Feeds:
Entradas
Comentarios

Archive for the ‘didácticos’ Category

Algunas mentiras sobre el «software libre»

Posted in casos reales, Instalación de un sistema de gestión documental, Uncategorized, tagged , , on 14 julio 2010| 43 Comments »

Hablar mal del software libre es arriesgado en este país, especialmente si vives en Andalucía o Extremadura, donde los políticos de algunos partidos identifican (nadie sabe por qué) el software libre con una visión «progresista» del mundo y el pago de licencia de uso de programas informáticos parece una aberración propia de los dinosaurios de los años 70.

Y lo peor es que esta cultura del «gratis total» ha calado entre la gente joven (y no tan joven) que se descargan de Internet música, películas y programas informáticos sin el menor respeto a la propiedad intelectual de sus creadores. Es decir, sin el menor respeto a unas personas que han dedicado tiempo y dinero a crear una canción, película o programa y que esperan, como casi todo el mundo, cobrar por su trabajo.

Como el tema es muy amplio y las generalidades son siempre injustas, voy a centrar mis comentarios en un caso concreto. Muy concreto. (más…)

Read Full Post »

Gestión segura de la documentación (resumen)

Posted in didácticos, tagged , , on 9 julio 2010| Leave a Comment »

La entrada con la segunda parte de mis reflexiones sobre este tema ha estado solo un par de días en la primera posición, desplazado por la nota sobre la imprevista visita a la radio. Como es un asunto que me parece especialmente importante, lo coloco de nuevo en primera posición, recordándote que tiene 2 entradas.

Este es el enlace a la primera parte y este otro es el enlace a la segunda parte.

Read Full Post »

Gestión segura de la documentación (2/2)

Posted in didácticos, tagged , , , on 5 julio 2010| 1 Comment »

Retomo este artículo que empecé hace más de un mes y se ha visto interrumpido por algunos acontecimientos.

Se trata de una continuación de un artículo que era muy extenso, por lo que debes leer la primera parte antes de leer esta «segunda parte».

Decía, sostenía, que un archivo de documentos electrónicos gestionado por un «buen» programa de gestión documental es más seguro que un archivo de documentos en papel, por más que la primera sensación es la contraria (para algunos, la segunda, tercera y cuarta sensación sigue siendo que el papel es más seguro).

Ya hemos visto (recuerda, la primera parte) que un archivo electrónico es más «frágil» que un archivo en papel, pero que compensa ampliamente esta mayor facilidad de «ser destruido» por la facilidad que nos ofrecen las herramientas informáticas para «clonarlo», para hacer tantas copias como queramos, diariamente si es importante, una posibilidad que no tiene un archivo «físico» de miles o millones de papeles. Y esto resulta muy conveniente para protegernos de grandes «catástrofes», tipo incendio, ataque con un avión suicida, o rotura de la lavadora del vecino del piso superior. (más…)

Read Full Post »

iPad: diario de un usuario

Posted in casos reales, didácticos, tagged , on 7 junio 2010| 3 Comments »

¿Merece la pena comprar el último juguete de Apple?

El miércoles 26, con 2 días de adelanto sobre la fecha prevista (eso sí es una tienda on-line que funciona bien) me entregaron el iPad y desde entonces no he parado de jugar con él. Me han visitado en la oficina varios amigos que, como yo hace unas semanas, se plantean la compra del «gadget» y he recibido muchos comentarios a través del Twitter (¿aún no me sigues? @FernandoMTC), así que he decidido dedicarle unas líneas al «cacharro» y ahorrarme muchas horas de teléfono de una vez. (Por cierto, si crees que el iPad no tiene cabida en este blog,lo que yo me he preguntado también antes de empezar a escribir, hay una nota explicándo porqué me he decidido a incluirlo al final de la entrada).

No creo que tenga más «aparatos» que cualquiera de mis lectores: un iPhone (antes una Blackberry), un ordenador portátil para cuando viajo (lo que ocurre con cierta frecuencia), un ordenador en casa (que utiliza mucho más mi hijo que yo) y un ordenador en la oficina que es donde conservo la mayor parte de mis documentos (lógicamente a buen recaudo en mi servidor con ArchivaTech).

Así que: ¿para que quiero un iPad? ¿Tiene sentido un cacharro más para hacer lo que ya hago con los otros? (más…)

Read Full Post »

Gestión segura de la documentación (1/2)

Posted in didácticos, tagged , , , on 31 mayo 2010| 8 Comments »

Hay varios motivos que pueden llevar a una empresa a montar un programa de gestión documental. Los he comentado en varias ocasiones. Y también suelo comentar que no hay uno más importante que otro: depende de la empresa, de su problema particular, del tipo de información que contienen los documentos. Quizás la primera idea que surge a la mayoría de personas es el ahorro de espacio: cambiar los metros cúbicos de archivo de papel por un pequeño disco duro en un servidor. Otros pensarán que el principal motivo es gestionar bien los documentos, en el sentido de clasificarlos de una forma eficaz y poder localizar cualquiera de ellos rápidamente. (más…)

Read Full Post »

Diario de un usuario: Facturas, facturas y más facturas

Posted in casos reales, tagged , , , , on 24 mayo 2010| Leave a Comment »

Aún a riesgo de resultar un poco pesado, me ha parecido oportuno “rematar” las entradas sobre la gestión de las facturas en las empresas de hace unas semanas (si no las has leído ya ahora es un buen momento) con una última muy práctica en la que explicaré cómo hemos “resuelto” este “problema” en nuestra empresa.

Siguiendo la argumentación habitual de mis videos (espero que hayas visto, al menos, el de la semana pasada), empezaré por el final: qué problema queremos resolver, qué necesidad hay que satisfacer. (más…)

Read Full Post »

Video: las «5 patas» de un proyecto de gestión documental

Posted in didácticos, Instalación de un sistema de gestión documental, Videos, tagged , , , , on 17 mayo 2010| 6 Comments »

En septiembre escribí una entrada sobre este asunto y ahora complemento la información con un video, más ameno que leer todo lo que he escrito al respecto. (Puedes verlo también en You Tube)

Te recuerdo que las «5 patas» son:

(No he puesto enlace al software porque hay muchas entradas en las que comento este tema y no podría destacar una sobre las demás.)

En el video vuelvo a comentar que un proyecto «integral» no se limita a comprar un escáner o un software: hay que tratarlo como la combinación de nuevos «aparatos» (escáneres, destructores), nuevo software (gestión documental, OCR) y, sobre todo, nuevos hábitos de trabajo: nuevos «procedimientos».

Para un problema sencillo, gestionar unos cientos de documentos de 2 ó 3 usuarios, se pueden improvisar soluciones sencillas.

Para «liberarnos» de un almacén con cientos de miles de documentos en papel o dar un paso decidido hacia la «oficina sin papeles» o la «Administración Electrónica» hay que plantearse una estrategia bien definida, definir nuevas formas para manejar los documentos, cambiar hábitos… en definitiva, hay que coger el toro por los cuernos.

Esta entrada, en video, es un experimento. Me vendría muy bien que me comentaras si te parece bien o mal para repetir la «experiencia» más adelante, o limitarme a escribir y dejar los videos para mi canal de You Tube.

Read Full Post »

Facturas, e-Facturas, Facturae y Gestión Documental (y II)

Posted in didácticos, legislación, tagged , on 10 mayo 2010| 5 Comments »

Cómo utilizar un programa de gestión documental para mejorar la gestión de las facturas en una empresa. Facturas recibidas.

En mi entrada anterior (que debes leer antes que ésta si no lo has hecho ya) comentaba que el tratamiento de las facturas recibidas difiere en algunos aspectos esenciales del de las facturas emitidas, por lo que su gestión debe tratarse de forma independiente.

Siguiendo el guión de la entrada anterior, empezaré por las facturas recibidas en papel, las de «toda la vida».

Lo normal es ir «contabilizándolas» conforme se reciben, más o menos al día, introduciendo sus datos fiscales en un programa de contabilidad que me permitirá cumplir con las obligaciones fiscales (declaración de IVA y pago de impuestos), «llevar» la caja y el banco y controlar los pagos a los proveedores. Una vez introducidos los datos, se suele anotar el número (correlativo) de la factura, proporcionado por el programa contable, en una esquina de la propia factura, bien visible, en rojo preferiblemente (también vale en azul 😉 ) se le hacen dos agujeros y se guarda en un archivador en orden inverso (si no, hay que estar pasando todas las facturas cada vez, lo que es un engorro innecesario). Por si fuera poco, si hablamos de un recibo de un peaje, un parking, un taxi… el papel es muy pequeño y suele ser necesario graparlo a un folio en blanco para poder archivarlo con las demás factura. (más…)

Read Full Post »

Facturas, e-Facturas, Facturae y Gestión Documental (I)

Posted in didácticos, tagged , on 5 mayo 2010| 3 Comments »

Cómo utilizar un programa de gestión documental para mejorar la gestión de las facturas en una empresa.

He estado en bastantes conversaciones sobre este tema y muchas veces me ha parecido estar en el típico «diálogo de besugos» en el que todos hablan pero nadie escucha. Y el problema suele ser que hay pequeños matices que suponen sin embargo grandes diferencias en lo que se está diciendo, y en lo que los demás están entendiendo.

Creo que es similar a lo que ocurre con la firma electrónica. O el DNI electrónico: Autoridades de certificación, ficheros resumen, algoritmos de cifrados… conceptos que a todos nos suenan, pero pocos dominan.

Y, en el caso de las facturas, los nombres de las diferentes «versiones» son tan parecidos, que los equívocos son inevitables.

Así que, como siempre, empezaré desde el principio, desde cero, y no pienso entrar en detalles técnicos. Solo quiero dejar claros algunos conceptos básicos que debemos tener muy presentes. El que quiera ampliar la información puede consultar la página «oficial» de factura electrónica que, esta vez sí, es realmente buena, precisa y didáctica. (más…)

Read Full Post »

Diario de un usuario (I)

Posted in casos reales, didácticos, tagged , , , on 26 abril 2010| Leave a Comment »

Creo que ya he comentado en varias ocasiones que a mi experiencia como «vendedor» de nuestro programa de gestión documental y la de ponente en talleres y jornadas se suma mi faceta de usuario «corriente» del programa. Tanto hablar de las ventajas de la gestión documental acabaron convenciéndome a mí mismo, así que hace un par de años instalamos nuestro propio programa en la empresa para disfrutar de las «grandes ventajas» que aporta.

La verdad es que MTC Soft no es la típica empresa que necesite un programa de gestión documental. Si no fuese por el precio tan bueno que conseguí y por mi interés particular en la instalación, seguramente nos habríamos apañado bien con el escáner. Es un «contraargumento» que utilizo con alguna frecuencia: si no tienes un número elevado de documentos (miles o decenas de miles al menos) y son pocos los usuarios de la empresa que acceden a ellos (menos de 4 ó 5), no necesitas un programa de gestión documental. En nuestro caso, los técnicos y programadores no generan apenas documentos por lo que básicamente lo utilizamos 2 personas. Pocas para justificar una instalación. A menos que sea gratis, claro. (más…)

Read Full Post »

« Newer Posts - Older Posts »