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Archive for the ‘didácticos’ Category

Reingeniería del conocimiento

Posted in didácticos, tagged , on 7 febrero 2011| 5 Comments »

ingenieria del conocimientoConfieso que la primera vez que leí esta expresión pensaba que sería un término inventado por «los de marketing» para vendernos algunas ideas dispersas con un «envoltorio» muy vistoso. Pero leyendo el contenido del artículo me fué gustando la idea y los objetivos de esta «rama» de la gestión de la empresa.

No hay mucha información sobre este tema, solo 61 resultados en Google si lo buscamos literalmente. Sin embargo buscando «reingeniería de procesos» aparecen casi 1.500.000 páginas, lo que me hace pensar que quizás sí que era una expresión un tanto «maquillada» para que sonase más atractiva.

Pero me quedo con la «reingeniería del conocimiento» porque me gustan sus aplicaciones prácticas para la empresa. Incluso para una PYME. (más…)

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Productividad: el puesto de trabajo ideal

Posted in casos reales, didácticos, tagged on 31 enero 2011| 5 Comments »

¡Productividad! esa palabra que llena la boca de los políticos, de los analistas (sean de tecnología o economía), de los sindicatos y la patronal… omnipresente en todos los máster, cursos, talleres y reuniones de empresarios. La panacea universal, que todos persiguen y pocos alcanzan. Todos andan buscando la forma de ser más productivos: los autónomos (para volver antes con la familia), los empleados (para lo mismo, en teoría), las empresas (para reducir costes y ser más competitivos, otra palabra mágica), los políticos (para que las multinacionales no se vayan a otros países, la temida deslocalización)…

Todos la buscan y resulta que ahora voy yo y digo que comprando dos monitores de 24 pulgadas, con un coste total de menos de 400€, puedes incrementar tu productividad de forma INMEDIATA. Sí, así de fácil.

Peana para monitor de ordenador (más…)

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Elegir una base de datos

Posted in didácticos, Instalación de un sistema de gestión documental, tagged , on 24 enero 2011| 27 Comments »

Una de las decisiones más importantes al instalar un sistema de gestión documental en una organización (empresa, AAPP… ver nota al pie) es la base de datos en la que almacenar los miles, decenas de miles… o millones de documentos que se van a gestionar con el nuevo software.

Aunque parezca una decisión «técnica», sus consecuencias son muy importantes por lo que no debe dejarse de lado como una «característica técnica más». Estamos hablando del «contenedor» de todos los documentos y una elección incorrecta puede poner en peligro el funcionamiento de la empresa por lo que su elección no debe responder únicamente a criterios técnicos.

Sin ánimo de ser exhaustivo, me gustaría recorrer las diferentes posibilidades que encontramos en el mercado y analizar sus principales ventajas e inconvenientes. Estoy seguro que este sencillo ejercicio será suficiente para tomar una decisión bien fundada o, al menos, servirá para descartar algunas opciones rápidamente.

Empecemos por lo más sencillo: guardo mis documentos como archivos en Windows (o Mac) (más…)

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Montar una empresa de digitalización de documentos

Posted in didácticos, Instalación de un sistema de gestión documental, tagged , on 17 enero 2011| 83 Comments »

Valor añadido en un proyecto de gestión documentalNo hay duda de que la gestión documental está de moda. Y, a diferencia del «cloud computing», no es un invento de los comerciales de las empresas interesadas. Está de moda porque es útil. Porque ahorra espacio, tiempo, a veces de una forma drástica. Porque todos queremos ahorrar papel, despejar las mesas y armarios… Porque es barata, asequible para las PYMES y Administraciones. Porque, en definitiva, da más de lo que cuesta (lo que no se puede decir de muchas otras «soluciones» tecnológicas).

En los últimos meses son muchas las empresas que contactan conmigo porque están pensando ofrecer a sus clientes un servicio de digitalización de documentos en papel y les surgen muchas dudas técnicas y «operativas». El martes pasado tuve una de esas reuniones, y lo que comenté hace unos días en Sevilla lo voy a poner ahora por escrito, por si estás en esa situación.

Digitalizar el archivo de una empresa o Administración no es sólo cuestión de hacer muchas fotocopias. (más…)

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El secreto de los Reyes Magos

Posted in didácticos, Instalación de un sistema de gestión documental, tagged , , , , on 5 enero 2011| 13 Comments »

Hoy (5 de enero) es la noche más esperada por todos los niños. Una noche mágica en la que los Reyes Magos de Oriente llevan a cada niño los juguetes que ha pedido en su carta. O carbón, si el niño ha sido realmente muy malo. Y todos nos hemos preguntado cómo hacían los Reyes para gestionar millones de cartas y millones de juguetes y para llevar a cada niño justamente lo que había pedido.

¡Es cosa de magia! contestan siempre los padres.

En realidad, la explicación es más sencilla: usan unos cuantos miles de escáneres y un buen programa de gestión documental.

Espero que os guste el video y aprovecho para desearos a todos un Feliz Año Nuevo (a ser posible, sin papeles).

Y que cunda el ejemplo: si los Reyes han podido guardar los datos de millones de niños, seguro que en tu empresa u oficina podéis conseguirlo también.

(Nota: el día 14 cambié el video por una nueva versión con música de fondo)

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Gestión documental: señales de alarma

Posted in casos reales, didácticos, tagged , , , , , on 20 diciembre 2010| 2 Comments »

fracaso en gestión documentalAlgunos errores comunes al implantar software de gestión documental

A nadie le gusta que las instalaciones fracasen. Desde luego al cliente, ya sea un despacho de abogados, una gestoría, un ayuntamiento… que después de gastarse unos miles de euros, perder bastantes horas, o días, aprendiendo cómo funciona el nuevo «invento», y varias visitas, siempre molestas, de la empresa instaladora se encuentran al cabo de unas semanas con un programa que no usa nadie y que nadie quiere usar.

Pero tampoco le gusta a las empresas que venden los programas. Quizás a algún vendedor «puro y duro», de los que aparecen continuamente por la puerta hasta conseguir la venta pero nunca más, una vez han cobrado su comisión. Son los menos. La empresa que desarrolla, vende, instala y da soporte a una aplicación no quiere que fracasen las instalaciones. Dan mucho trabajo, crean muy mala imagen, no siempre resultan rentables. Y no te apetece encontrarte al cliente por la calle. Si, además, el modelo de cobro es el pago por uso o similar, el desastre es completo.

Pero, a pesar de que a nadie le gusta, muchas instalaciones de programas de gestión documental fracasan estrepitosamente. Conozco bastantes, incluso alguna propia.

Y la pregunta es ¿se puede evitar? ¿podemos saber, tanto clientes como proveedores, que una instalación NO va a salir bien, a priori?

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Elegir el disco SSD más adecuado

Posted in didácticos, talleres, tagged on 11 diciembre 2010| 1 Comment »

Disco duro SSD 120GB
La semana pasada escribí un artículo sobre la instalación de un disco SSD en un portátil y dejé pendiente la primera tarea a realizar: la elección del disco que voy a instalar. Lo hice a propósito para no alargar demasiado el artículo y porque no forma parte del proceso «de bricolaje» en sí. Sin embargo, es el punto más importante porque la diferencia de precio y características técnicas entre diferentes fabricantes, incluso entre diferentes modelos de un mismo fabricante, es enorme, superior al 100% en muchos casos.

En informática, sobre todo en el hardware, estamos ya acostumbrados a que los cambios se suceden a toda velocidad. La vida media de un modelo de portátil es de unos 3 meses, las tarjetas gráficas se renuevan cada pocos meses… y los precios cambian continuamente, sobre todo en productos que incorporan novedades tecnológicas.

Además, esta «revolución permanente» no es regular: va a saltos. (más…)

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Instalación de un disco SSD en un portátil

Posted in didácticos, tagged , on 2 diciembre 2010| 11 Comments »

Multiplica por 4 ó 5 la velocidad de tu portátil por 90€

multiplica la velocidad de tu portátilHace unos meses escribí una entrada sobre cómo aumentar drásticamente la velocidad de tu ordenador, de sobremesa o portátil, cambiando el disco duro ”clásico”, mecánico, por uno de los nuevos “discos de estado sólido” que podemos encontrar en el mercado a precios muy atractivos (90€ para 64GB).

Algunos comentarios sobre esa entrada me animan a hacer una descripción detallada de cómo hacerlo en un portátil, que es el caso en el que se aprovechan más las ventajas de un disco SSD por varios motivos:

Porque los discos habituales de los portátiles (al menos de la mayoría) giran a 5.400 rpm (revoluciones por minuto) frente a las habituales 7.200 rpm de los sobremesa, ó 10.000 de los servidores. Porque el ahorro de energía es muy atractivo en un portátil. Y la ausencia de ruido, calor y tolerancia a golpes.

En definitiva, el portátil es el objetivo claro de los nuevos discos SSD, como bien saben Apple, Toshiba y otros fabricantes que ya lo ofrecen en sus modelos más ligeros… y caros.

Todo esto no es nuevo. La diferencia es que ahora puedes comprar un discos SSD de 64GB por 90€, o de 120GB por 160€, un precio muy razonable por multiplicar por 4 ó 5 la velocidad e incrementar un 25% la duración de la batería. En mi caso, el ahorro es mucho mayor porque ha “vuelto a la vida” un portátil que con 3 años ya era realmente lento para mis necesidades actuales.

Vamos, por fin, al proceso detallado de instalación. (más…)

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Menos es más

Posted in didácticos, tagged , on 23 noviembre 2010| Leave a Comment »

El arte de hacer las cosas sencillas.

La importancia de las cosas sencillasAunque no soy aficionado a la arquitectura hace unos días leía en una revista un reportaje muy interesante sobre John Pawson, uno de los mejores arquitectos del mundo y que se caracteriza por el carácter minimalista de muchas de sus obras. Parece (dice la Wikipedia) que el origen de la frase es un poema de 1855, pero se hizo popular cuando la «adoptó» el arquitecto Ludwig Mies van der Rohe para expresar el concepto del «diseño minimalista» que tanto se ha extendido desde entonces.

Viendo alguna de sus obras no podía dejar de pensar en que me gustan los programas «minimalistas».  Esas paredes tan límpias, las líneas rectas, los espacios despejados… recordaba mi idea de hacer los programas sencillos, con pocas opciones (las básicas). Fáciles de usar y de aprender.

En realidad es muy complicado hacer un programa sencillo.

La idea es incluir solo las funciones más importantes. Pocos iconos (y grandes). Un menú con pocas opciones (las que utilizan la mayoria de los usuarios). Se sacrifica el «tamaño» del programa, el número de opciones, en favor de la facilidad de uso. Esto no es tan fácil. En palabras de John Pawson «La gente no sabe lo complejo que es hacer las cosas sencillas» (creo que ya he dicho lo que me ha gustado el reportaje).

Muchos programas empiezan «bien»: limitados y sencillos. Pero los usuarios, incluso antes de ser usuarios, empiezan a echar en falta «cosas» enseguida. ¿Me puedes añadir un campo con la fecha tal? ¿Podría buscar también por contenido? ¿Puedo cambiar el orden de los documentos con un botón?… La lista crece proporcionalmente al número de usuarios, sobre todo si pertenecen a sectores distintos (como ocurre con los programas de gestión documental, que son «generalistas» por definición). (más…)

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La curva de aprendizaje

Posted in didácticos, tagged on 9 noviembre 2010| Leave a Comment »

Algunos aspectos a tener en cuenta al comprar un programa (sea de gestión documental o no)

A la hora de escoger un programa informático, que supondré que es de gestión documental ya que estoy escribiendo en este blog y no en otro, no me canso de repetir que lo importante no son las «carácterísticas técnicas», la «lista de funcionalidades». Lo importante es «la experiencia del usuario». En otras palabras, que hay que probarlo, de verdad, ver cómo funciona, cuánto tiempo me cuesta introducir nuevos documentos. También cuánto tiempo necesito para manejarlo con soltura (sobre todo si en la empresa lo van a usar docenas de personas). 

Esto, que puede parecer una obviedad, no lo hacen muchas personas cuando evalúan software (o el próximo coche que van a comprar). Sobre todo si son técnicos (informáticos). ¡Son los peores! Te preguntan si está basado en Oracle o SQL, si cumple los estándares de archivo de la no sé qué agencia de normalización, si consume mucha memoria… y luego se «olvidan» de probarlo, de ver si es cómodo de usar, ágil, intuitivo… ¡se olvidan de lo realmente importante!

Lo que te debe llevar a elegir un programa en vez de otro (o un BMW deportivo en vez de un KIA familiar), es tu «experiencia de usuario». Y eso es algo que no se puede poner en una lista de características técnicas. Por supuesto que hay unos requisitos mínimos que todo programa (y coche) debe cumplir, pero a estas alturas eso se debe dar por supuesto. O comprobarlo rápidamente. Pero no es el criterio para elegir al mejor programa. Hay que probarlo y evaluar otras cosas.

Y una de esas «cosas» más o menos intangibles es «la curva de aprendizaje» (por fin llegué al título), un dato que no vas a encontrar impreso en el folleto del producto pero que puedes estimar fácilmente con unos minutos de prueba. (más…)

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