Gestión Documental Para Gente (Casi) Normal

Desde hace unos meses me he «aficionado» a Twitter. No es nada especial, somos decenas de millones en todo el mundo. Intento usar Twitter como medio de información. Sigo a gente que aporta comentarios interesantes, para mí. Sobre todo relacionados con la informática en general. El caso es que hay un continuo flujo de información relacionada con programas útiles, pequeñas herramientas, para manejarse bien en Internet, o con los ordenadores en general. Son muchos, demasiados. Es imposible conocerlos todos, no ya usarlos y dominarlos (por cierto, mi cuenta es @FernandoMTC, si quieres seguirme).

Pero entre este pequeño caos (la información es poder, pero el exceso de información lleva al caos) aparecen con frecuencia pequeñas joyas. Programas, utilidades, páginas Web  «imprescindibles». Sencillos, útiles, fáciles de usar… con frecuencia incluso gratuitos. Y hoy quería hablaros de dos de ellos que son realmente fabulosos.

El primero es un portal Web muy poco conocido, a pesar de sus cualidades. Quizás es porque hay varios similares. Pero este me gusta por su sencillez: no es posible que sea más fácil de usar. ¿Y qué puedes hacer en esta página Web? Enviar documentos GRANDES a otra persona. Hasta 2Gb de una vez. Sin colapsar tu correo electrónico, ni el de tu destinatario.

Pongamos un ejemplo: estamos en una reunión con unos amigos, o con unos clientes en una feria, y hacemos varias fotos. Al día siguiente se las quieres enviar y te encuentras con 15 ó 20 archivos de 3Mb cada uno. Demasiado para un correo ordinario. Sobre todo para el envío. Una solución es bajar la resolución (hay programas que lo hacen), pero pierdes calidad y te lleva tiempo. Usando esta página Web solo tienes que élegir las fotos del disco duro, poner la dirección de tu amigo, o cliente, la tuya y un comentario (si quieres). Los archivos se «suben» directamente al portal de intercambio, sin pasar por  tu correo. A tu destinatario le llega un correo, muy pequeño, con un enlace. Solo tiene que pincharlo y descargarse los archivos a su disco duro. Una vez más, sin pasar por su correo. Y, encima, te llega un mensaje indicando que los ha descargado.

Por supuesto que no solo sirve para fotos. Puedes mandar esa presentación en Power Point llena de imágenes que ocupa 20Mb, o un poster en alta calidad, ficheros de audio, o video. ¡Hasta 2 Gb! Es gratuito. No hay altas, ni nombres de usuario ni contraseñas. Es fabuloso.

Por cierto, la página Web es www.wetransfer.com. Pruébala y luego me cuentas si no es realmente útil.

El otro programa/aplicación/página Web del que te quería hablar es Dropbox. Es bastante conocido y lleva tiempo funcionando. De hecho, yo lo he empezado a usar porque me han llegado comentarios positivos de personas diferentes que lo usan desde hace tiempo. Y me he convencido de su utilidad enseguida.

Básicamente, Dropbox es un disco duro virtual en Internet. Vamos, en la nube. Tienes 2 Gb de capacidad gratuita, que está muy bien para probarlo, y lo puedes usar casi como un disco duro instalado en tu propio ordenador. Una vez más tengo que reconocer que ya existen otras soluciones similares, casi idénticas. Pero también una vez más lo que me ha llamado la atención de Dropbox es su facilidad de uso. Es muy sencillo y muy rápido.

No es mi objetivo aquí dar un curso sobre estas herramientas. Hay muchos y buenos. Mi intención es que la conozcas y, como siempre digo en mis vídeos, veas si te resuelven un problema, una necesidad en tu trabajo (o en tu ocio) diario. Concretamente: compartir documentos con otras personas. El ejemplo anterior: en vez de enviar las 20 fotos a un amigo, quieres que las puedan recibir 10 personas. En ese caso, es más cómodo guardarlas en DropBox y que cada uno se las «baje» cuando quiera, si es que quiere. Otro ejemplo: las listas de precios de los productos de la empresa. En la página Web tienes una lista simplificada, pero los detalles los guardas aquí. Si en algún momento, fuera de la oficina, quieres consultar algún dato que no recuerdas, solo tienes que acceder a tu carpeta y abrir el documento adecuado.

En mi caso lo que más me ha gustado es el acceso desde el iPad. Hay una aplicación específica (aunque podría usar el navegador también) que me permite abrir los documentos como si los tuviera en el propio iPad. Y con la conexión 3G me garantizo acceso desde casi cualquier sitio. Estoy subiendo a Dropbox cientos de archivos que suelo llevar en mi portátil y cambian con cierta frecuencia. Ahora llevando el iPad sé que los puedo consultar en cualquier momento. Y el iPad pesa mucho menos que mi portátil.

Las posibilidades son muchas. El uso es muy sencillo. El coste, cero para empezar. Creo que es una de las soluciones que te ayuda a trabajar mejor, y a llevar menos equipaje a cuestas.

Y, para terminar, dos preguntas que seguro que os haréis:

1.- ¿No soy enemigo del Cloud Computing y software gratuito?

Cierto, pero no para todo. Lo que más me molesta del Cloud Computing es que se habla de él como «La Solución», la panacea a todos los problemas. No es así. Es una tecnología más que resuelve algunos problemas, que es adecuado en algunas ocasiones, como ésta, en la que la clave es la movilidad. Igual que para unas cosas uso el e-mail, para otras el correo ordinario y otras veces llamo por teléfono, los productos se complementan, pero no hay uno que es perfecto «para todo». En cuanto a que sea gratuito, es un modelo muy bueno: versión gratuita reducida. Si te gusta, pagas una pequeña cuota y amplias la capacidad a 50Gb, o a 100Gb. Perfecto como herramienta de marketing y difusión.

2. -¿Es DropBox un programa de gestión documental, y en la nube?

En absoluto, salvo para usuarios con unas necesidades muy reducidas. Creo que es exactamente igual que ocurre con el explorador de Windows. Con un buen escáner, si tienes pocos documentos (unos cientos) y sois pocos usuarios (tú y poco más), te puedes apañar perfectamente con lo que te da el propio Windows (o Mac). Con DropBox pasa lo mismo: resuelve el intercambio de documentos, el trabajo colaborativo entre varios… pero nunca gestionaría miles de documentos, y delicados, con esta herramienta. Además del problema de carga y descarga de documentos «pesados» a y desde la «nube».

Por último, una pregunta: ¿conoces otras aplicaciones «imprescindibles» para gestionar documentos? No olvides contármelo, aquí o por Twitter.