Gestión Documental Para Gente (Casi) Normal

Aunque su relación con la gestión documental es indirecta la experiencia que tuvimos ayer en la empresa me parece tan útil que me animo a compartirla aquí. Ayer pasó algo que nos ha ocurrido a todos alguna vez (a algunos les pasa continuamente).

El director financiero estaba preparando los documentos para la visita del auditor de AENOR para renovar el certificado de calidad ISO 9001 la semana que viene (no es una inspección de Hacienda, pero también es bastante estresante) y estuvo trabajando en un ordenador «prestado» durante varias horas. Sin ser consciente de ello, trabajó todo el rato directamente sobre los archivos grabados en su pendrive (algo temerario, siempre). Se cambió al ordenador del administrador para comentar con él los documentos y copió, borró, cambió varios archivos del pendrive (otra temeridad – nunca borres archivos del pendrive sin haberlo copiado antes al disco duro).

¡Y ocurrío! Borró «definitivamente» todo el trabajo que había realizado por la mañana, pensando que los originales estaban en el ordenador.Cuando fue a buscarlos y no los encontró es cuando acudió a mí, como última alternativa antes de tirarse por la ventana (estamos en un bajo, solo había perdido unas horas de trabajo).

Con los años te aficionas a los refranes y a mí hay uno que me gusta mucho: «el diablo sabe más por viejo que por diablo», que se aplica bien aquí.

Recordando mis tiempos con el MS DOS pensé que debía haber alguna utilidad para recuperar estos ficheros borrados. ¡Claro que las hay! ¡Muchas! No tardé ni 5 minutos en encontrar varios foros en Internet con este asunto, descargarme un programa minúsculo, gratuito, ejecutarlo, indicar que mirase en la unidad J (el pendrive) y me ofreció en un par de segundos una lista bastante amplia de los ficheros que podía recuperar, con un simple click del ratón. Una mañana perdida, recuperada en 5 minutos. Y lo mismo se aplica, por supuesto, a fotografías digitales borradas de la tarjeta de la cámara por descuido.

Ojo, esto no siempre funciona. Si utilizas el pendrive (o tarjeta de memoria) y grabas nuevos archivos encima ya no habrá nada que hacer. Pero en muchos casos, y ayer fue uno de esos, se recupera el 100% del archivo borrado.

Y ahora, para el que quiera saberlo, una explicación técnica del milagro (solo para el que quiera profundizar un poco en el porqué):

Con la aparición de la papelera de reciclaje desapareció una opción del MS DOS que supuso una gran mejora en su día: la orden UNDELETE que, como su nombre indica, permitía recuperar un fichero borrado (con la orden DEL, la simétrica). Esta función, mágica aparentemente, aprovecha una característica del sistema de archivos que resulta muy útil (de forma inesperada) para corregir estos errores.

Cuando un archivo se graba en el disco duro, realmente se graba en dos partes. Los datos, la información en sí, en cualquier lugar del disco duro dedicado a este fin. Pero hay algo más, algo parecido a un índice que le indica al sistema operativo dónde están los datos de este archivo concreto, además del nombre y otras características.

Cuando borramos un archivo, el sistema solo marca el archivo como borrado en el índice, pero NO BORRA los datos (entre otras cosas para ahorrar tiempo). Esos datos siguen grabados en el disco duro, solo que ahora están en una zona disponible para grabar encima, no formando parte de un archivo.

La orden UNDELETE, o el programa que usamos ayer, lee la zona de índices (la antigua FAT, File Allocation Table) y hace una lista de los ficheros marcados como borrados. Esa lista es la que me enseñó el programa y solo tuve que elegir los ficheros a recuperar. Por supuesto, si se han escrito datos nuevos en la FAT o sobre los datos, ya no hay nada que hacer, pero si acabamos de borrar los archivos y no hemos escrito nada encima es casi seguro que podremos recuperar lo borrado.

NOTA: no he puesto el nombre del programa que utilicé para que leas hasta el final, y para animar a hacer comentarios. Prometo dar el nombre a la primera petición. (Por otra parte, solo hay que buscar en Google y aparece enseguida, aunque no todos los programas son tan buenos como este).