Gestión Documental Para Gente (Casi) Normal

Ya he comentado en varias ocasiones que considero que ordenar tiene dos finalidades muy distintas. Una es puramente «estética«. A todos (creo) nos gusta la idea de sentarnos al lado de una chimenea con una biblioteca perfectamente ordenada. Los libros alineados. Los grandes con los grandes. Los pequeños en un estante pequeño. Hay algunos a los que nos gusta más, a mí mucho, y otros lo valoran menos. Pero creo que, en general, todos preferimos trabajar en un despacho ordenado que en un caos de papeles y objetos. Otra cosa es que tengamos tiempo y ganas de tenerlo «perfecto».

Pero hay otra cualidad muy diferente del orden: encontrar las cosas. Ahora no es un aspecto frívolo ni secundario. Ahora me refiero a productividad, a ahorro (de tiempo y espacio), a optimización de mi forma de trabajar. Y ahora el argumento de que «no tengo tiempo para ordenar» porque estoy muy ocupado, se vuelve falso. ¿Cuánto tiempo tardas en localizar un correo de hace unos meses? O un contrato que firmaste la semana pasada. Y ¿cuántos documentos «pierdes» en tu caos particular? Lo que te obliga a pedir duplicados, a imprimir de nuevo o, peor aún, a volver a redactar textos que sabes que ya has escrito antes.

De este orden trata la gestión documental, sea de documentos en papel o electrónicos. Y una faceta particular es la gestión de los correos electrónicos.

Hoy voy a ser breve y a cambiar el formato: he grabado un video con un par de consejos elementales, un par de trucos básicos que, sin embargo, desconocen muchos usuarios de Outlook. Entre ellos, como no, recuerdo de memoria 4 abogados que reciben más de 100 correos diarios y cuentan por miles los que tienen almacenados, sin orden alguno, en su bandeja de entrada. Para ellos, no sé si para tí, estos consejos básicos que deberían conocer para organizar sus correos y ganar tiempo cada día, aún a costa de perder un poco previamente.

Si no quieres ver el video o no puedes oirlo, los dos consejos (insisto que elementales) son:

1.- En las «Carpetas personales» de Outlook puedes crear carpetas y subcarpetas, de la misma forma que en cualquier disco duro o pen drive. Solo hay que pulsar el botón derecho del ratón sobre una carpeta existente y elegir la opción «Nueva carpeta». No es difícil, pero hay que saber que está ahí.

2.- Se puede «arrastrar» un correo electrónico al escritorio o cualquier carpeta de Windows (aparece el signo «+» como cuando copias archivos en Windows) y se crear un fichero que es una copia del correo. Un doble clic en este fichero lo abre, como si estuviéramos en Outlook. De esta forma se pueden guardar correos importantes junto a los documentos «corrientes» de Windows: Word, Excel, PDF…

Hay mucho más que contar pero si no conocías estas dos posibilidades ya va siendo hora de que empieces a usarlas.

NOTA: me disculpo por el nivel de estos comentarios, pero espero que alguno de mis lectores saque partido de estos consejos. Me quedo con las ganas de hablar de Google Desktop, una herramienta que considero imprescindible para localizar correos antiguos. Pero hoy no encaja con el «nivel» de los otros consejos.