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Breve historia de la gestión documental (de la Wikipedia) 4/5

5 septiembre 2009 por Fernando Moreno-Torres Camy

papeles

Durante siglos, la gestión documental en las organizaciones fue el dominio exclusivo de administradores, archiveros y bibliotecarios, cuyas herramientas manuales básicas eran los libros de registro, las carpetas, archivadores, cajas y estanterías en que se guardan los documentos de papel (y más tarde los audiovisuales y los documentos en soportes magnéticos u ópticos), los ficheros o kárdex que permiten hacer referencias cruzadas y una larga lista de técnicas de recuperación de información mediante sistemas de codificación y clasificación. Seguir leyendo »

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Arquitectura de un sistema de gestión documental 3/5

1 septiembre 2009 por Fernando Moreno-Torres Camy

papeles

Los elementos necesarios

  • Servidor, en el que se instala la base de datos en la que se almacenan todos los documentos y sus datos asociados.
  • Puestos o clientes, que acceden al servidor y muestran la información de una forma clara.
  • Escáner, en uno o más puestos de trabajo, para “alimentar” al sistema con los documento.s en papel.

Sistema de copias de seguridad, en el servidor o en cualquier punto de la red local.

En programas más avanzados se incorpora un servidor Web para permitir el acceso a los datos a través de Internet. Seguir leyendo »

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¿Quién necesita un sistema de gestión documental? 2/5

14 julio 2009 por Fernando Moreno-Torres Camy

papelesEn general, necesitan la gestión documental cualquier persona o empresa que necesite:

  • Archivar un número importante de documentos. El uso eficiente del espacio dentro de una empresa puede llegar a ser tan importante como el poder archivar y recuperar documentos. La gran mayoría de ellos no se buscarán nunca, pero todos tienen que guardarse, por si acaso, y los archivos en papel pueden llegar a ocupar grandes espacios.
  • Mantener un sistema de control de los documentos que se incorporan al archivo, especialmente un registro de entrada y salida de documentos
  • Realizar búsquedas rápidas y flexibles dentro del archivo
  • Mantener una estructura única, independientemente de las personas que acceden
  • Asegurar la información con un sistema de copias de seguridad sencillo y cómodo

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La gestión documental: historia, aspectos, actualidad-1/5

9 julio 2009 por Fernando Moreno-Torres Camy

papelesVamos a comenzar estas breves notas sobre la gestión documental en cinco capítulos con unas consideraciones semánticas y técnicas.

¿Qué es la gestión documental?

Así resume la Wikipedia la gestión documental:

Se entiende por gestión documental el conjunto de normas, técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía”. Seguir leyendo »

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Jornada monográfica sobre Novedades normativas en Protección de Datos y Seguridad Informática

2 julio 2009 por Fernando Moreno-Torres Camy

Guadalquivir de Comercio Exterior y Level Center continúan promoviendo acciones formativas de alta calidad e interés con la vocación de contribuir al desarrollo y mejora de la formación del capital humano que conforma las empresas. Seguir leyendo »

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Lo que una pequeña empresa de software de Granada puede aportar a la Word Wide Web

6 mayo 2009 por Fernando Moreno-Torres Camy

Pasado el ajetreo y la emoción de presentar una ponencia en el Congreso de la World Wide Web 2009 que tuvo lugar en Madrid los días 20-24 de abril, quiero reflexionar un poco sobre lo que mi intervención allí puede significar tanto para nuestra empresa, MTC Soft, como para la red de redes.

Sé que suena presumido sugerir que una pequeña empresa de software de Granada pueda incidir en el futuro de un fenómeno tan masivo como la World Wide Web, pero estoy convencido que es así. Además, creo que eso es parte de la grandeza de Internet: cualquiera que tenga una buena idea puede divulgarla por el mundo entero a través de la WWW a la velocidad de la luz. Seguir leyendo »

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Presentando la gestión documental a las PYMEs de Granada

20 abril 2009 por Fernando Moreno-Torres Camy

No es frecuente que tenga la oportunidad de hablar de gestión documental con un grupo de 25 empresarios de pequeñas y medianas empresas. Pero el jueves pasado tuve esa oportunidad, y quiero contar aquí mis impresiones. Seguir leyendo »

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La encuesta – Todo lo que quería saber de la gestión documental

8 abril 2009 por Fernando Moreno-Torres Camy

¿Qué hacer con tantos papeles?

Hace tiempo que las oficinas de las empresas y organismos de nuestro país están prácticamente enterradas bajo un alud de papeles. El archivarlos se ha convertido en un problema. El encontrarlos después puede volverse una pesadilla. No sólo eso. Todo este feo y engorroso proceso cuesta mucho dinero. ¿Qué hacer, pues, con el papel?

«Basta de palabreo. Quiero pasar directamente a la encuesta.»

Vale, de acuerdo, puedes pulsar aquí ahora mismo. Seguir leyendo »

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5 marzo 2009 por Fernando Moreno-Torres Camy

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¿Por qué la gestión documental? ¿Por qué ahora?

13 febrero 2009 por Fernando Moreno-Torres Camy

¿Te suena?

¿Te suena?

Una confesión

Debo empezar esta presentación de mi nuevo blog con una confesión: Soy el director-gerente de una empresa de software que ha creado un producto de gestión documental. Así que, no soy precisamente una persona desinteresada en este dialogo.

Habiendo dicho eso, creo que todos los empresarios tenemos–o deberíamos tener–un interés vivo en la gestión documental. ¿Por qué? Seguir leyendo »

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