Feeds:
Entradas
Comentarios

Posts Tagged ‘gestion documental’

Porqué utilizar la gestión documental.

Posted in casos reales, tagged , , on 19 febrero 2010| 2 Comments »

Hace unas semanas escribí una entrada sobre esta misma cuestión. Todos utilizamos el explorador de Windows con agilidad, abrimos y cerramos ventanas con carpetas, creamos carpetas nuevas… (bueno, todos no, tengo un familiar que utiliza el Word para copiar los archivos del pendrive al disco duro y viceversa, así, como suena).

Si tengo un sistema que funciona, ¿porqué utilizar uno nuevo? que, además, es algo más complicado y me supone, ahora, un trabajo adicional.

Retomo este tema porque es la pregunta que se hacen cada día muchos usuarios de empresas o Administraciones que sopesan la instalación de un software de gestión documental para organizar sus archivos. Y lo retomo precisamente hoy porque ayer me encontré justamente en ese dilema, pero como usuario, no como vendedor o asesor de un cliente. (más…)

Read Full Post »

Archivo histórico vs archivo «vivo».

Posted in casos reales, tagged , , , on 10 febrero 2010| 9 Comments »

Archivo históricoAyer estuve en el despacho de un procurador en Madrid y se planteó de una forma muy clara la distinción entre estos dos «tipos de archivo» así que aprovecho la experiencia para tratar este asunto que tenía pendiente hace tiempo y que da lugar a muchas confusiones. Como el ejemplo es el recurso del torpe y este tema tiene algunas sutilezas difíciles de explicar, voy a contarlo tal y como ocurrió ayer. El lector puede cambiar «despacho» por oficina o administración, «procurador» por abogado, gestor, funcionario del ayuntamiento… y «expediente» por asunto, legajo o documentos… pero por claridad y economía del lenguaje me ceñiré al despacho del procurador en el que me encontraba hace solo unas horas.

Nada más empezar a hablar de gestión documental quedó claro que este procurador sabía de qué estábamos hablando: tenía un ScanSnap encima de la mesa (un modelo anterior pero similar al que recomendaba hace unos días), pocos papeles a la vista y, sobre todo, ningún montón de medio metro de altura. De hecho, tiene el mejor programa de gestión documental posible: integrado como una funcionalidad más en su programa de gestión de expedientes. (más…)

Read Full Post »

¿Necesito un programa de gestión documental?

Posted in didácticos, tagged , , , , on 24 enero 2010| 1 Comment »

Sin duda el tipo de la izquierda necesita desembarazarse de esas montañas de papeles, aunque solo sea para no morir sepultado por ellas. Si tu situación es similar (conozco a abogados que coleccionan montañas como éstas, por no hablar de juzgados y ayuntamientos), es hora de tomar medidas.

Siempre que participo en unas jornadas o talleres sobre gestión documental divido mi habitual presentación preliminar sobre conceptos básicos de la gestióndocumental en dos partes: una es convertir los documentos en papel en documentos electrónicos (digitalizarlos usando un escáner). La segunda parte es la gestion de todos esos documentos que ya son ficheros, archivos, grabados en un disco duro en un ordenador.

Aquí surge, sobre todo cuando el público es de microPymes (despachos de abogados, asesores fiscales, departamentos de administración de pequeñas empresas…), la gran pregunta: ¿para qué necesito un programa de gestión documental si puedo organizar estos ficheros utilizando las propias herramientas del sistema operativo? (más…)

Read Full Post »

¡Muerte al folio!

Posted in casos reales, citas..., tagged , on 15 enero 2010| Leave a Comment »

Hoy tengo fácil escribir sobre gestión documental porque otro lo ha hecho por  mí. En el periódico Ideal de Granada hay un artículo muy interesante que podría firmar como propio. Estoy de acuerdo con casi todo lo que se dice en él, así que te invito a leerlo y, de paso, a que compruebes que no solo yo estoy convencido que el papel debe desaparecer de gran parte de los procedimientos burocráticos de empresas y Administraciones (por no hablar de los juzgados, que lo suyo y los papeles es de juzgado de guardia).

En el artículo se dicen cosas tan interesantes como que Amazon ha vendido más libros electrónicos que en papel estas Navidades, recuerda que el BOE no se imprime desde hace un año (¡solo un año, recuerdo las montañas de BOEs y me parece que era en la prehistoria), o que Microsoft ha reducido en un tercio los gastos de manejo de papel en sus oficinas en España, en solo 2 años. ¡Un ahorro del 33%! Estamos en crisis. La gestión documental AHORRA, no es un gasto frívolo para mejorar la imagen de la empresa.

Y una aportación propia: el lunes estuve en la gerencia de Urbanismo del Ayuntamiento de Granada y me hicieron algunos comentarios interesantes: uno, que toda, toda, la documentación del Plan E de 2009 la gestionan con ArchivaTech (nuestra gestión documental, por si no lo sabías :), que los gastos de toner, impresoras, papeles… son insoportables, ¡y que quieren más escáneres!

Read Full Post »

Bases de datos: ¿Oracle, SQL Server, MySql…?

Posted in didácticos, tagged , on 13 enero 2010| 124 Comments »

Mientras que para llevar una contabilidad, una agenda de contactos, facturas… almacenar datos «alfanuméricas» sirve cualquier producto del mercado, el «motor» de un sistema de gestión documental, el «gestor» de la base de datos «documental» tiene unos requisitos mucho más exigentes. Hace ya muchos años que la continua evolución del hardware ha resuelto los problemas de capacidad y rendimiento que plantea guardar en un PC corriente un fichero con 40, 50 ó 300 mil registros. Los datos «alfanuméricos», nombres, apellidos, números de teléfono, cuentas contables… ocupan unos cuantos bytes y, por muchos que tengamos, siempre estaremos hablando de kilobytes. Unos pocos «Megas» a lo sumo. ¿Qué son 3 ó 4 Mb en un PC que tiene un disco duro con 500Gb, o, lo que es lo mismo, unos 500.000 Mb? Es despreciable. Es un problema resuelto.

Pero si hablamos de gestión documental, la cosa cambia. (más…)

Read Full Post »

OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres)

Posted in didácticos, Instalación de un sistema de gestión documental, tagged , , on 11 diciembre 2009| 4 Comments »

Los programas de reconocimiento óptico de caracteres, abreviados habitualmente por OCR (por Optical character recognition) son un clásico del software genérico pero no todo el mundo los conoce ni los aprovecha como merecen.

Convertir un documento en papel en un fichero Word o una hoja Excel, editable, es decir, que nos permite corregir el texto y copiar frases o párrafos, es muy útil en muchos casos. En la práctica no se utilizan con la frecuencia que cabría esperar, en parte por desconocimiento, por el hecho de tener que pagar una cantidad extra por un programa más o menos exótico (para un usuario de a pie) y en buena parte porque somos poco tolerantes a los errores de las máquinas: si el resultado no es prácticamente perfecto, se desprecia la herramienta (esto mismo ocurre con los traductores automáticos, pero esa es otra historia y otro blog).

Pero, centrándonos en la gestión documental, el uso de los OCR sí que tiene un sitio muy claro en el que aprovechar sus ventajas: en el «indexado» de los documentos (más…)

Read Full Post »

Jornada en Madrid

Posted in jornadas, tagged , , , on 8 diciembre 2009| 2 Comments »

 

El próximo martes, 15 de diciembre, intervengo en esta jornada, organizada por Novotecnic y la Asociación Española de Editoriales de Publicaciones Periódicas.

Será a partir de las 09:30 en el hotel Cuzco, en Madrid.

Creo que la temática es muy interesante y los ponentes de un nivel muy alto (salvo el de gestión documental, del que no puedo decir mucho 😉

Puedes inscribirte y ver el programa en la página web de la jornada www.jornadadigital2009.com

En cuanto a mi intervención, explicaré brevemente las 5 patas de un proyecto completo de gestión documental y haré una demostración práctica a continuación.

Será una versión un poco más amplia del vídeo sobre los conceptos básicos de la gestión documental (añado las «patas» que faltan, OCR, copias de seguridad y destrucción certificada), y una demostración similar al vídeo de ArchivaTech.

Espero que si decides acercarte (o se lo comentas a algún amigo), no dejes de saludarme personalmente para conocernos «en persona».

Programa: (más…)

Read Full Post »

Escaneado de documentos

Posted in casos reales, didácticos, Instalación de un sistema de gestión documental, tagged , , , on 15 noviembre 2009| 1 Comment »

papelesOtra de las 5 patas de un proyecto de gestión documental. La más evidente, la primera, la mas pesada y, en muchas ocasiones, la culpable de que fracase una instalación.

Es obvio que el primer paso para librarse de las montañas de papeles que desbordan archivos, estanterías y mesas (por no hablar de un amigo que ya los amontona directamente en el suelo de su despacho) es convertir estos documentos en papel en ficheros informáticos con ayuda de un escáner. (más…)

Read Full Post »

«Cloud computing», la última moda (por ahora)

Posted in didácticos, jornadas, tagged , on 29 octubre 2009| 5 Comments »

¡Hay que estar en «La Nube»! (no confundir con estar en las nubes).

cloud computing

"La Nube"

En mis 25 años de relación con la informática (no es que sea tan viejo, es que empecé pronto) he visto pasar por delante, sobre todo en las revistas y con mayor intensidad en los anuncios de las revistas, muchas modas. Algunas han quedado en nada, otras cumplieron las espectativas y algunas desparecen para reaparecer unos años después.

(más…)

Read Full Post »

La solución de compromiso

Posted in didácticos, jornadas, tagged , on 27 octubre 2009| Leave a Comment »

Ultima entrada (de momento) sobre la correcta dimensión del software a instalar.
¿La solución perfecta?
(Con permiso de Oracle España)

Mi experiencia como oyente en la jornada Documadrid 2009 encaja perfectamente con las entradas que he escrito recientemente sobre la elección del software y hardware adecuado para cada empresa.

(más…)

Read Full Post »

« Newer Posts - Older Posts »