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Archive for the ‘Instalación de un sistema de gestión documental’ Category

Cómo elegir la mejor arquitectura para mi empresa.

Elegir una arquitectura Una de las “maldiciones” de nuestra época es tener que elegir continuamente. Hay un exceso de oferta en cualquier ámbito que imaginemos que nos obliga a tomar decisiones a cada momento. Si voy a comprar un portátil nuevo, hay unos 200 modelos para elegir, a cual más atractivo. Si cambio de móvil, sólo en decidir si Apple, un Android o los nuevos Nokia con Windows Phone ya me puede dar un buen dolor de cabeza.

Y si lo que vas a comprar es un nuevo coche: puedes pasarte meses leyendo revistas especializadas y comparando entre docenas de modelos (aunque muchos encuentra atractivo este “trabajo”).

Me gusta mucho el ejemplo del coche nuevo porque encuentro un gran paralelismo con algunas decisiones relativas a la compra de nuevos equipos informáticos. Y como de coches sabemos todos, seguro que se puede aprender algo del proceso.

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Aunque sin saberlo, la primera decisión que debe tomar una empresa que decide instalar un programa de gestión documental es la arquitectura de la solución elegida, que no es otra cosa que la manera en que se conectan los distintos elementos que forman el sistema.

En proyectos de gestión documental los elementos fundamentales son el servidor y los puestos de trabajo.

En el servidor se guardan todos los documentos (archivos) que forman nuestra base de datos documental, así como los datos accesorios de cada uno de ellos.

Los puestos de trabajo son los ordenadores (de sobremesa o portátiles) y demás dispositivos (tabletas como el iPad o teléfonos móviles) desde los que accedemos a nuestros datos y con los que añadimos nuevos documentos e información.

La arquitectura elegida condicionará la forma de trabajar, por lo que es una decisión fundamental. Merece la pena, por tanto, conocer las opciones disponibles para saber cual es la más adecuada para “mi” situación. Con frecuencia los vendedores de software “olvidan” las que no corresponden a su oferta y dan por sentado que nos interesa la “suya”, descartando otras posibilidades que pueden ser más adecuadas para nuestra empresa.

Yendo de menos a más, en complejidad, tamaño y posibilidades, estas son las opciones que tenemos: (más…)

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Gestión documentalUno de mis lectores me plantea varias preguntas sobre un proyecto que va a presentar a un cliente y, específicamente, qué ventajas o inconvenientes tiene el enfoque de las “5 patas” frente al suyo. Creo que es un ejemplo interesante así que, tras pedirle su aprobación, le contesto “públicamente” para que pueda servir de ayuda para otras personas interesadas en proyectos similares.

Al final del post está su “propuesta”, que puedes consultar antes de leer las preguntas y respuestas, pero que intentaré reproducir en sus partes más importantes al contestar para ahorrarte esa consulta.

Estas son sus dudas:

1. Quisiera tu opinión con relación al sistema de gestión documental que te detallo líneas abajo y que se basa en 3 puntos, versus el sistema de gestión documental basado en las 5 “patas”.

Cuando comento en mi post que un proyecto “integral” tiene estas 5 “patas” o partes ya indico que no siempre son necesarios todos los “módulos”. En realidad, este que me plantea no está muy alejado, aunque hay algunas diferencias que me gustaría resaltar (y son válidas para cualquier proyecto). (más…)

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Balanza de costesObviamente la respuesta es SÍ o al menos esa es mi opinión. Pero hoy voy a intentar “convencer” a algunos aficionados recalcitrantes al papel impreso utilizando un razonamiento práctico, objetivo (si es posible) y exclusivamente económico. Para eso nada como la “teoría de juegos” de mi post anterior (léelo ahora mismo si no lo has hecho ya). Unas pocas cuentas (muy simplificadas) y una conclusión que, espero, sea positiva.

Instalar un sistema de gestión documental que me permita prescindir de los documentos en papel (o de la mayor parte de ellos) en mi trabajo diario es una decisión que tiene un coste importante. No solo la instalación inicial sino el tiempo de digitalización del archivo histórico y de los documentos nuevos que se van generando y recibiendo. El coste más “evidente” es el de adquisición de equipos (escáneres, un servidor nuevo, la licencia del programa, la formación inicial del personal…) Si montas software libre te puedes ahorrar la licencia pero probablemente te cueste más la formación (ya sabes mi opinión sobre el software libre :))

Sin embargo esto es lo de menos. (más…)

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Digitalizar un archivoHay muchos motivos para montar un sistema de gestión documental. El más evidente (quizás por el nombre) es la mejora en la productividad, en la “gestión” de la documentación: búsquedas rápidas, distribución entre los usuarios, clasificación “inteligente”… Pero últimamente, quizás por la crisis que todo lo contamina, los nuevos clientes que visito suelen estar especialmente interesados en la digitalización de sus archivos en papel. Trasteros, armarios, almacenes, estanterías… llenas de miles y miles de papeles. A veces lejos y otras en la propia oficina, estorbando, ocupando un espacio valioso (literalmente). Archivos que molestan pero que necesitamos consultar con frecuencia.

Ganar ESPACIO, ese bien escaso, ese lujo del que pocas veces disfrutamos en las oficinas, en las empresas, en las Administraciones Públicas. Este resulta ser el motivo principal por el que muchos quieren dar el paso al documento electrónico, por el que están dispuestos a pagar un precio. Pero, ¿cúal es ese precio?

Con frecuencia me encuentro con nuevas instalaciones que se ven frenadas por el coste de digitalización del archivo, un valor muy alto, mientras que el precio de nuestro software resulta casi despreciable en comparación. Y es lógico. Mientras que un programa de ordenador se monta en pocas horas digitalizar un archivo que ocupa varias habitaciones puede llevar meses de trabajo manual a un equipo de varias personas. (más…)

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La duda se reduce a “cómo hacerlo”.

gestión documental yaEn las últimas semanas he visitado no menos de 10 posibles clientes, gracias a las gestiones de nuestro distribuidor en Sevilla. Han sido empresas de todo tipo, desde bufetes de 2 abogados en el centro de la ciudad a fábricas de mayonesa en las afueras. Ayuntamientos, asesorías, fundaciones… de todo. Y todos ellos tienen un punto en común: quieren librarse de los papeles.

Ya no hay que “convencer” a nadie de las bondades de la digitalización de los archivos: todos la desean. Del ahorro de tiempo en las búsquedas, de la liberación de espacio que se puede conseguir (uno de los bufetes que hemos visitado tiene un piso entero lleno de papeles, además de una habitación completamente llena en su despacho actual).

Hemos, afortunadamente, llegado a una nueva etapa en la que la pregunta no es si debo instalar un sistema de gestión documental sino cómo debo hacerlo, cual es la mejor forma posible.

Y aquí también se repiten los comportamientos. Y los errores.

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La paradoja del vendedor.

La paradoja del vendedor¿Cómo empiezas el trabajo cada mañana? O más bien, ¿por dónde empiezas?

Básicamente hay dos opciones:

a) Primero las cosas importantes, a menudo largas y complicadas. Luego las tareas “secundarias” y pequeñas.

b) Empezar por “despejar la agenda”, la mesa, la bandeja de entrada… de pequeñas tareas antes de afrontar las más complejas y, con frecuencia, también más importantes y largas.

Ya sé que es una clasificación muy subjetiva y, sin duda, simplista. Todo este artículo va a tener este problema, me temo. Pero sigo avanzando a ver si saco alguna conclusión.

A mí me gusta más la opción b. Antes de enfrentarme a una tarea complicada, sobre todo si sé que me va a llevar bastante tiempo (pongamos 2 ó 3 horas seguidas) antes, como decía, me gusta despejar mi lista de “tareas pendientes”. Por ejemplo, trabajo habitualmente con la mesa totalmente libre de papeles, salvo los que esté utilizando en ese momento para la tarea concreta que estoy desarrollando.

Creo que es una costumbre de mis tiempos de estudiante en la universidad, cuando mi mesa no era muy grande y los apuntes, libros y notas de cada asignatura ocupaban toda mi superficie de trabajo y no había, por tanto, hueco para papeles o libros de otras materias. Pero quizás no sea una costumbre, sino una forma de ser. Creo que la expresión “maniático del orden” ya la he usado en este blog anteriormente.

Costumbre o no, antes de afrontar una tarea larga me gusta dar un repaso a la bandeja de entrada del correo, mi documento con la lista de tareas pendientes y, por supuesto, a papeles que tenga encima de la mesa o notas amarillas pegadas en el monitor. Me resulta mucho más fácil concentrarme y dedicarme “en exclusiva” durante una o varias horas a una sola tarea.

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informática distribuidaHabitualmente se utiliza este término para referirse a redes de ordenadores que colaboran para realizar cálculos complejos de una forma coordinada. Pero no es de “eso” de lo que yo quería hablar aquí. Utilizo esta expresión para algo mucho más sencillo, para resolver una duda recurrente en nuevas instalaciones: ¿Qué es mejor, una impresora grande, potente, muy rápida, o varias impresoras más sencillas, lentas y baratas? Y dónde digo impresora, puedes decir exactamente igual “escáner”. Uno muy potente, de 100 páginas por minuto, conectado en red, de varios miles de euros. O varios mas pequeños, de 20 a 40 páginas por minuto y pocos cientos de coste. No es una decisión fácil y conviene darle más de una pensada antes de decidir, porque no hay vuelta atrás.

Obviamente no se puede responder a esa pregunta sin conocer algún dato más de la instalación. El número de usuarios, la distribución “física” de cada uno de ellos, el tipo de trabajo que realizan… No quiero responder “a la gallega”, es que realmente cada situación requiere una respuesta personalizada. No hay verdades absolutas. Ni siquiera al comprar una impresora o un escáner. (más…)

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Una de las decisiones más importantes al instalar un sistema de gestión documental en una organización (empresa, AAPP… ver nota al pie) es la base de datos en la que almacenar los miles, decenas de miles… o millones de documentos que se van a gestionar con el nuevo software.

Aunque parezca una decisión “técnica”, sus consecuencias son muy importantes por lo que no debe dejarse de lado como una “característica técnica más”. Estamos hablando del “contenedor” de todos los documentos y una elección incorrecta puede poner en peligro el funcionamiento de la empresa por lo que su elección no debe responder únicamente a criterios técnicos.

Sin ánimo de ser exhaustivo, me gustaría recorrer las diferentes posibilidades que encontramos en el mercado y analizar sus principales ventajas e inconvenientes. Estoy seguro que este sencillo ejercicio será suficiente para tomar una decisión bien fundada o, al menos, servirá para descartar algunas opciones rápidamente.

Empecemos por lo más sencillo: guardo mis documentos como archivos en Windows (o Mac) (más…)

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Valor añadido en un proyecto de gestión documentalNo hay duda de que la gestión documental está de moda. Y, a diferencia del “cloud computing”, no es un invento de los comerciales de las empresas interesadas. Está de moda porque es útil. Porque ahorra espacio, tiempo, a veces de una forma drástica. Porque todos queremos ahorrar papel, despejar las mesas y armarios… Porque es barata, asequible para las PYMES y Administraciones. Porque, en definitiva, da más de lo que cuesta (lo que no se puede decir de muchas otras “soluciones” tecnológicas).

En los últimos meses son muchas las empresas que contactan conmigo porque están pensando ofrecer a sus clientes un servicio de digitalización de documentos en papel y les surgen muchas dudas técnicas y “operativas”. El martes pasado tuve una de esas reuniones, y lo que comenté hace unos días en Sevilla lo voy a poner ahora por escrito, por si estás en esa situación.

Digitalizar el archivo de una empresa o Administración no es sólo cuestión de hacer muchas fotocopias. (más…)

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