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Archive for the ‘didácticos’ Category

Hace mucho tiempo que considero las tiras de Mafalda como una auténtica guía, con frases tan geniales como «la vida moderna es más moderna que vida» (conozco a muchos ejecutivos de grandes empresas a las que se aplica perfectamente) o la declaración de rendición de Felipe: «hasta mis debilidades son más fuertes que yo». Hay muchas más.

Y hoy quiero recordar una que me viene a la memoria con frecuencia en muchos momentos, normalmente tratando con nuevos clientes, o ayudando a algún familiar en algún apuro (tecnológico), como pronto entenderéis.

Comenta Mafalda con uno de sus amigos: «Los perros, para vivir, tienen que ser perros. Los gatos, gatos y los caballos, caballos. Pero el hombre tiene que ser fontanero, abogado, ingeniero…»

Un buen trabajo suele estar prececido de años de estudio, primero en el colegio y luego en la universidad. Años de esfuerzo durante los que te enseñan conocimientos «artificiales» que no puedes adquirir fácilmente sin ayuda: matemáticas, física, química, cardiología… materias difíciles que exigen horas de estudio y práctica para ser dominadas y que, finalmente, te permitirán acceder al mercado laboral y desempeñar una profesión o un trabajo que no tiene nada que ver con «ser un hombre», sin más, un hombre prehistórico que caza con sus manos y unas piedras.

Ese es el peaje que hay que pagar para vivir en esta moderna sociedad.

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Archivadores con las facturasAprovechando la relativa calma del mes de agosto, además de pintar la oficina hemos decidido librarnos de unas cuantas docenas de archivadores, sobre todo las copias en papel de las facturas emitidas de los últimos 10 años.

Como me paso el día convenciendo a clientes y amigos de las ventajas de la gestión documental (electrónica), he decidido digitalizar personalmente algunos años, además de algún otro expediente antiguo al que ya le tenía ganas. Ha sido bastante pesado, aburrido, y me ha costado algo más de tiempo del que esperaba, pero ha sido una experiencia muy interesante para comprobar si merece la pena digitalizar el archivo, que ya te adelanto que sí, que lo merece, aunque no es ni mucho menos un problema trivial.

Desde hace unos tres años (también empecé en agosto) utilizo nuestro programa de gestión documental y mi escáner ScanSnap S1500 para digitalizar y archivar todos los documentos que utilizo en la empresa. Me va bastante bien. Muchos de los que me visitan se sorprenden de que no tengo apenas un papel encima de la mesa. Me costó un poco al principio y de vez en cuando se me acumulan algunos, tras un viaje o unos días con más trabajo del habitual. Pero estoy al día. Lo que yo llamo el «archivo vivo» lo tengo controlado. Y lo disfruto cada día. Encuentro los documentos fácilmente. Mando una copia por e-mail. Imprimo un recibo que me pide un cliente… No me lleva más de unos minutos diarios «mantener» al día mis papeles.

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Digitalizar un archivoHay muchos motivos para montar un sistema de gestión documental. El más evidente (quizás por el nombre) es la mejora en la productividad, en la «gestión» de la documentación: búsquedas rápidas, distribución entre los usuarios, clasificación «inteligente»… Pero últimamente, quizás por la crisis que todo lo contamina, los nuevos clientes que visito suelen estar especialmente interesados en la digitalización de sus archivos en papel. Trasteros, armarios, almacenes, estanterías… llenas de miles y miles de papeles. A veces lejos y otras en la propia oficina, estorbando, ocupando un espacio valioso (literalmente). Archivos que molestan pero que necesitamos consultar con frecuencia.

Ganar ESPACIO, ese bien escaso, ese lujo del que pocas veces disfrutamos en las oficinas, en las empresas, en las Administraciones Públicas. Este resulta ser el motivo principal por el que muchos quieren dar el paso al documento electrónico, por el que están dispuestos a pagar un precio. Pero, ¿cúal es ese precio?

Con frecuencia me encuentro con nuevas instalaciones que se ven frenadas por el coste de digitalización del archivo, un valor muy alto, mientras que el precio de nuestro software resulta casi despreciable en comparación. Y es lógico. Mientras que un programa de ordenador se monta en pocas horas digitalizar un archivo que ocupa varias habitaciones puede llevar meses de trabajo manual a un equipo de varias personas. (más…)

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La duda se reduce a «cómo hacerlo».

gestión documental yaEn las últimas semanas he visitado no menos de 10 posibles clientes, gracias a las gestiones de nuestro distribuidor en Sevilla. Han sido empresas de todo tipo, desde bufetes de 2 abogados en el centro de la ciudad a fábricas de mayonesa en las afueras. Ayuntamientos, asesorías, fundaciones… de todo. Y todos ellos tienen un punto en común: quieren librarse de los papeles.

Ya no hay que «convencer» a nadie de las bondades de la digitalización de los archivos: todos la desean. Del ahorro de tiempo en las búsquedas, de la liberación de espacio que se puede conseguir (uno de los bufetes que hemos visitado tiene un piso entero lleno de papeles, además de una habitación completamente llena en su despacho actual).

Hemos, afortunadamente, llegado a una nueva etapa en la que la pregunta no es si debo instalar un sistema de gestión documental sino cómo debo hacerlo, cual es la mejor forma posible.

Y aquí también se repiten los comportamientos. Y los errores.

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Seguridad: costeHay palabras que lo dicen todo, al menos para algunas personas. Solo tienes que utilizarla en el momento adecuado, y se acaba la discusión. No hay que argumentar más, no hay que comparar las diferentes alternativas. «Si es por la seguridad, no se hable más, lo haremos, sea lo que sea».

Si es para poner un nuevo candado en la puerta, no es grave. Pero cuando las medidas de seguridad afectan de forma significativa a los usuarios (y cuando digo afectan me refiero a que les hacen perder tiempo continuamente) y cuestan un dinero que deja de estar disponible para otros fines, conviene ser un poco más racional y evaluar bien las ventajas e incovenientes de esas imprescindibles medidas de seguridad.

Cuando hago este ejercicio de evaluación de una opción siempre me acuerdo de la teoría de juegos. ¿Conoces el concepto de «juego justo»? (más…)

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atajos de tecladoA mí me interesa mucho la productividad, sobre todo la mía. Me interesa mucho acabar antes mi trabajo, tardar menos en tareas rutinarias, ganar tiempo cada día… para dedicárselo a tareas más divertidas que trabajar.

Y uno de los métodos más sencillos de mejorar (además de comprar un monitor de 24 pulgadas) es ahorrar tiempo en el uso de las “herramientas informáticas”. En escribir un documento en Word, copiar o mover archivos en Windows, mandar un correo electrónico… Dominar los programas que utilizamos frecuentemente no es el objetivo de los “frikis” que manejan el mando de la “Play” como si fuera una extensión de su propio cuerpo. Manejar con soltura, con rapidez y agilidad el tratamiento de textos o el correo electrónico es útil para todos los que trabajamos con estas herramientas. Es decir, de casi todos. Excluyo a los que tengan una secretaria (o secretario) a la que dicten cartas, contratos y correos, una especie casi en extinción (al menos no creo que si estás leyendo este blog seas uno de “ellos”).

Así que, no te equivoques: te interesa aprender a utilizar “un poco mejor” los programas que usas cada día y centrarte en pensar en lo que vas a escribir, y no perder tiempo con el ratón,  buscando el icono de la negrita, la opción de impresión y demás funciones que nunca recuerdas dónde están. (más…)

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La paradoja del vendedor.

La paradoja del vendedor¿Cómo empiezas el trabajo cada mañana? O más bien, ¿por dónde empiezas?

Básicamente hay dos opciones:

a) Primero las cosas importantes, a menudo largas y complicadas. Luego las tareas «secundarias» y pequeñas.

b) Empezar por «despejar la agenda», la mesa, la bandeja de entrada… de pequeñas tareas antes de afrontar las más complejas y, con frecuencia, también más importantes y largas.

Ya sé que es una clasificación muy subjetiva y, sin duda, simplista. Todo este artículo va a tener este problema, me temo. Pero sigo avanzando a ver si saco alguna conclusión.

A mí me gusta más la opción b. Antes de enfrentarme a una tarea complicada, sobre todo si sé que me va a llevar bastante tiempo (pongamos 2 ó 3 horas seguidas) antes, como decía, me gusta despejar mi lista de «tareas pendientes». Por ejemplo, trabajo habitualmente con la mesa totalmente libre de papeles, salvo los que esté utilizando en ese momento para la tarea concreta que estoy desarrollando.

Creo que es una costumbre de mis tiempos de estudiante en la universidad, cuando mi mesa no era muy grande y los apuntes, libros y notas de cada asignatura ocupaban toda mi superficie de trabajo y no había, por tanto, hueco para papeles o libros de otras materias. Pero quizás no sea una costumbre, sino una forma de ser. Creo que la expresión «maniático del orden» ya la he usado en este blog anteriormente.

Costumbre o no, antes de afrontar una tarea larga me gusta dar un repaso a la bandeja de entrada del correo, mi documento con la lista de tareas pendientes y, por supuesto, a papeles que tenga encima de la mesa o notas amarillas pegadas en el monitor. Me resulta mucho más fácil concentrarme y dedicarme «en exclusiva» durante una o varias horas a una sola tarea.

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Algunos consejos para resolver pequeñas «averías».

Arreglos en el PCMe gusta pensar que este blog resulta útil a gente «normal», a usuarios «corrientes»  que encuentran aquí consejos útiles para su trabajo con las herramientas informáticas en general y la gestión documental en particular. Es por eso que voy a compartir una experiencia que, aunque carente de todo «glamour» tecnológico y sofisticación técnica, puede resultar útil a algún lector. Hoy he ahorrado una llamada al servicio técnico de la ADSL, un tiempo sin acceso a Internet a la espera de su visita y una, seguramente, abultada factura. ¡Y todo por no rendirme al pensar que todos los problemas «tecnológicos» tienen una solución terriblemente complicada! Creo que el premio merece la pena, aun a riesgo de escribir un artículo bastante vulgar y corriente.

Me centro: situación típica de un familiar: ordenador nuevo, ni idea de informática (ni ganas de aprender nada) y petición de ayuda al «experto» de la familia aprovechando una visita. Le arranco el equipo, configuro el idioma y poco más. Afortunadamente en esto hemos avanzado mucho. (más…)

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informática distribuidaHabitualmente se utiliza este término para referirse a redes de ordenadores que colaboran para realizar cálculos complejos de una forma coordinada. Pero no es de “eso” de lo que yo quería hablar aquí. Utilizo esta expresión para algo mucho más sencillo, para resolver una duda recurrente en nuevas instalaciones: ¿Qué es mejor, una impresora grande, potente, muy rápida, o varias impresoras más sencillas, lentas y baratas? Y dónde digo impresora, puedes decir exactamente igual “escáner”. Uno muy potente, de 100 páginas por minuto, conectado en red, de varios miles de euros. O varios mas pequeños, de 20 a 40 páginas por minuto y pocos cientos de coste. No es una decisión fácil y conviene darle más de una pensada antes de decidir, porque no hay vuelta atrás.

Obviamente no se puede responder a esa pregunta sin conocer algún dato más de la instalación. El número de usuarios, la distribución “física” de cada uno de ellos, el tipo de trabajo que realizan… No quiero responder “a la gallega”, es que realmente cada situación requiere una respuesta personalizada. No hay verdades absolutas. Ni siquiera al comprar una impresora o un escáner. (más…)

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ISO 27001Esta semana recibimos una de las visitas más temidas: el auditor de AENOR. Es lo más parecido a volver al colegio a examinarse de una asignatura. Y por muy bien que lo hayas preparado, siempre hay algunos temas que no llevas demasiado bien.

Este es ya nuestro cuarto «examen» y creo que en estos 4 años, desde que nos decidimos a implantar la norma ISO 27001, hemos aprendido algunas cosas que merecen comentarse. No es, en absoluto, un repaso a la norma ni pretendo ser académico (eso lo digo siempre). Se trata simplemente de algunas reflexiones y, sobre todo, algunas enseñanzas que se pueden aplicar a cualquier empresa.

En realidad fuimos muy osados (o inconscientes) e implantamos al mismo tiempo la norma ISO 9001, sistema de gestión de la calidad, y la 27001, sistema de gestión de la seguridad de la información (vaya nombrecito). Es como un matrimonio sin hijos que tiene gemelos: si con uno te cambia la vida, dos a la vez es una locura. La ventaja, tanto para los gemelos como para la implantación de la norma, es que hay bastantes «sinergias» y el trabajo y esfuerzo no es el doble.

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