Gestión Documental Para Gente (Casi) Normal

Habitualmente se utiliza este término para referirse a redes de ordenadores que colaboran para realizar cálculos complejos de una forma coordinada. Pero no es de “eso” de lo que yo quería hablar aquí. Utilizo esta expresión para algo mucho más sencillo, para resolver una duda recurrente en nuevas instalaciones: ¿Qué es mejor, una impresora grande, potente, muy rápida, o varias impresoras más sencillas, lentas y baratas? Y dónde digo impresora, puedes decir exactamente igual “escáner”. Uno muy potente, de 100 páginas por minuto, conectado en red, de varios miles de euros. O varios mas pequeños, de 20 a 40 páginas por minuto y pocos cientos de coste. No es una decisión fácil y conviene darle más de una pensada antes de decidir, porque no hay vuelta atrás.

Obviamente no se puede responder a esa pregunta sin conocer algún dato más de la instalación. El número de usuarios, la distribución “física” de cada uno de ellos, el tipo de trabajo que realizan… No quiero responder “a la gallega”, es que realmente cada situación requiere una respuesta personalizada. No hay verdades absolutas. Ni siquiera al comprar una impresora o un escáner.

Centraré un poco la pregunta para que pueda contestarla. Una pequeña empresa o departamento de una Administración, con, digamos, 20 usuarios repartidos en varios despachos. Quieren empezar a digitalizar sus documentos y dudan entre comprar un escáner muy grande, la típica impresora multifunción, y colocarla en una sala común, o comprar varios escáneres pequeños para que cada dos o tres puestos de trabajo tengan un escáner “a mano”. Supondremos además que todos ellos realizan un trabajo similar: escanean documentos con relativa frecuencia a lo largo del día, pero no de forma masiva.

Mi respuesta en estos casos siempre es la misma: muchos pequeños (de ahí lo de “informática distribuida”). Y no necesariamente todos iguales.

Me gusta mucho más esta opción. Le encuentro muchas ventajas. Empezaré por la más importante: evitar paseos continuos por la oficina vale mucho. Levantarte de la silla y acercarte hasta el “superescáner” es un trastorno importante. No solo pierdes tiempo, sino concentración. De hecho, creo que puede ser un factor importante para fracasar en un proyecto de digitalización que sea efectivo en toda la empresa. Si queremos que «todo el mundo» se acostumbre a escanear todos los documentos en papel, si estamos buscando un «cambio en el hábito» del trabajo diario, hay que ponerles las cosas fáciles. Y si asocian la digitalización de un papel a levantarse de la mesa y darse un paseo, mal empezamos.

Hay otras ventajas: podemos ponerle a cada uno el escáner que mejor encaja con su trabajo. En administración, uno algo más potente porque lo usan frecuentemente (fi 6130, 900€, 30 páginas por minuto a doble cara). En el departamento técnico, uno más sencillo y compartido entre varios usuarios que están sentados muy cerca (un ScanSnap S1500, 550€, 20 páginas por minuto a doble cara). En recepción (si hay atención a cliente), dependiendo del volumen de trabajo, desde un S1500 a un baratísimo S1100 de una sola cara, pero perfecto para los nuevos DNIs electrónicos.

En definitiva, puedes personalizar el escáner de cada puesto de trabajo y gastor solo «lo necesario» en cada uno. Probablemente el coste total será inferior a la compra de un escáner para toda la oficina.

Y si se rompe un escáner, puedes usar los otros mientras lo arreglan. En el caso de un «superescáner» único una avería puede ser un auténtico trastorno.

Casi todo lo dicho, si no todo, se puede aplicar también a la compra de impresoras. En este caso, además, la posible avería puede ser mucho más decisiva. Una empresa probablemente puede funcionar unos días sin escáner, pero sin impresoras puede ser imposible. Lógicamente, en ningún caso debería tener una sola, pero aún así, me gusta más la opción de ponerle a cada usuario (o 2 ó 3 si están muy cerca) su «impresora personal». Ven fácilmente si se atranca un papel, o cargan papeles con membrete, lo reponen cuando se gasta… y, por encima de todo, se evitan los paseos continuos (algunos encontrarán atractivos estos paseos para romper la rutina, pero mejor que se los den para saludar a un compañero, pero no a cada momento para imprimir cuatro folios).

La respuesta puede ser diferente si lo que hay que montar es un departamento de “digitalización masiva” en el que 4 ó 5 personas estén ocho horas diarias digitalizando. En estos casos puede ser más rentable tener un “superescáner” para una o dos personas, mientras las otras se encargan de clasificar e indexar los documentos, trabajando sobre los archivos creados por los digitalizadores.

Aún en este caso, me sigue gustando más que haya varios escáneres de sobremesa que “complementen” a los de digitalización masiva. Salvo en proyectos muy concretos, lo normal será que haya documentos variopintos, además del grupo principal que se digitaliza de una forma sistemática. Para este tipo de documentos puede ser más efectivo un pequeño escáner ya que la mejora de velocidad de los “grandes” se diluye con el trabajo de clasificación, que no se puede automatizar si los documentos son muy variados. Aquí el proceso de digitalización y clasificación puede resultar más eficiente si se realiza por la misma persona que, con el documento en la mano, lo estudia, escanea y clasifica de una vez.

En resumen, aunque las combinaciones son infinitas y no hay una respuesta válida para todos los casos, me gusta mucho la opción distribuida. Y seguramente el presupuesto será más reducido.

Nota: he utilizado como ejemplo algunos modelos de escáneres Fujitsu porque son los que mejor conozco. Obviamente hay otros fabricantes con modelos de características similares que son igualmente válidos para ilustrar este artículo y para la instalación en un caso real.