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Posts Tagged ‘archivado documentos’

Video: las «5 patas» de un proyecto de gestión documental

Posted in didácticos, Instalación de un sistema de gestión documental, Videos, tagged , , , , on 17 mayo 2010| 6 Comments »

En septiembre escribí una entrada sobre este asunto y ahora complemento la información con un video, más ameno que leer todo lo que he escrito al respecto. (Puedes verlo también en You Tube)

Te recuerdo que las «5 patas» son:

(No he puesto enlace al software porque hay muchas entradas en las que comento este tema y no podría destacar una sobre las demás.)

En el video vuelvo a comentar que un proyecto «integral» no se limita a comprar un escáner o un software: hay que tratarlo como la combinación de nuevos «aparatos» (escáneres, destructores), nuevo software (gestión documental, OCR) y, sobre todo, nuevos hábitos de trabajo: nuevos «procedimientos».

Para un problema sencillo, gestionar unos cientos de documentos de 2 ó 3 usuarios, se pueden improvisar soluciones sencillas.

Para «liberarnos» de un almacén con cientos de miles de documentos en papel o dar un paso decidido hacia la «oficina sin papeles» o la «Administración Electrónica» hay que plantearse una estrategia bien definida, definir nuevas formas para manejar los documentos, cambiar hábitos… en definitiva, hay que coger el toro por los cuernos.

Esta entrada, en video, es un experimento. Me vendría muy bien que me comentaras si te parece bien o mal para repetir la «experiencia» más adelante, o limitarme a escribir y dejar los videos para mi canal de You Tube.

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Diario de un usuario (I)

Posted in casos reales, didácticos, tagged , , , on 26 abril 2010| Leave a Comment »

Creo que ya he comentado en varias ocasiones que a mi experiencia como «vendedor» de nuestro programa de gestión documental y la de ponente en talleres y jornadas se suma mi faceta de usuario «corriente» del programa. Tanto hablar de las ventajas de la gestión documental acabaron convenciéndome a mí mismo, así que hace un par de años instalamos nuestro propio programa en la empresa para disfrutar de las «grandes ventajas» que aporta.

La verdad es que MTC Soft no es la típica empresa que necesite un programa de gestión documental. Si no fuese por el precio tan bueno que conseguí y por mi interés particular en la instalación, seguramente nos habríamos apañado bien con el escáner. Es un «contraargumento» que utilizo con alguna frecuencia: si no tienes un número elevado de documentos (miles o decenas de miles al menos) y son pocos los usuarios de la empresa que acceden a ellos (menos de 4 ó 5), no necesitas un programa de gestión documental. En nuestro caso, los técnicos y programadores no generan apenas documentos por lo que básicamente lo utilizamos 2 personas. Pocas para justificar una instalación. A menos que sea gratis, claro. (más…)

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Casos de «fracaso»

Posted in casos reales, didácticos, Instalación de un sistema de gestión documental, tagged , , , , , on 10 abril 2010| 2 Comments »

Porqué fracasan los proyectos de gestión documental

En los másters, los cursos, o la publicidad de las empresas, lo habitual es encontrar “casos de éxito”, sobre todo cuando se trata de vender. Pero es bien sabido que se aprende más de los fracasos, de los errores cometidos, que de los éxitos, así que me animo a comentar algunas “lecciones aprendidas” en instalaciones, propias o ajenas, que no han llegado a buen término, o, al menos, no lo han conseguido fácilmente.

Si hay algo que me fastidia de los “comerciales” (no de todos, aunque es una característica bastante generalizada) es su absoluta falta de objetividad al “vender” un proyecto, al hablar de un producto: todo son ventajas, todo va a ir como la seda, solo hay “pros”, no “contras”. Nada más lejos de la realidad, concretamente en la puesta en marcha de proyectos de gestión documental en los que las ventajas son muchas, pero también los problemas que aparecen en cualquier instalación (con honrosas excepciones). (más…)

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Porqué utilizar la gestión documental.

Posted in casos reales, tagged , , on 19 febrero 2010| 2 Comments »

Hace unas semanas escribí una entrada sobre esta misma cuestión. Todos utilizamos el explorador de Windows con agilidad, abrimos y cerramos ventanas con carpetas, creamos carpetas nuevas… (bueno, todos no, tengo un familiar que utiliza el Word para copiar los archivos del pendrive al disco duro y viceversa, así, como suena).

Si tengo un sistema que funciona, ¿porqué utilizar uno nuevo? que, además, es algo más complicado y me supone, ahora, un trabajo adicional.

Retomo este tema porque es la pregunta que se hacen cada día muchos usuarios de empresas o Administraciones que sopesan la instalación de un software de gestión documental para organizar sus archivos. Y lo retomo precisamente hoy porque ayer me encontré justamente en ese dilema, pero como usuario, no como vendedor o asesor de un cliente. (más…)

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Archivo histórico vs archivo «vivo».

Posted in casos reales, tagged , , , on 10 febrero 2010| 9 Comments »

Archivo históricoAyer estuve en el despacho de un procurador en Madrid y se planteó de una forma muy clara la distinción entre estos dos «tipos de archivo» así que aprovecho la experiencia para tratar este asunto que tenía pendiente hace tiempo y que da lugar a muchas confusiones. Como el ejemplo es el recurso del torpe y este tema tiene algunas sutilezas difíciles de explicar, voy a contarlo tal y como ocurrió ayer. El lector puede cambiar «despacho» por oficina o administración, «procurador» por abogado, gestor, funcionario del ayuntamiento… y «expediente» por asunto, legajo o documentos… pero por claridad y economía del lenguaje me ceñiré al despacho del procurador en el que me encontraba hace solo unas horas.

Nada más empezar a hablar de gestión documental quedó claro que este procurador sabía de qué estábamos hablando: tenía un ScanSnap encima de la mesa (un modelo anterior pero similar al que recomendaba hace unos días), pocos papeles a la vista y, sobre todo, ningún montón de medio metro de altura. De hecho, tiene el mejor programa de gestión documental posible: integrado como una funcionalidad más en su programa de gestión de expedientes. (más…)

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¿Necesito un programa de gestión documental?

Posted in didácticos, tagged , , , , on 24 enero 2010| 1 Comment »

Sin duda el tipo de la izquierda necesita desembarazarse de esas montañas de papeles, aunque solo sea para no morir sepultado por ellas. Si tu situación es similar (conozco a abogados que coleccionan montañas como éstas, por no hablar de juzgados y ayuntamientos), es hora de tomar medidas.

Siempre que participo en unas jornadas o talleres sobre gestión documental divido mi habitual presentación preliminar sobre conceptos básicos de la gestióndocumental en dos partes: una es convertir los documentos en papel en documentos electrónicos (digitalizarlos usando un escáner). La segunda parte es la gestion de todos esos documentos que ya son ficheros, archivos, grabados en un disco duro en un ordenador.

Aquí surge, sobre todo cuando el público es de microPymes (despachos de abogados, asesores fiscales, departamentos de administración de pequeñas empresas…), la gran pregunta: ¿para qué necesito un programa de gestión documental si puedo organizar estos ficheros utilizando las propias herramientas del sistema operativo? (más…)

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Clasificación de la documentación

Posted in casos reales, Instalación de un sistema de gestión documental, tagged , , on 10 enero 2010| 8 Comments »

Después de tantas entradas «teóricas», creo que es el turno de una más práctica, casi totalmente práctica. Y de un tema tan poco «técnico» como éste, que no es más que la necesidad de ordenar los archivos. Puede parecer una tontería, yo mismo he dudado si merece la pena hablar de ésto hasta hace unos minutos, pero hay dos motivos por los que me he decidido ha tratar este asunto: en primer lugar porque es una petición que me hacen con relativa frecuencia los nuevos clientes de nuestro software: ayudarles a crear el «árbol de carpetas inicial». En segundo lugar, porque he revisado el servidor de ficheros de la oficina (como parte del procedimiento de control de las copias de seguridad que exige la norma ISO 27001) y me he encontrado un auténtico desastre (para mi vergüenza, lo reconozco).

Así que ahí van unos cuantos consejos básicos y evidentes que, sin embargo, ni muchos menos aplican todos los usuarios cuando archivan sus documentos, importantes o no. (más…)

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OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres)

Posted in didácticos, Instalación de un sistema de gestión documental, tagged , , on 11 diciembre 2009| 4 Comments »

Los programas de reconocimiento óptico de caracteres, abreviados habitualmente por OCR (por Optical character recognition) son un clásico del software genérico pero no todo el mundo los conoce ni los aprovecha como merecen.

Convertir un documento en papel en un fichero Word o una hoja Excel, editable, es decir, que nos permite corregir el texto y copiar frases o párrafos, es muy útil en muchos casos. En la práctica no se utilizan con la frecuencia que cabría esperar, en parte por desconocimiento, por el hecho de tener que pagar una cantidad extra por un programa más o menos exótico (para un usuario de a pie) y en buena parte porque somos poco tolerantes a los errores de las máquinas: si el resultado no es prácticamente perfecto, se desprecia la herramienta (esto mismo ocurre con los traductores automáticos, pero esa es otra historia y otro blog).

Pero, centrándonos en la gestión documental, el uso de los OCR sí que tiene un sitio muy claro en el que aprovechar sus ventajas: en el «indexado» de los documentos (más…)

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Escaneado de documentos

Posted in casos reales, didácticos, Instalación de un sistema de gestión documental, tagged , , , on 15 noviembre 2009| 1 Comment »

papelesOtra de las 5 patas de un proyecto de gestión documental. La más evidente, la primera, la mas pesada y, en muchas ocasiones, la culpable de que fracase una instalación.

Es obvio que el primer paso para librarse de las montañas de papeles que desbordan archivos, estanterías y mesas (por no hablar de un amigo que ya los amontona directamente en el suelo de su despacho) es convertir estos documentos en papel en ficheros informáticos con ayuda de un escáner. (más…)

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Destrucción certificada de documentos

Posted in casos reales, didácticos, tagged , , , on 12 noviembre 2009| 5 Comments »

destruccion de documentosEn mi entrada sobre las 5 patas de un proyecto de gestión documental anunciaba que ampliaría la información de cada una de ellas, y voy a empezar hoy por la última (quizás porque es la mas corta, y la menos conocida).

Uno de los objetivos de la implantación de un programa de gestión documental es liberar espacio valioso, en la oficina, ocupado por el archivo de los documentos en papel. Aunque creo haber comentado en alguna ocasión que en España aún no ha llegado el momento de «la oficina sin papeles» sí que defiendo que un escáner y un buen software de gestión documental te permiten adelgazar el archivo de una forma inmediata. Y la pregunta que surge sobre la marcha es: ¿qué hago con los documentos que voy escaneando y puedo destruir?

(más…)

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