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CorreosEn los últimos días he leído varios artículos sobre la pesadilla diaria que representa para millones de personas tratar de mantener a raya el número de correos electrónicos que tienen en la bandeja de entrada de su gestor de correo.

No es un problema aislado. No es una «manía» de personas ordenadas (algo que algún amigo me achaca). Mantener la «bandeja a cero» es una aspiración generalizada, que muchos dan por perdida. De hecho en uno de los artículos que leí hablaban de la «utopía» de conseguirlo, dando por sentado que es una tarea casi imposible, una ilusión.

Para conseguirlo, o al menos intentarlo, hay incluso applicaciones para smartphones que utilizan una gestión «semiautomática» de los correos entrantes como única posibilidad para conseguir la meta.

Sin embargo, con algunos consejos sencillos y una disciplina al alcance de cualquiera es posible conseguirlo. No es una lista objetiva y seguro que muchos lo hacen igual de bien, o mejor, de otra forma. Pero a mí me funcionan bastante bien y por ese motivo los comparto con mis lectores. Seguir leyendo »

Gente contentaHay muchos estudios sobre las ventajas «objetivas» de utilizar un sistema de gestión documental «digital» frente al «clásico» archivo de los documentos en papel. Estudios detallados de los costes de un archivo en papel, uso de determinados metros cuadrados, tiempo para localizar un documento en el archivo, y para volverlo a guardar… Estudios que, inevitablemente, aconsejan digitalizar los documentos en favor de la agilidad de uso y ahorro de espacio de los archivos electrónicos.

Pero hay algo más. Al menos para mí que, como he comentado en varias ocasiones, soy un usuario habitual de nuestro propio programa de gestión documental. Tan habitual que lo utilizo prácticamente a diario.

Quizás yo no soy el usuario «tipo», no porque haya desarrollado un programa de gestión documental, sino porque soy muy ordenado (hay quien usa la palabra «maniático»). Y claro, ese gusto por el orden, la limpieza y la casi obsesión (lo reconozco) por tener la mesa libre de papeles me convierte en un usuario predispuesto a disfrutar de las ventajas de un buen sistema de gestión de documento.

Pero el caso es que, usuario tipo o no, disfruto (literalmente) de mi programa casi todos los días. Y en muchos momentos. Seguir leyendo »

Este post es una colaboración enviada por uno de mis lectores. Creo que es un caso real muy instructivo porque nos puede pasar a todos en algún momento. No comparte el 100% de su contenido, pero quizás ese sea un motivo más para publicarlo.

SeguridadQuizá les suene esta historia. Ocurrió hace unos meses: Un hombre cree tener su ordenador impoluto. Es uno de esos señores que lleva tiempo trabajando con ordenadores, conoce medianamente el mundillo y sabe como se las gastan estos queridos elementos digitales de cuando en cuando así que, aunque no es un experto, vigila cada paso que da: En la red opera a través de sitios seguros (Dato gratuito: comprobar que el sitio donde está ingresando los datos sensibles está encriptado con un certificado ssl, precio que hay que pagar para ofrecer seguridad a los usuarios del sitio), utiliza un buen antivirus (Norton internet security 2012, por ejemplo) y realiza copias de seguridad de sus archivos con regularidad. Va con pies de plomo, como quien dice.

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Windows 8Hace unos días leía una noticia sobre la transición de los usuarios a Windows 8. En resumen: «no va muy bien». Son muchos menos de los esperados. O quizás debería decir deseados (por Microsoft, claro).

Yo mismo, que me lancé rápidamente a los brazos de Windows 7, no tengo ninguna intención de cambiar a corto plazo.

¿Porqué habría de hacerlo?

Mi Windows 7 va de maravilla. Me da todo lo que necesito. ¿Porqué cambiar algo que funciona bien? Muy bien en este caso.

Todos recordamos el desastre de Windows Vista. De hecho, hay todavía millones de usuarios de Windows XP que, en vista del fracaso de Windows Vista, ni siquiera se atrevieron a cambiar a Windows 7.

Las actualizaciones de software son uno de los peores efectos colaterales de esta llamada sociedad de la información (o de la informática, en un término menos vistoso). Cada cierto tiempo tenemos que empezar de nuevo. Al cambiar de teléfono (menos con el iPhone, gracias a dios), al cambia el Word o el Excel, al cambiar el programa de contabilidad… Y, lo peor de todo, cuando cambiamos el sistema operativo. Seguir leyendo »

Los duendes de las estadísticas de WordPress.com prepararon un informe sobre el año 2012 de este blog.

Aquí hay un extracto:

19,000 people fit into the new Barclays Center to see Jay-Z perform. This blog was viewed about 120.000 times in 2012. If it were a concert at the Barclays Center, it would take about 6 sold-out performances for that many people to see it.

Haz click para ver el reporte completo.

Feliz Navidad 2012

 

Mis mejores deseos para todos los lectores de este blog.

Espero que estéis pasando unas Felices Fiestas y os deseo un próspero 2013.

Información estructurada

Información estructurada

A los informáticos, especialmente a los que diseñamos bases de datos, nos encanta lo que yo llamo información estructurada. Creo que la expresión no es mía. Seguramente la he adoptado inconscientemente en algún momento. Pero lo importante es lo que significa.

Información estructurada son los datos que están perfectamente definidos y sujetos a un formato muy concreto. En una base de datos son campos con una definición específica: una fecha, un valor numérico en una factura, el tipo de IVA, el apellido de un cliente…

Son datos que responden a un diseño previo y no admiten ambigüedad. En el campo «nombre» pondrá «Fernando», o «Enrique», pero no un 27 ó la fecha de nacimiento. En la columna de tipo de IVA habrá un 21 (%), o un 18, 12 ó 7. Seguro que ahí no pone «Fernando».

Por contra, la información desestructurada es todo lo contrario: libre y variada. El caso más extremo quizás sea una foto. Puede haber cualquier cosa: una flor, una montaña o tu perfil de Facebook. Otro ejemplo es un archivo guardado en un disco duro (o en un gestor documental): puede ser un contrato, una factura, una lista de tareas o, porqué no, una foto de tu novia.

Los programas más sencillos son los que trabajan solamente con información estructurada. Siempre pongo como ejemplo un programa de contabilidad. Tanto el diario de apuntes contables como el plan de cuentas forman la base de datos más sencilla imaginable. Es como una hoja Excel: fecha del apunte, valor, debe o haber y poco más.

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(Este post es una colaboración de Alejandro Gómez, de Iron Mountain)

LikeEl volumen de ventas y la cartera de clientes pueden decirle mucho sobre el patrimonio de una empresa, pero nada le dará más información sobre una organización que la reputación que ésta tiene. Los errores que una empresa tiene en la comunicación o construcción de su reputación pocas veces serán perdonados. Una vez que una organización ha arrastrado su nombre por el lodo puede ser casi imposible recuperar el equilibrio conseguido hasta el momento.

Este dato no pasa desapercibido para el ejecutivo moderno, y la mayoría de las empresas tratan de invertir una considerable cantidad de recursos para generar una imagen pública casi perfecta. Las acciones hablan más que las palabras, y una de las mejores maneras de demostrar su buen hacer es mediante el cumplimiento de sus expectativas tanto legales como personales.

Mantener a los clientes

Por buenas razones, muchos de los debates de hoy día sobre la gestión de documentos personales que tienden a centrarse en la protección de los activos de los clientes. Seguir leyendo »

Digitalizar un archivoCon frecuencia, hoy mismo, me hacen la pregunta que da nombre a este post. Mi respuesta inicial es siempre la misma: «depende». No de uno, sino de muchos factores. No se trata de evitar la respuesta sino de que las variables que influyen en el precio final son tantos y afectan tanto al valor que es literalmente imposible dar una estimación sin recabar más datos.

Es como si un extraterrestre te para por la calle y te pregunta: ¿cuánto cuesta un coche? Tu le dirías: ¿Qué tipo de coche? Utilitario, deportivo, de lujo, todoterreno. Y él te contestaría: ¿No son todos iguales? Tiene cuatro ruedas, un volante, un motor… Y seguirías sin saber qué contestar porque, obviamente, no cuesta lo mismo un ferrari descapotable que un Skoda familiar. ¡El precio ni siquiera se parece!

En la misma situación me encuentro con cierta frecuencia ante la pregunta del coste de digitalización de un archivo.

En realidad ya escribí con cierto detalle sobre este tema hace unos meses en un post anterior. No dejes de leerlo antes de seguir leyendo éste, porque lo escribo como una continuación de aquel.

Pero como complemento, voy a hacer algunos números más partiendo de los que ya hice en su día. Seguir leyendo »

Hace unos días una lectora del blog me comentaba el (mal) uso que hacían algunos compañeros de trabajo de los documentos electrónicos que archivan en sus ordenadores. Por una parte, y como valor positivo, utilizan firma digital para mejorar la seguridad de los documentos (la famosa integridad, confidencialidad y demás características que aporta la firma digital). Pero a continuación guardaban estos documentos (archivos) en sus propios ordenadores. Cada uno con su propio sistema de clasificación, con sus claves personales. Cada uno a su manera.

Obviamente lo que ganan por un lado (firma) lo pierden por otro (archivo disperso). ¡Qué fácil es ver este error si lo comparamos con el clásico archivo físico de documentos en papel! me comentaba esta lectora. Y me parece un buen ejercicio. Comparar lo «físico» con lo «virtual». Tratar de copiar las mejores cualidades del archivo en papel al implementar un sistema de archivo digital. Y evitar sus defectos o problemas.

Con esa guía en mente, voy a dar un repaso informal al que debería ser nuestro sistema de archivo digital ideal. Seguir leyendo »