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Posts Tagged ‘gestion documentos’

Algunas claves sobre el proceso y los costes

En las últimas semanas varios clientes, ciertos o posibles, me han planteado su “proyecto” de instalar un programa de gestión documental y digitalizar sus archivos “históricos” en papel (que no es lo mismo que los archivos “vivos”, de documentos recientes, como ya comenté en una entrada anterior).

Vamos, que tienen archivadores grandes como neveras llenos de papeles, cuando no habitaciones enteras. Y quieren liberar el espacio y, por supuesto, poder acceder fácilmente a los documentos una vez escaneados los papeles. Evidentemente no les basta con “fotocopiarlos” y guardarlos en un disco duro, o en varios DVDs. Necesitan hacer lo que los expertos en documentación llaman “indexar” los documentos, que no hay que confundir con la indexación de los campos de una base de datos.

Indexar” un documento es el proceso de añadir información estructurada a las imágenes que se obtienen con un escáner (u otro dispositivo). Puede ser algo tan sencillo como un título más o menos descriptivo, “Factura 23 del año 2010”, o puede ser un proceso bastante largo si añadimos más información. Por ejemplo, Nombre del autor, fecha, etiquetas que describan el contenido,… Es fácil darse cuenta que en el proceso de digitalización de un archivo el tiempo empleado en “indexar” cada documento (formado frecuentemente por varios papeles, no necesariamente de igual tamaño) y en clasificarlo (colocarlo en la carpeta o apartado previsto en la base de datos documental) es normalmente mucho mayor que el tiempo que necesita el escáner para digitalizar los papeles que forman el documento.

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Desde hace unos meses me he “aficionado” a Twitter. No es nada especial, somos decenas de millones en todo el mundo. Intento usar Twitter como medio de información. Sigo a gente que aporta comentarios interesantes, para mí. Sobre todo relacionados con la informática en general. El caso es que hay un continuo flujo de información relacionada con programas útiles, pequeñas herramientas, para manejarse bien en Internet, o con los ordenadores en general. Son muchos, demasiados. Es imposible conocerlos todos, no ya usarlos y dominarlos (por cierto, mi cuenta es @FernandoMTC, si quieres seguirme).

Pero entre este pequeño caos (la información es poder, pero el exceso de información lleva al caos) aparecen con frecuencia pequeñas joyas. Programas, utilidades, páginas Web  “imprescindibles”. Sencillos, útiles, fáciles de usar… con frecuencia incluso gratuitos. Y hoy quería hablaros de dos de ellos que son realmente fabulosos. (más…)

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El mes de agosto es sin duda el más tranquilo del año y desde hace muchos años lo suelo aprovechar para preparar el nuevo “curso” (que empieza en septiembre). Y una de las tareas más duras es darle “un empujón” al trastero/archivo de la empresa. Ese despacho situado al final de la oficina que va acumulando papeles, carpetas, manuales, ordenadores e impresoras… y también alguna silla vieja y las cajas de los últimos equipos instalados. 

Hace un par de días le dediqué algunas horas y, mientras movía archivadores, tiraba viejos CDs de Oracle o decidía si tirar alguna impresora que no va bien, no podía dejar de pensar en las similitudes entre lo que estaba haciendo y la clasificación de documentos electrónicos que realizo con regularidad con mi programa de gestión documental. Las similitudes, y las diferencias. Voy a comentar alguna para ver si se puede aprender algo.

Pero empiezo por una pregunta previa, casi por una filosofía de trabajo (o de vida): ¿Es necesario ordenar? ¿Merece la pena “perder” tiempo clasificando, organizando mis documentos (o trastos)? (más…)

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Hay varios motivos que pueden llevar a una empresa a montar un programa de gestión documental. Los he comentado en varias ocasiones. Y también suelo comentar que no hay uno más importante que otro: depende de la empresa, de su problema particular, del tipo de información que contienen los documentos. Quizás la primera idea que surge a la mayoría de personas es el ahorro de espacio: cambiar los metros cúbicos de archivo de papel por un pequeño disco duro en un servidor. Otros pensarán que el principal motivo es gestionar bien los documentos, en el sentido de clasificarlos de una forma eficaz y poder localizar cualquiera de ellos rápidamente. (más…)

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Aún a riesgo de resultar un poco pesado, me ha parecido oportuno “rematar” las entradas sobre la gestión de las facturas en las empresas de hace unas semanas (si no las has leído ya ahora es un buen momento) con una última muy práctica en la que explicaré cómo hemos “resuelto” este “problema” en nuestra empresa.

Siguiendo la argumentación habitual de mis videos (espero que hayas visto, al menos, el de la semana pasada), empezaré por el final: qué problema queremos resolver, qué necesidad hay que satisfacer. (más…)

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En septiembre escribí una entrada sobre este asunto y ahora complemento la información con un video, más ameno que leer todo lo que he escrito al respecto. (Puedes verlo también en You Tube)

Te recuerdo que las “5 patas” son:

(No he puesto enlace al software porque hay muchas entradas en las que comento este tema y no podría destacar una sobre las demás.)

En el video vuelvo a comentar que un proyecto “integral” no se limita a comprar un escáner o un software: hay que tratarlo como la combinación de nuevos “aparatos” (escáneres, destructores), nuevo software (gestión documental, OCR) y, sobre todo, nuevos hábitos de trabajo: nuevos “procedimientos”.

Para un problema sencillo, gestionar unos cientos de documentos de 2 ó 3 usuarios, se pueden improvisar soluciones sencillas.

Para “liberarnos” de un almacén con cientos de miles de documentos en papel o dar un paso decidido hacia la “oficina sin papeles” o la “Administración Electrónica” hay que plantearse una estrategia bien definida, definir nuevas formas para manejar los documentos, cambiar hábitos… en definitiva, hay que coger el toro por los cuernos.

Esta entrada, en video, es un experimento. Me vendría muy bien que me comentaras si te parece bien o mal para repetir la “experiencia” más adelante, o limitarme a escribir y dejar los videos para mi canal de You Tube.

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Después de tantas entradas “teóricas”, creo que es el turno de una más práctica, casi totalmente práctica. Y de un tema tan poco “técnico” como éste, que no es más que la necesidad de ordenar los archivos. Puede parecer una tontería, yo mismo he dudado si merece la pena hablar de ésto hasta hace unos minutos, pero hay dos motivos por los que me he decidido ha tratar este asunto: en primer lugar porque es una petición que me hacen con relativa frecuencia los nuevos clientes de nuestro software: ayudarles a crear el “árbol de carpetas inicial”. En segundo lugar, porque he revisado el servidor de ficheros de la oficina (como parte del procedimiento de control de las copias de seguridad que exige la norma ISO 27001) y me he encontrado un auténtico desastre (para mi vergüenza, lo reconozco).

Así que ahí van unos cuantos consejos básicos y evidentes que, sin embargo, ni muchos menos aplican todos los usuarios cuando archivan sus documentos, importantes o no. (más…)

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En las jornadas de ayer hubo una intervención muy interesante por parte del jefe de inspección de la Agencia Española de Protección de Datos. Sí, ya sé que el cargo asusta, y con razón, pero su presentación fue muy amena y práctica, lejos de los ponentes que se limitan a recitar reglamentos y leyes.

Eso sí, la palabra “sanción” se repetía una y otra vez, por más que lo comentase como quien habla de que está lloviendo y te ha estropeado el día.

No quiero hacer aquí un resumen exhaustivo ni dedicarme a estos “temas”, que no son los míos, pero sí voy a comentar algunas ideas sueltas que me parecieron interesantes o, simplemente, curiosas. Si alguien me “anima” con algún comentario, prometo ampliar la información más adelante con la ponencia en la mano para los que quieran más rigor. (más…)

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logoexpopymeHe comentado en varias ocasiones que la gestión documental es una asignatura pendiente en las PYMES por lo que acudimos a este congreso para acercar nuestra solución a las pequeñas empresas.baluarte

En el stand de MTC Soft los visitantes podrán probar en persona nuestro software ArchivaTech y los escáneres ScanSnap de Fujitsu. Aprovechamos la feria para presentar una versión limitada para “microPYMES” que incluye el programa y un servidor con todas las licencias necesarias para empezar a trabajar enseguida, por una única cuota mensual muy reducida.

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papelesVamos a comenzar estas breves notas sobre la gestión documental en cinco capítulos con unas consideraciones semánticas y técnicas.

¿Qué es la gestión documental?

Así resume la Wikipedia la gestión documental:

Se entiende por gestión documental el conjunto de normas, técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía”. (más…)

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