Hay mil formas de comparar un archivo de documentos en papel, físico, con un archivo de documentos digitales, virtuales en tanto que no ocupan un espacio, pero real, en tanto que puedes leer, imprimir, enviar por mail… en definitiva, utilizarlos como los documentos físicos.
Desde el punto de vista de la seguridad, por ejemplo. Un archivo físico es más robusto que uno digital, que depende de un disco duro que puede romperse en cualquier momento (y lo hace, antes o después). Pero un archivo digital se puede copiar diariamente, completo, y ser en la práctica más seguro ya que podemos proteger las copias y almacenarlas (los discos duros) en lugares físicamente distantes (incluso en la nube) lo que garantiza la pervivencia de los documentos ante la destrucción del original. Aún no conozco a nadie que tenga su archivo en papel duplicado.
Incluso desde el punto de vista de la seguridad de «acceso», es más sencillo dar permisos individualizados a diferentes archivos digitales para cada perfil de usuario, algo difícil de hacer con los documentos en papel. Los puedes meter en un cajón con llave, o en una caja fuerte, pero no es un sistema muy flexible.
Gestión Documental Para Gente (Casi) Normal 