Gestión Documental Para Gente (Casi) Normal

¿Merece la pena comprar el último juguete de Apple?

El miércoles 26, con 2 días de adelanto sobre la fecha prevista (eso sí es una tienda on-line que funciona bien) me entregaron el iPad y desde entonces no he parado de jugar con él. Me han visitado en la oficina varios amigos que, como yo hace unas semanas, se plantean la compra del «gadget» y he recibido muchos comentarios a través del Twitter (¿aún no me sigues? @FernandoMTC), así que he decidido dedicarle unas líneas al «cacharro» y ahorrarme muchas horas de teléfono de una vez. (Por cierto, si crees que el iPad no tiene cabida en este blog,lo que yo me he preguntado también antes de empezar a escribir, hay una nota explicándo porqué me he decidido a incluirlo al final de la entrada).

No creo que tenga más «aparatos» que cualquiera de mis lectores: un iPhone (antes una Blackberry), un ordenador portátil para cuando viajo (lo que ocurre con cierta frecuencia), un ordenador en casa (que utiliza mucho más mi hijo que yo) y un ordenador en la oficina que es donde conservo la mayor parte de mis documentos (lógicamente a buen recaudo en mi servidor con ArchivaTech).

Así que: ¿para que quiero un iPad? ¿Tiene sentido un cacharro más para hacer lo que ya hago con los otros?

Para no mantener la tensión hasta el final, adelanto la respuesta: sí, creo que el «juguete» merece la pena y lo uso con frecuencia cada día desde que lo tengo.

Voy a intentar ser muy directo y práctico para ayudarte a evaluar si a tí tambien te puede «compensar» el gasto, ya que esa es la pregunta que más me hacen en los últimos días. Vamos a ver qué hace el iPad mejor que sus «competidores» y que hace peor. Ponderar si los «pros y contras» compensan los más de 500€ que cuesta es cosa de cada uno, pero al menos hagamos la lista.

1.- Correo electrónico

Aquí la superioridad del iPad sobre los demás dispositivos es abrumadora. Cuando me pasé de un teléfono móvil «corriente» a la «Blackberry» (o BB cómo dicen los expertos) me dí cuenta que me había liberado de la tensión de tener una conexión a Internet para comprobar el correo cada cierto tiempo. Aunque la BB puede, a su vez, crear una dependencia (hay quien la llama esclavitud) para mí supuso una tranquilidad en los días que pasaba fuera de la oficina, similar a la que te proporciona el móvil respecto al teléfono fijo (ojo que también aquí hay quien se vuelve esclavo del aparato). El problema de la BB es la visualización de algunos correos y, por supuesto, los ficheros adjuntos o los enlaces a páginas Web. A los 2 años justos me pasé al iPhone y la mejora en este sentido fue espectacular. Es verdad que las BB gestionan mejor el correo, pero el iPhone lo hace «suficientemente bien» y la visualización es mil veces mejor. Pues el iPad deja al iPhone (y no digamos a la BB) en mantillas. La amplitud de la pantalla hace que la gestión y lectura de los correos sea muchísimo mejor, y no digamos la escritura de alguna contestación. Por supuesto que el iPad no lo llevas en el bolsillo, pero con sus 700gr de peso sí te lo llevas a una reunión, un congreso, un taller o un aeropuerto… o al chalet de tus suegros el fin de semana. En todas esas situaciones la comparación con los «smartphones» es demoledora.

Respecto al ordenador portátil la ventaja no es tan grande, pero sigue siendo muy evidente. Tengo un tablet PC desde hace tiempo y aunque en Windows 7 no tarda demasiado en arrancar no tiene comparación con la inmediatez del iPad. Luego hay que entrar en el propio correo, meter claves, sentarte para escribir… hablamos de 4 ó 5 segundos para comprobar el correo respecto a un par de minutos fácilmente. Y con el iPad lo puedes hacer de pie con una mano, o en la cama o tumbado en el sofá. No he vuelto a mirar el correo en el portátil desde que tengo el iPad. Además, con el portátil necesitas una conexión a Internet (normalmente con un modem USB): otro cacharro, otra instalación, otro contrato… El iPad gana por goleada.

Y si lo comparo con el ordenador de sobremesa, el de casa no lo he vuelto a utilizar para leer el correo.

A la oficina, sin embargo, ni siquiera me llevo el iPad. No olvidemos que es un dispositivo para cuando necesitas movilidad (no olvidemos que el iPad es, por encima de todo,  un ordenador portátil, un poco especial). Yo tampoco uso el ordenador portátil en la oficina. Tengo un ordenador de sobremesa, con un buen teclado, un ratón de verdad y un monitor de 22 pulgadas (que vale cuatro perras). Ni el portátil ni el iPad en la oficina.

En resumen, para  el correo electrónico «fuera de la oficina» es definitivo. (Por supuesto hay que comprarlo con acceso 3G, no solo WIFI).

2.- Acceso a Internet

Casi todo lo que he comentado para el correo electrónico es válido para Internet, multiplicado por 3 ó por 4. ¡Es fabuloso!

Leer el periódico en el iPad es aún mejor que hacerlo en un ordenador o incluso en papel. El movimiento de la pantalla con el dedo es cómodo e intuitivo. Y la opción de ampliar el texto y las imágenes con los dedos es perfecta. Después de navegar con el iPad coger un iPhone (y no digamos una BB) resulta primitivo. Es incomparable. Y, además, hago algo que no podía (al menos de una forma razonablemente cómoda) con el portátil: navegar en la cama. El portátil (con un peso de 2 a 5 veces mayor que el iPad) no se maneja bien, dura poco sin enchufar y se calienta (y te calienta a tí). Con el iPad puedes estar tranquilamente tumbado, ampliar y reducir el texto, estar todo el tiempo que necesites sin preocuparte de enchufarlo… en definitiva, es muy cómodo. Como decía antes: no he vuelto a usar el portátil ni el ordenador de sobremesa de casa para navegar por Internet. Y es algo que hago con frecuencia, sea para ver las últimas noticias, para consultar este y otros blogs, o para buscar un dato en Google.

Para navegar por Internet, es perfecto.

Casi. Tiene la pega de las animaciones en Flash. Como bien saben los «fans» de Apple, hay una guerra declarada de Steve Jobs con el Flash de Adobe. Seguramente veremos pronto un resultado, sea con el triunfo del nuevo standar HTML5 que acabe con el Flash o con el uso de aplicaciones para reproducir Flash en los productos de Apple (ya hay alguna).

3.- You Tube

Esta fue una de las sorpresas que tuve al pasarme al iPhone: se ven mejor los videos que en mi ordenador. Pues en iPad es aun mejor. Como seguramente sabrás, tengo varios videos en You Tube sobre gestión documental, algunos didacticos y alguno comercial. Con cierta frecuencia le muestro a un posible partner o cliente alguno de ellos y con el iPhone resultaba una demo un tanto pobre, por el pequeño tamaño de la pantalla. Con el iPad aún me sobra algo de espacio. Es perfecto para ver videos, algo que valoro mucho.

4.- Redes sociales

No soy muy adicto al Facebook, aunque tengo mi perfil, Linkedin (también tengo), Xing… pero consulto con mucha frecuencia Twitter (ya sabes, @FernandoMTC). Desde que tengo el iPad siempre que estoy fuera de la oficina lo hago con él, salvo alguna ocasión con el iPhone. Aquí la ventaja del tamaño de la pantalla no es tan grande, después de todo solo hay 140 caracteres por tweet, pero cuando te envían un link, lo que ocurre frecuentemente, pasamos al punto 2.- Acceso a Internet. Es comodísimo. Y ahora hablamos de 4 ó 5 consultas diarias, o bastantes más si estoy todo el día fuera de la oficina.

Una vez más, la balanza es muy favorable al iPad.

5.- Demostraciones de programas.

Aquí es donde falla. Primero porque mis programas, como ArchivaTech, están en Windows, por lo que no hay la menor posibilidad de que funcionen (que yo sepa). Luego porque uso Oracle (que tampoco va bien con Safari, el navegador). Aquí mi opción ha sido llevar los videos que tengo en You Tube, lo que es una solución solo parcial. Si voy a ver a un posible cliente, me tengo que llevar el portátil, con su Windows, su Oracle, Word, Excel…

Aunque debo decir que al llevar también el iPad el uso del portátil queda reducido a la demostración en sí o a escribir algún documento en Word, pero el resto del tiempo (en el aeropuerto, el avión, las esperas, la consulta del correo…) uso el iPad lo que me permite «ahorrar» la batería del portátil para la demo en sí, lo que me permite prescindir del cargador y los cables, que pesan más o menos como el iPad (y éste cabe mejor en el maletín porque es muy fino).

En cualquier caso, aquí gana el portátil por goleada porque no es un poco mejor, es imprescindible.

6.- Ocio: fotos, videos, juegos, entretenimiento…

No creo que a nadie merezca la pena comprar un iPad para sustituir a la Nintendo DS o la PSP, pero «ya que lo tienes», es indudable que les da una auténtica paliza a todas estas consolas y dispositivos de entretenimiento. Hay miles de aplicaciones (creo que unas 150.000) de todo tipo para el iPhone / iPod / iPad entre las que encuentras juegos divertidos (muchos gratis o por uno ó dos euros, hay calculadoras científicas que te dibujan funciones (una auténtica maravilla), mapas de todo el mundo, juegos matemáticos… como plataforma de entretenimiento es realmente espectacular. La aplicación para Fórmula 1, por ejemplo, te permite ver la situación de los 24 coches en tiempo real durante la carrera o la clasificación, es alucinante.

Y para llevar las fotos y enseñarlas a la familia o amigos es mucho mejor que cualquier marco digital que puedas comprar. Igual que para ver una película en un viaje largo (aunque el formato de video da un poco de lata al principio).

En este sentido, no tiene rival: por peso, por duración de la batería, por su pantalla multitáctil y, por supuesto, por el tamaño de la pantalla.

7.- GPS, mapas, Google Earth

Por último quería destacar el GPS integrado, junto a los mapas incluidos. Yo ya he usado alguna vez el iPhone para buscar un resturante en Pamplona, por ejemplo. Ahora puedes disfrutar de la navegación con los dedos, incluendo el zoom, con una pantalla «de verdad» y una velocidad impresionante. Es toda una experiencia (ya he comentado en alguna ocasión que habría que tirar a la basura los libros de geografía, pero nadie me hace caso). Hay aplicaciones muy baratas que convierte el iPad en un dispositivo de navegación (incluyendo cartas marítimas). Creo, sinceramente, que los Tom Tom y similares tienen los días contados.

En resumen, si has llegado hasta aquí y has ido anotando los «pros» y «contras» habrás comprobado que estoy más que satisfecho con el «aparato» y que creo que abre un nuevo nicho de mercado del que llevávamos tiempo oyendo que iba a llegar, y lo ha hecho. Una vez más Apple ha conseguido un dispositivo «user friendly» como pocos, con un manejo completamente intuitivo y una experiencia agradable y divertida para el usuario. Vendrán otros, quizás más baratos, quizás en Windows, quizás con más conexiones… pero difícilmente superarán al iPad a corto o medio plazo.

Nota para «justificar» el hecho de hablar del iPad en este foro:

Supongo que resulta un tanto forzado hablar del iPad en un blog de gestión documental. Realmente me lo he pensado bastante pero me ha decidido a hacerlo la versatilidad del iPad y su utilización, que lo acercan a este tema. Uno de los mejores comentarios que leí del iPad mientras tomaba la decisión de comprarlo o no (hay quien dice que la decisión la tomas primero y luego te documentas para «justificarla» y que parezca «racional») decía del iPad que: «Es un dispositivo para consumir información, no para crearla». No puedo estar más de acuerdo. Mientras que sus cualidades para «visualizar» páginas web, correos, fotos,… son excepcionales (gracias a su pantalla y su interfáz multitactil) el teclado deja mucho que desear (si le pones uno externo ya es prácticamente un ordenador portátil) por lo que escribir una entrada cómo ésta se puede convertir en una pequeña pesadilla.

Pero es precisamente su capacidad de acceso a la información la que me «justifica» hablar de él en este blog. Con el iPad, como ya ocurrió con el iPhone y el iPod, se ha creado un nuevo segmento, un nuevo «tipo» de dispositivo y aunque quizás no sea el iPad sino alguno de sus imitadores (quizás con Windows…) seguramente pasarán a formar parte de un «sistema» de gestión documental, como ya lo hacen los escáneres, servidores y PCs.