Gestión Documental Para Gente (Casi) Normal

Una revolución permanente

En estos días el Spectrum cumple 30 años. Hace unos meses lo hizo el PC (Personal Computer) de IBM (sí, entonces vendían ordenadores, no servicios) y también los cumple el Commodore 64. Yo tenía uno, en 1.983.

30 años después seguimos instalados en esta revolución permanente de la informática, los móviles inteligentes (que no dejan de ser ordenadores), los iPads, Ultrabooks… A lo que se suma el software y servicios asociados: Facebook, Twitter…

Hay quien piensa que no es para tanto, que es solamente una evolución de la tecnología. ¿Solo? Veamos si es una revolución real. ¿Ha cambiado la forma de vivir de la mayoría de la gente? Sí, sin duda. Todo ha cambiado. No son avances en la gestión de grandes empresas o en la forma de trabajar de unas pocas personas. Todos, todos, no solo en el trabajo sino también en nuestra vida personal, diaria, vivimos inmersos en este nuevo mundo digital. Llevamos un pequeño ordenador en el bolsillo. Otro en el maletín. Tenemos uno, o varios en casa. Y, por supuesto, cada día cuando llegamos al trabajo lo primero que hacemos es encender el ordenador.

Y la segunda condición para calificarlo de revolución. ¿Ha sido en poco tiempo? Un sí más rotundo aún. Si hay algo llamativo de los cambios que ha propiciado la revolución informática es que el ritmo es frenético. Cada pocos años aparecen nuevos productos que se popularizan en pocos años, incluso meses. Cada oleada es más rápida que la anterior. Las cifras son conocidas y no merece la pena recordarlas. Todos sabemos lo rápido que nacen, y mueren, las modas de la nueva tecnología. Solo hay que ver las cifras de ventas de Apple.

En definitiva: vivimos en una revolución permanente. Y nos afecta a todos. Por supuesto a los interesados en instalar un sistema de gestión documental, y a los creadores del software.

Para los usuarios todo son ventajas. Hace 25 años la oferta era muy limitada. Los recursos (hardware) no daban para mucho y los desarrolladores de software eran pocos y tenían todo por hacer. Había muchas limitaciones que reducían el ámbito de aplicación de los sistemas informáticos. La gestión de documentos electrónicos estaba totalmente fuera del alcance de las PYMES. Los ordenadores personales, los que podía comprar una pequeña empresa, no tenían capacidad para manejar los documentos electrónicos. Un disco duro de 10 MB costaba 60.000 ptas en 1.987. Era impensable utilizar un espacio tan valioso para guardar 20 ó 30 documentos escaneados. Hoy, en un servidor de 600€ con un disco duro de 500GB puedes manejar con soltura un millón de documentos en PDF. ¡No hay límites!

Para los desarrolladores el cambio es mucho mayor. Antes había que trabajar siendo consciente de las limitaciones del hardware. El mero hecho de conseguir que un listado saliera por la impresora era ya un triunfo. Manejar con soltura una base de datos con una pequeña contabilidad era un reto técnico. El usuario pasaba a un segundo plano: lo importante era «hacer» las cosas, no importaba «cómo».

Ahora es justamente al revés. Nadie se va a impresionar por lo que haga un programa. ¡Se da por supuesto! Lo importante es la forma en que lo has hecho. Si es sencillo de usar, si es rápido, fácil de aprender… la experiencia del usuario es la clave (algo que ya he comentado ampliamente).

Y para cada programa que hagas, hay 20 más en el mercado que hacen lo mismo. Así que más te vale hacerlo de una forma diferente, a ser posible mejor. Y que esa misma percepción la tenga el usuario, el posible comprador. La oferta es enorme y la tecnología es lo de menos.

La informática, el software de gestión documental, es un MEDIO no un FIN. Es una forma de mejorar la gestión de mi empresa. Es una forma de ahorrar tiempo cada día. No me importa el lenguaje utilizado, como se llama la base de datos o si se conecta a Internet vía satélite. Lo importante es que funcione BIEN, a mi gusto. Mejor que los otros programas.

30 años y todo ha cambiado. ¡Y lo que nos queda por ver!