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Archive for the ‘Instalación de un sistema de gestión documental’ Category

(Recuerda leer el post anterior antes que éste, que es la segunda parte)

Tras la primera selección del “tipo” de programa que buscas, que necesitas en tu empresa, deberías tener un grupo relativamente pequeño de programas entre los que elegir. Son programas que cumplen los requisitos imprescindibles para tí y cualquiera de ellos debería ser válido. Ahora se trata de elegir el mejor, el más adecuado de este grupo de elegidos.

Llevo más de 20 años oyendo decir que “todos los programas son iguales” pero esto no es así. Aunque un Fiat Panda y un Mercedes CLS tienen, ambos, 4 ruedas, un volante, un motor y te llevan a dónde tú quieres pero nadie, nadie, diría que “son iguales” (tampoco cuestan lo mismo), dos programas de ordenador pueden parecer iguales porque realizan las mismas funciones y cubren los mismos objetivos y, sin embargo, ser completamente diferentes en la práctica.

Y “la práctica” es el uso diario y el aumento en la productividad en la empresa. No olvidemos, que se olvida con frecuencia, que este software es, por encima de todo, una herramienta para facilitar el trabajo, para reducir el tiempo empleado en las tareas diarias. Seguro que no compras un coche por su hoja de características técnicas. Seguro que, como mínimo, vas a verlo en persona, a probar la comodidad de los asientos, el tacto de la palanca de cambios. Probablemente incluso te darás una vuelta antes de tomar la decisión final. Con el software pasa exactamente lo mismo.

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10 consejosHace unos días coincidía con un amigo abogado, del que ya he hecho algún comentario en este blog, y volvimos a comentar el (lamentable) estado de los papeles en su despacho. Tiene, literalmente, montañas de papeles por todas partes. Y cuando digo “todas” es “todas”, incluyendo su mesa, estanterías, sillas y suelo. ¡De su despacho! no solamente de su archivo. Tiene, además, cuatro trasteros llenos de papeles antiguos y cuando le piden un documento de su “archivo” tarda hasta dos días en encontrarlo, si es que lo encuentra.

Le pregunté por sus papeles, como si no me importara nada, y me confesó que siguen igual que la última vez que lo vi. Y pensé para mi: si me compra mi programa de gestión documental y me dice que le ayude a instalarlo en su bufete (que son 16 abogados) me meto en un buen lío. No sabría por dónde empezar. Confieso, un poco abochornado, que casi me alegré de que no me lo pidiera.

Luego, más tranquilamente, pensé en la mejor forma de afrontar un reto de este calibre. No es fácil. No es rápido. Pero se puede hacer. Hay varias formas de afrontarlo aunque quizás la mejor forma de digitalizar los archivos de un cliente tan complicado es planificarlo bien, y luego improvisar, para adaptarse a su forma de trabajar y hacer una transición al “mundo digital” lo menos traumática posible.

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Con frecuencia me consultan, a través de este mismo blog o en mi página Web, www.archivatech.es, sobre los pasos a dar para poner en marcha una “empresa de gestión documental”. Aunque es un asunto que he tratado “lateralmente” en varios post anteriores, voy a escribir uno específico para contestar a todos estos lectores interesados (y para ahorrarme algunas docenas de correos electrónicos de contestación).

Lo primero, sin duda: léete este blog. De arriba a abajo. No es imposible: un visitante del pasado SIMO me dijo que lo había hecho. Y no es broma. En estos 160 posts, escritos en los tres últimos años, hay mucha, mucha información interesante para alguien que quiere comenzar un proyecto relacionado con la gestión documental.

Lo segundo, si no lo has hecho hace un momento: léete el post “Las 5 patas de un proyecto de gestió documental” y visiona el video con detenimiento. Es un primer paso imprescindible: saber a qué “parte” de la gestión documental te quieres dedicar. Porque ese es el …

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Cómo elegir la mejor arquitectura para mi empresa.

Elegir una arquitectura Una de las “maldiciones” de nuestra época es tener que elegir continuamente. Hay un exceso de oferta en cualquier ámbito que imaginemos que nos obliga a tomar decisiones a cada momento. Si voy a comprar un portátil nuevo, hay unos 200 modelos para elegir, a cual más atractivo. Si cambio de móvil, sólo en decidir si Apple, un Android o los nuevos Nokia con Windows Phone ya me puede dar un buen dolor de cabeza.

Y si lo que vas a comprar es un nuevo coche: puedes pasarte meses leyendo revistas especializadas y comparando entre docenas de modelos (aunque muchos encuentra atractivo este “trabajo”).

Me gusta mucho el ejemplo del coche nuevo porque encuentro un gran paralelismo con algunas decisiones relativas a la compra de nuevos equipos informáticos. Y como de coches sabemos todos, seguro que se puede aprender algo del proceso.

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Aunque sin saberlo, la primera decisión que debe tomar una empresa que decide instalar un programa de gestión documental es la arquitectura de la solución elegida, que no es otra cosa que la manera en que se conectan los distintos elementos que forman el sistema.

En proyectos de gestión documental los elementos fundamentales son el servidor y los puestos de trabajo.

En el servidor se guardan todos los documentos (archivos) que forman nuestra base de datos documental, así como los datos accesorios de cada uno de ellos.

Los puestos de trabajo son los ordenadores (de sobremesa o portátiles) y demás dispositivos (tabletas como el iPad o teléfonos móviles) desde los que accedemos a nuestros datos y con los que añadimos nuevos documentos e información.

La arquitectura elegida condicionará la forma de trabajar, por lo que es una decisión fundamental. Merece la pena, por tanto, conocer las opciones disponibles para saber cual es la más adecuada para “mi” situación. Con frecuencia los vendedores de software “olvidan” las que no corresponden a su oferta y dan por sentado que nos interesa la “suya”, descartando otras posibilidades que pueden ser más adecuadas para nuestra empresa.

Yendo de menos a más, en complejidad, tamaño y posibilidades, estas son las opciones que tenemos: (más…)

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Gestión documentalUno de mis lectores me plantea varias preguntas sobre un proyecto que va a presentar a un cliente y, específicamente, qué ventajas o inconvenientes tiene el enfoque de las “5 patas” frente al suyo. Creo que es un ejemplo interesante así que, tras pedirle su aprobación, le contesto “públicamente” para que pueda servir de ayuda para otras personas interesadas en proyectos similares.

Al final del post está su “propuesta”, que puedes consultar antes de leer las preguntas y respuestas, pero que intentaré reproducir en sus partes más importantes al contestar para ahorrarte esa consulta.

Estas son sus dudas:

1. Quisiera tu opinión con relación al sistema de gestión documental que te detallo líneas abajo y que se basa en 3 puntos, versus el sistema de gestión documental basado en las 5 “patas”.

Cuando comento en mi post que un proyecto “integral” tiene estas 5 “patas” o partes ya indico que no siempre son necesarios todos los “módulos”. En realidad, este que me plantea no está muy alejado, aunque hay algunas diferencias que me gustaría resaltar (y son válidas para cualquier proyecto). (más…)

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Balanza de costesObviamente la respuesta es SÍ o al menos esa es mi opinión. Pero hoy voy a intentar “convencer” a algunos aficionados recalcitrantes al papel impreso utilizando un razonamiento práctico, objetivo (si es posible) y exclusivamente económico. Para eso nada como la “teoría de juegos” de mi post anterior (léelo ahora mismo si no lo has hecho ya). Unas pocas cuentas (muy simplificadas) y una conclusión que, espero, sea positiva.

Instalar un sistema de gestión documental que me permita prescindir de los documentos en papel (o de la mayor parte de ellos) en mi trabajo diario es una decisión que tiene un coste importante. No solo la instalación inicial sino el tiempo de digitalización del archivo histórico y de los documentos nuevos que se van generando y recibiendo. El coste más “evidente” es el de adquisición de equipos (escáneres, un servidor nuevo, la licencia del programa, la formación inicial del personal…) Si montas software libre te puedes ahorrar la licencia pero probablemente te cueste más la formación (ya sabes mi opinión sobre el software libre :))

Sin embargo esto es lo de menos. (más…)

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