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Archive for the ‘didácticos’ Category

Aunque solo hace unos días comentaba que el camino hace la oficina sin papeles es largo y lleno de obstáculos es evidente que ya es una tendencia imparable. Son ya muchas las empresas, despachos de abogados o procuradores y Administraciones Públicas que están evolucionando hacia el uso del documento electrónico. Y los que no lo hacen miran, a veces con temor, otras con envidia, a los más «adelantados» conscientes casi todos que el fin del documento en papel se acerca por más que algunos aún lo nieguen.

Sí, es verdad que hemos oído esta cantinela muchas veces en los últimos años, pero todo llega, (más…)

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Porqué fracasan los proyectos de gestión documental

En los másters, los cursos, o la publicidad de las empresas, lo habitual es encontrar “casos de éxito”, sobre todo cuando se trata de vender. Pero es bien sabido que se aprende más de los fracasos, de los errores cometidos, que de los éxitos, así que me animo a comentar algunas “lecciones aprendidas” en instalaciones, propias o ajenas, que no han llegado a buen término, o, al menos, no lo han conseguido fácilmente.

Si hay algo que me fastidia de los “comerciales” (no de todos, aunque es una característica bastante generalizada) es su absoluta falta de objetividad al “vender” un proyecto, al hablar de un producto: todo son ventajas, todo va a ir como la seda, solo hay “pros”, no “contras”. Nada más lejos de la realidad, concretamente en la puesta en marcha de proyectos de gestión documental en los que las ventajas son muchas, pero también los problemas que aparecen en cualquier instalación (con honrosas excepciones). (más…)

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Cómo mejorar el rendimiento de una instalación de gestión documental.

En este artículo con doble título (en realidad el primero es la contestación a la pregunta que plantea el segundo) me gustaría comentar de forma muy simplificada una situación que se plantea con frecuencia, por no decir siempre, al instalar un software de gestión documental en el que se introduce, o se pretente introducir, un número importante de documentos. «Importante» es ambiguo, lo sé, pero lo es tanto como el problema real: para un despacho de 4 ó 5 usuarios, con un presupuesto muy reducido, 10 ó 15 mil documentos ya es un número importante y decidir qué equipos poner para gestionarlos es el mismo problema, a otra escala, que el que tiene un hospital con 200 usuarios y 3 millones de documentos a gestionar. Obviamente el problema aquí es mucho mayor, como también el presupuesto, pero el análisis de la situación y los «módulos» que conforma la instalación son los mismos.

Empecemos por el principio: el problema (o la necesidad). (más…)

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Dentro de la variedad de escáneres adaptados a las diferentes necesidades de digitalización, los diseñados para digitalizar libros constituyen un grupo muy especializado. Hay solo un puñado de fabricantes en todo el mundo y los más importantes estaban en el CeBIT, en un mismo pabellón, lo que es sin duda una ocasión perfecta para conocer el “estado del arte” de esta tecnología. De hecho, pasó por nuestro stand un viejo conocido de una empresa granadina que se dedica exclusivamente a digitalizar documentos y que va a la feria todos los años para conocer los nuevos modelos.

Todos hemos pasado alguna vez por el laborioso proceso de fotocopiar algunas páginas de un libro, proceso especialmente farragoso si se trata de un ejemplar voluminoso. (más…)

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Hoy he conseguido mi tercer (y último de momento) certificado digital. Aunque la tentación de conseguir un poker es atractiva, lo voy a dejar en 3 porque ya tengo lo que andaba buscando: un certificado en software (FNMT), otro en una tarjeta criptográfica (DNIe) y otro en un dispositivo hardware (token USB), que he recogido en la Cámara de Comercio. Sí, recogido, porque en los tres casos he tenido que ir en persona a por mis certificados, lo que no deja en muy buen lugar a la «Administración Electrónica». Cierto es que la página Web de Camerfirma permite solicitar el certificado on-line utilizando el DNIe, pero después de mi experiencia con esta misma opción de la página Web de la FNMT decidí no volver a intentarlo. De todas formas, tenía que pasarme a recoger mi «token», por lo que el paseo a la Cámara de Comercio no me lo iba a ahorrar. (más…)

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Comentaba hace unos días que conseguí instalar el certificado software de la FNMT (Fábrica Nacional de Moneda y Timbre) pero no pude firmar correos electrónicos con Outlook porque el certificado que me dieron NO tiene mi correo electrónico como parte de los datos incorporados (lee esa entrada porque esta es la continuación).

Antes de darme otro paseo al Ayuntamiento, intento resolver el problema en la página Web de la FNMT, en la opción obtenga su certificado digital. Y entonces se abre una puerta a la esperanza: ¡Hay un botón que pone «Modificar datos»! Allí, a mi alcance, sin moverme de la silla.

 

Y, efectivamente, aparecen los datos incluidos en mi certificado, y un campo para el correo electrónico en blanco. ¡Pues lo relleno y listo!

No, no es tan fácil. Nunca te fies de la página de la FNMT (me dice mi «experto» y yo lo voy corroborando). (más…)

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Hace unas semanas escribí una entrada sobre esta misma cuestión. Todos utilizamos el explorador de Windows con agilidad, abrimos y cerramos ventanas con carpetas, creamos carpetas nuevas… (bueno, todos no, tengo un familiar que utiliza el Word para copiar los archivos del pendrive al disco duro y viceversa, así, como suena).

Si tengo un sistema que funciona, ¿porqué utilizar uno nuevo? que, además, es algo más complicado y me supone, ahora, un trabajo adicional.

Retomo este tema porque es la pregunta que se hacen cada día muchos usuarios de empresas o Administraciones que sopesan la instalación de un software de gestión documental para organizar sus archivos. Y lo retomo precisamente hoy porque ayer me encontré justamente en ese dilema, pero como usuario, no como vendedor o asesor de un cliente. (más…)

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Un pequeño paréntesis en mi periplo como usuario buscando certificados para firmar archivos y correos para dejar claro el objetivo de todo este camino (y entradas en el blog), la meta que ando buscando que no es otra que aumentar la seguridad de los documentos (archivos) que guardo en mi ordenador. Ya adelante que no es una entrada para expertos en firma (que todo ésto lo dominan) y que voy a ir despacio, porque quiero «aprender» estos conceptos uno a uno (y digo aprender porque estoy aprovechando para repasar yo mismo toda esta materia y, cuando acabe, pienso recopilarlo todo, ordenado, en mi Web).

«Aumentar la seguridad«; parece obvio, pero casi todos los artículos, notas, manuales y guías que he leído sobre firma electrónica se esfuerzan en explicarte cómo fuciona (no quiero leer más sobre claves, simétricas o no, en un tiempo) y, sobre todo, en recordarte las maravillosas cualidades de los documentos firmados digitalmente. A saber, y solo como recordatorio: Autenticidad, Integridad, No Repudio y eventualmente la Confidencialidad. Es una letanía que suele dar paso a unas explicaciones que recuerdan los glosarios de los manuales de un IBM del año 83.

¡Vamos a darle la vuelta y empezar por el final!, que debería ser el principio (creo que uso esta frase continuamente):

¿Qué es lo primero que quiero saber cuando abro un documento archivado hace días, semanas…o 3 años? (más…)

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Aunque su relación con la gestión documental es indirecta la experiencia que tuvimos ayer en la empresa me parece tan útil que me animo a compartirla aquí. Ayer pasó algo que nos ha ocurrido a todos alguna vez (a algunos les pasa continuamente).

El director financiero estaba preparando los documentos para la visita del auditor de AENOR para renovar el certificado de calidad ISO 9001 la semana que viene (no es una inspección de Hacienda, pero también es bastante estresante) y estuvo trabajando en un ordenador «prestado» durante varias horas. Sin ser consciente de ello, trabajó todo el rato directamente sobre los archivos grabados en su pendrive (algo temerario, siempre). Se cambió al ordenador del administrador para comentar con él los documentos y copió, borró, cambió varios archivos del pendrive (otra temeridad – nunca borres archivos del pendrive sin haberlo copiado antes al disco duro).

¡Y ocurrío! Borró «definitivamente» todo el trabajo que había realizado por la mañana, pensando que los originales estaban en el ordenador. (más…)

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Continuando con el proceso (ver la entrada anterior) que espero me convierta en un usuario avezado en la utilización de los certificados digitales y la firma electrónica de documentos, visité por cuarta vez la página de la FNMT para solicitar un certificado digital utilizando el DNIe. Siguiendo los consejos de un experto, descargué el Firefox para intentar sortear las barreras de seguridad de la página Web. ¡Ni por esas! Tal y como me habían anticipado, conseguir un certificado de la FNMT sin moverse de la silla es poco menos que imposible. Por lo visto, si reduces el nivel de seguridad al mínimo y desmarcas todos los filtros y sistemas de protección del navegador, y es luna llena, puede que lo consigas. Pero tras 4 intentos en diferentes momentos y con diferentes navegadores decidí que prefería darme un paseo que seguir luchando contra los elementos.

Nuevo cambio de planes: solicitud por Internet, visita a una Oficina de Registro y vuelta a la Web para descargar el certificado.

Administración electrónica: Cero

Burocracia de toda la vida: Uno

(más…)

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