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Archive for the ‘didácticos’ Category

Digitalización de documentos en papel

Posted in casos reales, didácticos, Instalación de un sistema de gestión documental, tagged , , , , , on 1 noviembre 2010| 2 Comments »

Algunas claves sobre el proceso y los costes

En las últimas semanas varios clientes, ciertos o posibles, me han planteado su «proyecto» de instalar un programa de gestión documental y digitalizar sus archivos «históricos» en papel (que no es lo mismo que los archivos «vivos», de documentos recientes, como ya comenté en una entrada anterior).

Vamos, que tienen archivadores grandes como neveras llenos de papeles, cuando no habitaciones enteras. Y quieren liberar el espacio y, por supuesto, poder acceder fácilmente a los documentos una vez escaneados los papeles. Evidentemente no les basta con «fotocopiarlos» y guardarlos en un disco duro, o en varios DVDs. Necesitan hacer lo que los expertos en documentación llaman «indexar» los documentos, que no hay que confundir con la indexación de los campos de una base de datos.

«Indexar» un documento es el proceso de añadir información estructurada a las imágenes que se obtienen con un escáner (u otro dispositivo). Puede ser algo tan sencillo como un título más o menos descriptivo, «Factura 23 del año 2010», o puede ser un proceso bastante largo si añadimos más información. Por ejemplo, Nombre del autor, fecha, etiquetas que describan el contenido,… Es fácil darse cuenta que en el proceso de digitalización de un archivo el tiempo empleado en «indexar» cada documento (formado frecuentemente por varios papeles, no necesariamente de igual tamaño) y en clasificarlo (colocarlo en la carpeta o apartado previsto en la base de datos documental) es normalmente mucho mayor que el tiempo que necesita el escáner para digitalizar los papeles que forman el documento.

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Compartir documentos: dos herramientas imprescindibles

Posted in didácticos, tagged , on 18 octubre 2010| 7 Comments »

Desde hace unos meses me he «aficionado» a Twitter. No es nada especial, somos decenas de millones en todo el mundo. Intento usar Twitter como medio de información. Sigo a gente que aporta comentarios interesantes, para mí. Sobre todo relacionados con la informática en general. El caso es que hay un continuo flujo de información relacionada con programas útiles, pequeñas herramientas, para manejarse bien en Internet, o con los ordenadores en general. Son muchos, demasiados. Es imposible conocerlos todos, no ya usarlos y dominarlos (por cierto, mi cuenta es @FernandoMTC, si quieres seguirme).

Pero entre este pequeño caos (la información es poder, pero el exceso de información lleva al caos) aparecen con frecuencia pequeñas joyas. Programas, utilidades, páginas Web  «imprescindibles». Sencillos, útiles, fáciles de usar… con frecuencia incluso gratuitos. Y hoy quería hablaros de dos de ellos que son realmente fabulosos. (más…)

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El fin de los documentos en papel

Posted in Artículos, didácticos, legislación, tagged , , , on 10 octubre 2010| 3 Comments »

Ha llegado la hora de la gestión documental (electrónica)

Al igual que en las pasarelas de París o Milán, en el mundo de la informática vemos desfilar  «modas» cíclicas que aparecen con la regularidad de las estaciones. Algunas efímeras, otras duraderas, las menos: revolucionarias. Y, al igual que con los trajes, hay modas que debemos seguir para no quedarnos «obsoletos», sobre todo si vendes algún producto. Nada hay más destructivo en la imagen de una marca que vender un producto «pasado de moda», obsoleto, superado, anticuado. Pero ojo que tan malo como llegar tarde a esta fiesta lo es llegar demasiado pronto. Si eres Coca Cola o Google puede que tú solito puedas «imponer» una nueva moda. Sacar un producto que revolucione el mercado puede ser un desastre si los consumidores no lo quieren y hay que tener muy buena «imagen de marca» para convencerlos de sus bondades, para «crear» nuevas necesidades. Apple lo hace frecuentemente. Las PYMES díficilmente podemos permitirnos ese riesgo.

Llegar tarde, por supuesto, es igualmente muy negativo. Ya está «todo el pescado vendido» (me encanta ese refrán). El mercado está «maduro», hay mucha competencia y pocos clientes nuevos por captar.

Toda esta introducción tiene un objetivo, aunque no lo parezca. Quería hablar del «año de la gestión documental». (más…)

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Virtualización en las PYMES: No, gracias.

Posted in casos reales, didácticos, Instalación de un sistema de gestión documental, tagged , on 28 septiembre 2010| 8 Comments »

Hoy voy a criticar duramente otro de los temas «de moda» en las TICs, otra de esas palabras que te encuentras en la mitad de los anuncios de cualquier revista especializada. Me he metido varias veces contra «la nube», el manido «cloud computing» que lo inunda todo (en las revistas, que no en la realidad), he criticado con dureza el software libre (y seguiré haciéndolo, es mi «archienemigo»), hoy le toca a la virtualización y creo que solo me quedará el «green computing», que caerá pronto. Ya adelanto que estoy totalmente de acuerdo con los equipos «ecológicos», reciclables y, a ser posibles, que tampoco aumente la contaminación acústica (vamos, que no hagan ruido), pero que esa sea la característica principal de un equipo me parece una tontería. Pero de eso hablaré otro día.

Antes de empezar, que conste que no me dedico a criticar estas «tendencias» por llevar la contraria a mis colegas de otras empresas. Lo hago porque surgen al hablar con los clientes y me fastidia que se hable de ellas porque «están de moda», dicho con toda la mala intención, no por sus «cualidades» técnicas. En mis 26 años desarrollando software he vivido varias «modas» más o menos molestas. (más…)

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Cómo clasificar documentos

Posted in casos reales, didácticos, Instalación de un sistema de gestión documental, tagged , , , on 20 septiembre 2010| 16 Comments »

Hace unos días comentaba los detalles de la instalación de nuestro software a un nuevo cliente, una gestoría sevillana, y sucedió algo que ya es habitual pero no deja de ser sorprendente: sus primeras dudas, las primeras preguntas que me hizo no tenían nada que ver con el programa, con el uso, con la forma de instalarlo. Ni siquiera eran preguntas relacionadas con la «informática» en general.
Su preocupación principal era: «¿Cómo vamos a organizar los documentos?» (más…)

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El puesto de trabajo ideal

Posted in casos reales, didácticos, tagged on 13 septiembre 2010| 8 Comments »

En qué hay que gastarse el dinero para que
el ordenador vaya rápido

Nunca dejo de preguntarme porqué los ordenadores van tan lentos. Desde el primer PC de 1982 la velocidad de los procesadores se ha multiplicado miles de veces, la memoria se mide en Gb y no en Kb (un millón de veces más), y la velocidad de acceso a los discos duros… bueno, es que ni existían prácticamente. Pero los ordenadores siguen haciéndonos esperar. ¿Por qué?

A todos nos desesperan los ordenadores lentos. Treinta segundos leyendo un libro, viendo una película, en un viaje en avión… no son nada. Pero treinta segundos esperando que arranque Windows, o se abra el Word, o se cargue un correo… cuando estás sentado delante del ordenador y toda tu atención está puesta en la pantalla… esos 30 segundos resultan muy pesados. Y si tienes que sufrir estos pequeños retrasos continuamente ya se convierten en una pérdida de tiempo, no solo en una molestia.

Como decía un usuario sevillano probando una versión «beta» de una de nuestras aplicaciones mientras miraba al icono de Windows (un reloj de arena que se vaciaba y daba la vuelta, una y otra vez), «este reloj de arena tiene mucha arena». (más…)

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Organizar la bandeja de entrada

Posted in didácticos, tagged , on 3 septiembre 2010| 3 Comments »

Ya he comentado en varias ocasiones que considero que ordenar tiene dos finalidades muy distintas. Una es puramente «estética«. A todos (creo) nos gusta la idea de sentarnos al lado de una chimenea con una biblioteca perfectamente ordenada. Los libros alineados. Los grandes con los grandes. Los pequeños en un estante pequeño. Hay algunos a los que nos gusta más, a mí mucho, y otros lo valoran menos. Pero creo que, en general, todos preferimos trabajar en un despacho ordenado que en un caos de papeles y objetos. Otra cosa es que tengamos tiempo y ganas de tenerlo «perfecto».

Pero hay otra cualidad muy diferente del orden: encontrar las cosas. Ahora no es un aspecto frívolo ni secundario. Ahora me refiero a productividad, a ahorro (de tiempo y espacio), a optimización de mi forma de trabajar. (más…)

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Los abogados empiezan a modernizarse

Posted in casos reales, didácticos, legislación on 25 agosto 2010| 17 Comments »

Aunque generalizar implica tratar injustamente a unos por los méritos (o deméritos) de otros no puedo dejar de utilizar a «los abogados» como referencia de un «grupo» de profesionales (odio la palabra «colectivo») que se caracterizan por ser auténticos trogloditas en el uso de las herramientas informáticas. Debo decir en su defensa que están muy condicionados por los jueces / juzgados que están más allá de la prehistoria en lo que a uso de herramientas TIC se refiere, al menos en España. Para nada sirve a un abogado tener sus documentos archivados en Oracle y firmados digitalmente si el juez le va a pedir una fotocopia compulsada por un notario ¡qué horror!

Para que veas que no es una apreciación subjetiva mía (que me caracterizo por ser bastante crítico con los que no tienen un escáner encima de la mesa) un ejemplo: hablaba la semana pasada con un abogado de Granada, bastante joven y con un despacho muy conocido que tiene en su bandeja de entrada ¡6.000 correos! Yo me pongo nervioso si tengo más de 30 y él tiene 6.000 (si no te horroriza el dato, no sigas leyendo porque no estarás de acuerdo con lo que voy a decir aquí). (más…)

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Trasteros, archivos y gestión documental

Posted in didácticos, tagged , , , , , on 19 agosto 2010| 4 Comments »

El mes de agosto es sin duda el más tranquilo del año y desde hace muchos años lo suelo aprovechar para preparar el nuevo «curso» (que empieza en septiembre). Y una de las tareas más duras es darle «un empujón» al trastero/archivo de la empresa. Ese despacho situado al final de la oficina que va acumulando papeles, carpetas, manuales, ordenadores e impresoras… y también alguna silla vieja y las cajas de los últimos equipos instalados. 

Hace un par de días le dediqué algunas horas y, mientras movía archivadores, tiraba viejos CDs de Oracle o decidía si tirar alguna impresora que no va bien, no podía dejar de pensar en las similitudes entre lo que estaba haciendo y la clasificación de documentos electrónicos que realizo con regularidad con mi programa de gestión documental. Las similitudes, y las diferencias. Voy a comentar alguna para ver si se puede aprender algo.

Pero empiezo por una pregunta previa, casi por una filosofía de trabajo (o de vida): ¿Es necesario ordenar? ¿Merece la pena «perder» tiempo clasificando, organizando mis documentos (o trastos)? (más…)

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Por qué los programadores no hacen buenos programas

Posted in didácticos, tagged on 11 agosto 2010| 11 Comments »

O la importancia de los pequeños detalles

Hace tiempo que quería escribir este artículo y ahora que he vuelto de las vacaciones creo que es un buen momento. En realidad llevo mucho tiempo hablando de «ésto», por ejemplo en mis videos sobre gestión documental o las 5 patas de un proyecto. ¿Recuerdas las dos columnas con lo que «Tiene» que tener un programa frente a lo que «Debe» tener? Al final es lo mismo: los pequeños detalles que no son imprescindibles y con frecuencia se desprecian pero que pueden marcar la diferencia entre un buen programa y uno que, simplemente, fracasa.

Pero voy a empezar por el principio. Por la década de los 70 nada menos. En aquellos años, que yo llegué a conocer aunque no soy tan viejo, los programadores iban con bata blanca, como los físicos y los matemáticos (algo que nunca he entendido bien; entiendo a los químicos, para que no se manchen la ropa con los ácidos y demás potingues, pero no entiendo de qué se protegen los matemáticos). El caso es que los informáticos eran una élite que se movía con sigilo por las amplias y bien iluminadas salas en las que los ordenadores ocupaban muchos metros cúbicos a pesar de no tener más que unos KBytes de memoria. (más…)

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