como dijo un programador que me acompañó en una ocasión.

Cuando a estas personas, abogados, gestores, gente ocupada, les hablas de gestión documental, de digitalizar documentos, casi siempre la respuesta es: «no tengo tiempo».

Muchas veces la contestación completa, lo que están pensando (se nota) es: «no puedo perder el tiempo en esas tonterías. Tengo que trabajar en temas más importantes que ordenar papeles y clasificar documentos».

Sin embargo, esa misma persona perderá mañana, y pasado mañana y muchos otros días 5, 10, 20 minutos en buscar un contrato que no sabe dónde dejó, una escritura en un archivo polvoriento o una factura en una montaña de papeles.

Todo el mundo ve el coste «inmediato» de escanear y guardar con cierto cuidado un papel, pero no ve el ahorro a largo plazo que supone este pequeño esfuerzo. El «cortoplacismo» (horrible palabro pero muy expresivo) mata la planificación a medio y largo plazo. Como niños pequeños, muchos profesionales necesitan el premio inmediato, una recompensa «ya» para afrontar un cambio, aunque sea a mejor.

Y en muchas ocasiones se defienden diciendo «yo soy así», «no voy a cambiar a mis años», «esto es lo que hay».

¡No es cierto! Todos podemos cambiar, mejorar, adaptarnos. Una de las características de la inteligencia es la flexibilidad para aprender cosas nuevas, para amoldarnos a un entorno que cambia. Y todo cambia en estos últimos años.

No podemos ver un archivo de papel y pensar que es imposible librarse de él. Una lista de 9.000 correos en la bandeja de entrada y asumirlo como inevitable.

Hay que cambiar. Ya es hora de afrontar el futuro.

Nota personal: hoy cumplo 50 años. Son muchos años. En los últimos 31, me he ganado la vida desarrollando software, aunque hace ya casi 20 que soy más empresario (gestor) que programador. Tal como está el país, con el envejecimiento de la población, creo que lo tendré que seguir haciendo al menos otros 20 (si no 30) años más. Así que, hace unos meses, cuando la fecha de mi cumpleaños se acercaba, cuando se me iba echando encima el medio siglo de vida (he dado 50 vueltas alrededor del sol, como me ha recordado un «amigo»), pensaba que era hora de aprender cosas nuevas. Así que he aprendido (de nuevo) a programar. No ha sido fácil. No ha sido rápido. No ha sido cómodo. Pero ahora, 6 meses después, lo disfruto cada día. Disfruto de haber sido capaz de reinventarme, de hacer lo que hice con 20 años: aprender algo (grande) nuevo. No me va a cambiar la vida radicalmente, pero sí me da muchas satisfacciones. Cada día. Ha merecido la pena.