Gestión Documental Para Gente (Casi) Normal

Hace unas semanas escribí una entrada sobre esta misma cuestión. Todos utilizamos el explorador de Windows con agilidad, abrimos y cerramos ventanas con carpetas, creamos carpetas nuevas… (bueno, todos no, tengo un familiar que utiliza el Word para copiar los archivos del pendrive al disco duro y viceversa, así, como suena).

Si tengo un sistema que funciona, ¿porqué utilizar uno nuevo? que, además, es algo más complicado y me supone, ahora, un trabajo adicional.

Retomo este tema porque es la pregunta que se hacen cada día muchos usuarios de empresas o Administraciones que sopesan la instalación de un software de gestión documental para organizar sus archivos. Y lo retomo precisamente hoy porque ayer me encontré justamente en ese dilema, pero como usuario, no como vendedor o asesor de un cliente.

Ayer, a las 8:30 de la mañana, estábamos esperando la visita anual del auditor de AENOR que iba a revisar la documentación que demuestra que somos merecedores de tener el certificado de Calidad ISO 9001. Después de varios días recopilando, retocando y ordenando toda la documentación, estaba perfectamente clasificada en 3855 archivos contenidos en 554 carpetas en el disco duro del servidor. Solo un par de folios en papel. Hay que dar ejemplo y no imprimimos documentos si no es necesario, y los que generamos en papel (como partes de trabajo, encuestas rellenas por los clientes, etc) las escaneamos y destruimos. El problema no es, por tanto, escanear documentos sino gestionar ficheros electrónicos.

Es la pregunta desnuda, sin otras consideraciones: ¿Explorador de Windows o gestión documental? (lógicamente, en este caso, nuestro propio programa, que utilizamos como cualquier otro usuario).

Me decidí por ArchivaTech y durante aproximadamente 2 horas y con solo unos minutos de adelanto a la llegada del auditor, terminé de «archivar» los 3855 ficheros en nuestra base de datos y la auditoría se realizó utilizando nuestro software y no el explorador. (Debo confesar que me ayudó el hecho de que llovía intensamente en la carretera Sevilla – Granada, lo que me dió media hora adicional por lo menos).

¿Porqué hice ese esfuerzo para tener, a fin de cuentas, los mismos documentos y con el mismo orden? Voy a intentar contestar lo que realmente pensé. Ahora no es teoría, esto ocurrió ayer.

Hay varios motivos para querer tener los documentos guardados en una base de datos y gestionados por un software específico. No paro de decir que cada cliente tiene sus motivos particulares (racionales, no es una manía). Lo que quiero decir es que lo que es válido para unos no lo es para otros. O, más bien, que en cada situación, en cada empresa, damos más importancia a unas características, ventajas o inconvenientes, que a otras.

Lo ideal es hacer la clásica lista en dos columnas: ventajas / inconvenientes (o pros vs contras). Anotar las de cada opción y luego comparar los resultados. Una amiga intentaba elegir entre dos posibles novios así, pero no le salía bien. ¡Porque hay que darles un peso a las características! (En su caso ganó el que le gustaba más, aunque el otro tenía más puntos favorables, una sola característica de la lista dominaba sobre todas las demás).

El ejemplo puede parecer frívolo pero se aplica a decisiones mucho más serias y, aparentemente, racionales. No me gusta el típico cuadro de las revistas que comparan coches (o tarjetas gráficas o lo que sea) y al final ponen 3 (p.ej) características positivas y 3 negativas de todos los productos. ¡Algunas son totalmente irrelevantes! Pero como hay que poner 3 cosas, pues dicen que los ceniceros son pequeños, o que la funda de la palanca de cambios no es de cuero…  mientras que de otro coche resaltan que el consumo es enorme. ¡Hay que centrarse en lo importante! No se pueden comparar tonterias con datos realmente relevantes.

Volviendo a ayer a las 8:30. Durante unos minutos estudié las 554 carpetas. Los diferentes niveles de profundidad (número de carpetas que cuelgan de otras), la falta aparente de orden y simetría, el número ingente de archivos… Y me decidí por varias razones, pero, sobre todo, por la seguridad. Por aumentar la seguridad de estos miles de documentos que quería archivar para siempre en mi base de datos y que nadie llegara mañana, o dentro de 6 meses, al disco duro y cambiase un documento por otro. O lo borrase por error (o a propósito, que es mucho peor).

La seguridad fue lo que me impulsó a recrear la estructura en nuestra gestión documental, indicando en cada grupo de documentos el nivel de acceso que tendrían en adelante (distinguiendo lectura de escritura), decidiendo que algunos solo los vería el responsable de administración, sabiendo que si alguien cambiaba alguno dejaría rastro (lo que es suficientemente disuasorio para la mayoría de los casos).

Además, ya que estaba, iba comentando algunas carpetas (algo que no puedes hacer en Windows), sabiendo que esa información me sería muy útil para localizar los documentos dentro de unos meses. Y también sabiendo que la copia de seguridad de la base de datos de documentos solo tardaría unos segundos más en hacerse cada día por la noche, mientras que hace unos días estuvimos más de una hora pasando los archivos a un pendrive, siempre con el miedo de no tener la última versión.

No puedo terminar sin reconocer una circunstancia un poco especial: ayer tuvimos la auditoría de Calidad y hoy hemos tenido la de Seguridad (ISO 27001) de forma que ya sabía que hoy iba a recoger los frutos de mi trabajo de ayer. Al auditor le ha gustado mucho el control de acceso de los documentos y el registro de operaciones, lo que nos ha ahorrado tener que instalar el sistema de dominios y grupos de usuarios de Windows Server que es mucho más complicado y farragoso que el que incorpora nuestro software de gestión. No es que yo sea un maniático de la seguridad (del orden sí lo soy), es que ya sabía lo que me esperaba y estaba matando dos pájaros de un tiro.