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Clasificar: mejor con números

22 septiembre 2013 por Fernando Moreno-Torres Camy

árbol de carpetas

Los números son unos incomprendidos. Mucha gente los odia. O al menos los evita. Pregúntale a un amigo qué numero es mayor, 3/4 ó 4/5. Como no sea un ingeniero, físico o profesor de matemáticas… seguro que te pone mala cara (por cierto, igual que si le pides a un ingeniero, físico o profesor de matemáticas que te dibuje un perro).

¿Por qué este rechazo generalizado a los números? Por que no son naturales. Es natural conocer a docenas de personas por su nombre, y a muchos por su apellidos. Es fácil de recordar y lo asociamos fácilmente a una cara. Pero ¿te sabes el número del DNI de algún amigo o familiar? ¿O tu propio número de la Seguridad Social?

Es mucho más sencillo recordar «Manual Rodríguez» que «27.439.172».

Sin embargo, a los ordenadores les ocurre lo contrario. Y a los programadores de bases de datos. Seguir leyendo »

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Manuales de usuario: un problema eterno

8 septiembre 2013 por Fernando Moreno-Torres Camy

Manual de usuarioHace unos días un nuevo cliente de ArchivaTech nos pidió el manual de usuario. Nos puso en un pequeño aprieto. La versión más reciente del manual tiene un par de años y el programa ha cambiado bastante. Y, lo que es peor, el manual es francamente malo. Es uno de esos manuales que pone: Capítulo 3.- Crear un nuevo expediente. Pulse el botón «nuevo expediente» o la opción de menú «nuevo expediente» para crear un nuevo expediente.

Nunca me gustó ese manual, pero nunca encontré el momento de revisarlo y mejorarlo.

Pero en esta ocasión no podía dejarlo estar y decidí resolver de una vez el problema.

Normalmente esta situación la resuelvo diciendo que el programa es muy intuitivo y que con una sesión formativa de media hora los usuarios aprenden todo lo importante del programa y no necesitan el manual. Y es cierto. De hecho es la tendencia del software (y todos los gadgets electrónicos modernos) y es uno de los motivos por los que ha triunfado el iPhone y el iPad. Seguir leyendo »

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Indexación de documentos: lo mejor es enemigo de lo bueno

13 agosto 2013 por Fernando Moreno-Torres Camy

Solución de compromiso

Solución de compromiso

No sé si es porque me estoy haciendo mayor (que no viejo) pero lo cierto es que me gusta cada vez más el refranero español. A pesar de los avances tecnológicos, en cuanto al comportamiento humano, no hay nada nuevo bajo el sol. Y como «antes» los humanos no tenían que perder el tiempo consultando el correo y el WhatsApp continuamente, no se entretenían con Facebook o Twitter, no tenían videojuegos siempre a mano, además de no tener TV ni YouTube, pues antes, las personas dedicaban mucho más tiempo a pensar. Así que ya lo habían pensado todo. Incluso hay quien cree que la filosofía griega ya trató todos los temas posibles y poco hay posterior a ellos que merezca la pena.

Sin llegar a estos extremos, la verdad es que encuentro muy útiles muchos «consejos» que están recogidos en refranes, dichos, frases populares… y que se aplican perfectamente a la vida moderna y al uso de la tecnología.

Después de esta larga e innecesaria introducción para justificar el título de este post, vamos al grano, a hablar de un problema que se presenta cada día a todos los que digitalizamos documentos. Seguir leyendo »

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Datos dispersos: una solución

8 julio 2013 por Fernando Moreno-Torres Camy

Este post es la continuación del anterior. Léelo antes si no lo has hecho ya.

masterNo me gusta plantear los problemas sin dar una solución. Eso es quejarse, y de quejas ya tenemos bastante con la crisis.

En mi post anterior planteaba el problema que tenemos (todos) los usuarios de ordenadores y demás artilugios digitales: la dispersión de la información. Nuestros documentos, fotos, correos electrónicos, números de teléfono… Multitud de datos, en formatos variados y almacenados en «sitios» distintos.

Hay varias soluciones. Técnicamente es un problema resuelto. Económicamente tampoco es ningún problema, no es necesario gastar mucho dinero. Es más bien una cuestión de ORDEN, de organización. Incluso diría que de disciplina. Todas estas unas cualidades que siendo deseables, escasean. Es como adelgazar haciendo ejercicio, o dejar de fumar: empezaré mañana.

Así que podría acabar ya este post fácilmente con un consejo sencillo: «sé ordenado». Clasifica bien tus documentos, haz las copias con regularidad, utiliza siempre los mismos criterios… Seguir leyendo »

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¿Dónde guardas tus datos?

24 junio 2013 por Fernando Moreno-Torres Camy

Talking About TwitterHace unos días se celebró en Granada un congreso muy interesante sobre Twitter: «Talking About Twitter», o #TATGranada, usando el hashtag del evento. La foto de la Alhambra con el célebre pajarito ha sido lo más llamativo del evento, pero yo me quedo con otra reflexión que hacía mientras asistía a una de las conferencias y veía pasar los tuits por la pantalla a toda velocidad.

¿Cuánta información está generando este congreso? Portadas de periódicos, noticias en ediciones digitales, fotos en los cientos de móviles de los asistentes, revistas y folletos en papel que nos entregaron… y, sobre todo, miles de tuits sobre el contenido, los asistentes, la Alhambra iluminada… Miles de tuits con enlaces a páginas Web, con fotos o videos, con información de todo tipo. Algunos interesantes. Algunos curiosos.

Y la reflexión que me inquietó fue: ¿dónde se guarda toda esta información? O mejor aún: ¿donde guardo yo la parte de esta información que me interesa? a nivel personal o a nivel profesional.

Como el ponente no me estaba resultando atractivo, seguí reflexionando sobre este asunto desde el punto de vista de la gestión documental. Y la pregunta se volvió más genérica: ¿Dónde guardamos los datos, la información, que nos interesa? Seguir leyendo »

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La difícil transición del papel al documento digital

12 junio 2013 por Fernando Moreno-Torres Camy

Firma digital impresaEn pleno siglo XXI, cuando la firma digital parece una tecnología «madura», con los documentos electrónicos abarrotando nuestra bandeja de entrada del correo (electrónico)… para matricularte en una Universidad que no esté en tu Comunidad Autónoma tienes que coger un coche, hacer 400 Km (o muchos más) y llevar un papelito EN PERSONA al rectorado de turno.

¡Vaya atraso! Y vaya atraso molesto, caro, incómodo e innecearios, … increible a estas alturas.

Pero lo curioso, y por eso lo incluyo como un tema relacionado con la gestión documental, es que hablamos de un documento que en origen es electrónico. Me explico:

Cada Universidad envía las notas del examen de selectividad a los alumnos que se han examinado en su área de influencia (Comunidad Autónoma) en un documento adjunto a un correo electrónico. Es, por tanto, un documento digital, no un papel.

Sin embargo, para matricularte en una Universidad que no esté en tu Comunidad Autónoma debes llevar este mismo documento en papel. ¡No puedes enviarlo por correo electrónico! Ni, puestos a ser obsoletos, el DNI. ¿Para qué está entonces el DNI electrónico? Seguir leyendo »

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¿Cuánto vale un documento digital?

22 mayo 2013 por Fernando Moreno-Torres Camy

Papel dineroLo fácil sería decir «nada» y provocar rápidamente comentarios airados de los lectores (que los hay) expertos en firma digital y gestión de documentos seguros.

Pero «simplificar es equivocarse» y es uno de los errores de esta alocada vida en la que todos vamos corriendo. Un error que no quiero cometer. Además me quedaría un post muy corto.

Con los documentos digitales pasa exactamente lo mismo que con los documentos en papel: hay una gran variedad de complementos que podemos añadir y que cambian su validez. Me refiero en este post a validez legal, desde el punto de vista contractual, o como medio de prueba en un juicio.

Un papel impreso no vale nada. Curiosamente cuando se usaban máquinas de escribir «manuales» los documentos tenían más valor porque cada máquina tenía su «propia huella». Al menos eso nos hacían creer en las novelas y películas policiacas. Lo que está claro es que un documento impreso hoy en día no sirve para probar nada porque cualquier persona crea una copia igual, o ligeramente diferente que es peor, en 5 minutos y nadie podrá distinguir la copia del original. Seguir leyendo »

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Simplicidad y productividad

28 abril 2013 por Fernando Moreno-Torres Camy

MinimalismoUno de los principales problemas de la «sociedad de la información» es el exceso de información. Como decía un ponente de una charla que oí, hace ya varios años: «la información es poder, pero el exceso de información es caos».

Un exceso que se puede producir en la «cantidad» y en el «detalle». No solo nos puede abrumar el número de documentos, informes, referencias… sobre un tema. También la minuciosidad de los datos que encontramos.

Desde hace ya bastante tiempo la capacidad de almacenamiento de los ordenadores ha dejado de ser un recurso escaso que había que cuidar con esmero. Esta ventaja, deseable en casi cualquier situación, se ha vuelto en contra de los usuarios en algunos casos. Al disponer de la capacidad de guardar virtualmente cualquier documento que llegue a mis manos, hay una tendencia, una tentación, de guardarlos todos. Y ese es el error. No todos merecen ser guardados. No todos los datos son relevantes para el futuro. No todo el detalle de un problema que resuelvo hoy merece ser preservado para consultas futuras.

Hay que tener criterio. Hay que distinguir lo que merece ser archivado de una forma ordenada y fácilmente accesible, de lo que no tiene sentido guardar. Incluso se puede, y debe, ser un poco más sutil y guardar documentos agrupados, con una mera referencia al conjunto como los clásicos «legajos» de papeles que se ataban poco menos que con una cuerda y se almacenaban en estantes con una referencia en el papel que servía de portada.

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La importancia de la codificación

1 abril 2013 por Fernando Moreno-Torres Camy

codigosAdmitámoslo, los códigos no están de moda. A poca gente le gusta pensar en números, claves, combinaciones artificiales de letras y números… Y tiene bastante sentido. Puedes recordar el nombre y los apellidos de un buen número de amigos y contactos profesionales pero ¿te sabes el DNI de tu mujer? ¿O de tu mejor cliente?

Sin embargo llevar este rechazo a todos los terrenos tiene también consecuencias negativas. ¿Estoy exagerando? Creo que no y que lo puedo demostrar con un ejemplo muy sencillo.

Cuando empezó a popularizarse la informática, con el PC, el Spectrum o el Commodore 64, había dos rasgos característicos que hoy han desaparecido: el papel continuo de las impresoras (y con frecuencia rayado, el «papel pijama») y los ceros «tachados». Era fácil identificar a los «aficionados» a la programación por sus listados y por tachar los ceros para distinguirlos de la letra O mayúscula.

Dejando a un lado la anécdota del papel, me gustaría reivindicar el uso de los «ceros tachados». Seguir leyendo »

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El archivo infinito

8 marzo 2013 por Fernando Moreno-Torres Camy

Archivador grandeHay mil formas de comparar un archivo de documentos en papel, físico, con un archivo de documentos digitales, virtuales en tanto que no ocupan un espacio, pero real, en tanto que puedes leer, imprimir, enviar por mail… en definitiva, utilizarlos como los documentos físicos.

Desde el punto de vista de la seguridad, por ejemplo. Un archivo físico es más robusto que uno digital, que depende de un disco duro que puede romperse en cualquier momento (y lo hace, antes o después). Pero un archivo digital se puede copiar diariamente, completo, y ser en la práctica más seguro ya que podemos proteger las copias y almacenarlas (los discos duros) en lugares físicamente distantes (incluso en la nube) lo que garantiza la pervivencia de los documentos ante la destrucción del original. Aún no conozco a nadie que tenga su archivo en papel duplicado.

Incluso desde el punto de vista de la seguridad de «acceso», es más sencillo dar permisos individualizados a diferentes archivos digitales para cada perfil de usuario, algo difícil de hacer con los documentos en papel. Los puedes meter en un cajón con llave, o en una caja fuerte, pero no es un sistema muy flexible.

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