Desde hace muchos años, mucho antes de la presencia cotidiana de los ordenadores, muchas empresas e instituciones han tenido problemas de archivo de los documentos en papel. El espacio siempre es escaso, y caro, sobre todo cuando la sede está en el centro de una ciudad. No es un problema nuevo, ni la solución lo es: llevarse los papeles menos necesarios a otra parte.
Esa «otra parte» puede ser el trastero, un desván, un sótano, un almacén en las afueras o una vieja mina abandonada con kilómetros de galerías vacías (es un ejemplo real).
Y «llevarse los papeles» es algo que podemos encargar a «otro» a una empresa que nos preste ese servicio (a cambio de un precio, por supuesto) y nos permita centrarnos en nuestro negocio real, en nuestro trabajo diario, que no es andar llevando papeles a depósitos más o menos lejanos.
Esta empresa presta servicios de «custodia de documentación» y es uno de los trabajos que forman «las 5 patas de un proyecto de gestión documental» que he comentado en varias ocasiones.
Pero, como casi siempre, el problema no se resuelve tan fácilmente. Está muy bien que nos quitemos de encima miles de documentos que ocupan metros y metros de estanterías y despejemos espacio valioso en nuestra oficina en la calle más céntrica de la ciudad, pero ¿qué pasa cuando necesitamos alguno de esos documentos que se han llevado?
Tenemos que llamar a la empresa que se llevó los documentos y pedirle que nos traiga el que estamos buscando. Y aquí las cosas empiezan a complicarse. Es muy fácil meter 50.000 expedientes en cajas, cargarlas en un camión y llevárselas a un almacén, pero localizar uno de esos expedientes concretos ya es otra cuestión.
Y es aquí donde la informática ha simplificado mucho el proceso. Normalmente, cuando la empresa de custodia se lleva la documentación hace un inventario más o menos detallado de los documentos y los guarda en estanterías o archivadores con un orden estricto que queda reflejado en su programa de gestión. De esta forma, cuando un cliente pide un documento concreto lo puede localizar fácilmente y lo entrega en mano en la oficina sin apenas más retraso que el tiempo empleado en el desplazamiento.
Con un «buen» programa de gestión documental la empresa de custodia puede ofrecer servicios adicionales. Por ejemplo, puede digitalizar todos o parte de los documentos que retira de la empresa y dar acceso a la versión digital, lo que evita desplazamientos cuando no es necesario el documento «físico». También puede destruir los documentos (digitalizados o no) certificando o no el proceso. Y puede incorporar datos adicionales al hacer el inventario o al digitalizar los documentos (indexación) con lo que mejora incluso la capacidad de su cliente para localizar los documentos retirados.
Todo esto no es nuevo pero he querido repasar brevemente estos servicios para que aquellos que os estéis planteando contratar a una empresa de custodia de documentación o a los que os planteáis montar una (que me consta que sois bastantes) tengáis un resumen de las tareas que hay que contratar (o realizar).
Parece algo obvio pero es importante tener en cuenta todos los servicios que hay que prestar y calcular los costes que conlleva cada uno de ellos.
Y, por fin, llego al título de este post. Hace unos días me reunía con una empresa de custodia de documentación de Sevilla (TDA Tratamiento de Archivos
) y me sorprendió el precio de los servicios que ofrece. Tradicionalmente los clientes de estas empresas son hospitales, administraciones públicas, bancos, grandes empresas… Pero como en tantos otros sectores, en este las cosas han cambiado mucho. Los costes han bajado, los procesos se han automatizado y ahora cualquier PYME puede permitirse contratar este tipo de servicio.
Abogados con las estanterías repletas de viejos expedientes, gestorías en las calles céntricas de la ciudad… casi cualquier empresa se puede permitir lo que hace poco tiempo era un lujo.
Me preguntan con mucha frecuencia (se puede ver en los comentarios) por el precio de la digitalización de documentos, y de otros servicios, así que le he pedido a esta empresa algunos ejemplos para que puedas ver de qué estamos hablando exactamente. La empresa tiene un par de almacenes en la zona de Sevilla y los precios, por supuesto, pueden y deben variar en otros países y regiones y solo son válidos para clientes relativamente cercanos al «almacén de documentos», pero es bueno tener una referencia.
Copio su tarifa tal y como me la ha enviado:
TARIFAS
- Logística inicial. Recogida, traslado de documentación a nuestros centros y codificación.
Archivo tipo AZ 0,60 € / AZ
Este servicio se factura una sola vez cuando se finaliza este servicio
- Servicio de depósito y custodia de documentación
Hasta 500 archivos tipo AZ 0,15 € / AZ / Mes
De 501 a 1.000 archivos tipo AZ 0,13 € / AZ / Mes
Más de 1.000 archivos tipo AZ 0,11 € / AZ / Mes
- Consultas de documentación
Consultas (entrega física de AZ ) 2 € Localización + 5 € gastos de envío
( en envíos múltiples solo se cobra el porte una vez)(incluye ida y vuelta)
Consultas vía e-mail 2 € Localización + 0,20 € por página
Consulta en nuestras instalaciones 1,7 € / Ud
- Destrucción confidencial de documentación
Archivo tipo AZ 0,60 € / AZ
Espero que esta información tan concreta te sea útil, ya sea como cliente o como posible proveedor.
Lo que me ha quedado claro es que muchas empresas y despachos «pequeños» pueden solucionar un viejo, muy viejo, problema de espacio por un coste razonable.
Nota: las fotos me las ha enviado esta empresa. Se puede montar un archivo sencillo con una habitación vacía y unas estanterías pero para llegar a determinados clientes (como hospitales) las medidas de seguridad incluyen utilizar un edificio exento (para prevenir incendios de los adyacentes) y otras muchas condiciones que encarecen la prestación de estos servicios a clientes «complicados». Esto, sin embargo, no se aplica a muchas PYMES que no tienen documentos tan valiosos, aunque siempre será un valor añadido de la empresa de custodia.
Gestión Documental Para Gente (Casi) Normal 
Tengo algunas preguntas y perdone por mi ignorancias ya que recien hoy empece a averiguar sobre este negocio… cuando se refiere a archivos..eso quiere decir por hoja o por archivo completo? porque un archivo puede contener 200 hojas como puede contener 3 hojas…. y que a se refiere a «Archivo tipo AZ»
En este post, Archivo se refiere a una carpeta física con papeles dentro. Un Archivador o Archivo AZ, en España, coloquialmente, se entiende como algo parecido a una caja de cartón un poco mayor que un folio en el que se guardan papeles, frecuentemente con dos anillas en los que se meten los papeles haciendo dos agujeros.