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¿Cuánto vale un documento digital?

22 mayo 2013 por Fernando Moreno-Torres

Papel dineroLo fácil sería decir “nada” y provocar rápidamente comentarios airados de los lectores (que los hay) expertos en firma digital y gestión de documentos seguros.

Pero “simplificar es equivocarse” y es uno de los errores de esta alocada vida en la que todos vamos corriendo. Un error que no quiero cometer. Además me quedaría un post muy corto.

Con los documentos digitales pasa exactamente lo mismo que con los documentos en papel: hay una gran variedad de complementos que podemos añadir y que cambian su validez. Me refiero en este post a validez legal, desde el punto de vista contractual, o como medio de prueba en un juicio.

Un papel impreso no vale nada. Curiosamente cuando se usaban máquinas de escribir “manuales” los documentos tenían más valor porque cada máquina tenía su “propia huella”. Al menos eso nos hacían creer en las novelas y películas policiacas. Lo que está claro es que un documento impreso hoy en día no sirve para probar nada porque cualquier persona crea una copia igual, o ligeramente diferente que es peor, en 5 minutos y nadie podrá distinguir la copia del original. Continuar leyendo »

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Simplicidad y productividad

28 abril 2013 por Fernando Moreno-Torres

MinimalismoUno de los principales problemas de la “sociedad de la información” es el exceso de información. Como decía un ponente de una charla que oí, hace ya varios años: “la información es poder, pero el exceso de información es caos”.

Un exceso que se puede producir en la “cantidad” y en el “detalle”. No solo nos puede abrumar el número de documentos, informes, referencias… sobre un tema. También la minuciosidad de los datos que encontramos.

Desde hace ya bastante tiempo la capacidad de almacenamiento de los ordenadores ha dejado de ser un recurso escaso que había que cuidar con esmero. Esta ventaja, deseable en casi cualquier situación, se ha vuelto en contra de los usuarios en algunos casos. Al disponer de la capacidad de guardar virtualmente cualquier documento que llegue a mis manos, hay una tendencia, una tentación, de guardarlos todos. Y ese es el error. No todos merecen ser guardados. No todos los datos son relevantes para el futuro. No todo el detalle de un problema que resuelvo hoy merece ser preservado para consultas futuras.

Hay que tener criterio. Hay que distinguir lo que merece ser archivado de una forma ordenada y fácilmente accesible, de lo que no tiene sentido guardar. Incluso se puede, y debe, ser un poco más sutil y guardar documentos agrupados, con una mera referencia al conjunto como los clásicos “legajos” de papeles que se ataban poco menos que con una cuerda y se almacenaban en estantes con una referencia en el papel que servía de portada.

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La importancia de la codificación

1 abril 2013 por Fernando Moreno-Torres

codigosAdmitámoslo, los códigos no están de moda. A poca gente le gusta pensar en números, claves, combinaciones artificiales de letras y números… Y tiene bastante sentido. Puedes recordar el nombre y los apellidos de un buen número de amigos y contactos profesionales pero ¿te sabes el DNI de tu mujer? ¿O de tu mejor cliente?

Sin embargo llevar este rechazo a todos los terrenos tiene también consecuencias negativas. ¿Estoy exagerando? Creo que no y que lo puedo demostrar con un ejemplo muy sencillo.

Cuando empezó a popularizarse la informática, con el PC, el Spectrum o el Commodore 64, había dos rasgos característicos que hoy han desaparecido: el papel continuo de las impresoras (y con frecuencia rayado, el “papel pijama”) y los ceros “tachados”. Era fácil identificar a los “aficionados” a la programación por sus listados y por tachar los ceros para distinguirlos de la letra O mayúscula.

Dejando a un lado la anécdota del papel, me gustaría reivindicar el uso de los “ceros tachados”. Continuar leyendo »

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El archivo infinito

8 marzo 2013 por Fernando Moreno-Torres

Archivador grandeHay mil formas de comparar un archivo de documentos en papel, físico, con un archivo de documentos digitales, virtuales en tanto que no ocupan un espacio, pero real, en tanto que puedes leer, imprimir, enviar por mail… en definitiva, utilizarlos como los documentos físicos.

Desde el punto de vista de la seguridad, por ejemplo. Un archivo físico es más robusto que uno digital, que depende de un disco duro que puede romperse en cualquier momento (y lo hace, antes o después). Pero un archivo digital se puede copiar diariamente, completo, y ser en la práctica más seguro ya que podemos proteger las copias y almacenarlas (los discos duros) en lugares físicamente distantes (incluso en la nube) lo que garantiza la pervivencia de los documentos ante la destrucción del original. Aún no conozco a nadie que tenga su archivo en papel duplicado.

Incluso desde el punto de vista de la seguridad de “acceso”, es más sencillo dar permisos individualizados a diferentes archivos digitales para cada perfil de usuario, algo difícil de hacer con los documentos en papel. Los puedes meter en un cajón con llave, o en una caja fuerte, pero no es un sistema muy flexible.

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Bandeja de entrada a cero: ¿Mito o realidad?

17 febrero 2013 por Fernando Moreno-Torres

CorreosEn los últimos días he leído varios artículos sobre la pesadilla diaria que representa para millones de personas tratar de mantener a raya el número de correos electrónicos que tienen en la bandeja de entrada de su gestor de correo.

No es un problema aislado. No es una “manía” de personas ordenadas (algo que algún amigo me achaca). Mantener la “bandeja a cero” es una aspiración generalizada, que muchos dan por perdida. De hecho en uno de los artículos que leí hablaban de la “utopía” de conseguirlo, dando por sentado que es una tarea casi imposible, una ilusión.

Para conseguirlo, o al menos intentarlo, hay incluso applicaciones para smartphones que utilizan una gestión “semiautomática” de los correos entrantes como única posibilidad para conseguir la meta.

Sin embargo, con algunos consejos sencillos y una disciplina al alcance de cualquiera es posible conseguirlo. No es una lista objetiva y seguro que muchos lo hacen igual de bien, o mejor, de otra forma. Pero a mí me funcionan bastante bien y por ese motivo los comparto con mis lectores. Continuar leyendo »

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Disfrutando de la gestión documental

28 enero 2013 por Fernando Moreno-Torres

Gente contentaHay muchos estudios sobre las ventajas “objetivas” de utilizar un sistema de gestión documental “digital” frente al “clásico” archivo de los documentos en papel. Estudios detallados de los costes de un archivo en papel, uso de determinados metros cuadrados, tiempo para localizar un documento en el archivo, y para volverlo a guardar… Estudios que, inevitablemente, aconsejan digitalizar los documentos en favor de la agilidad de uso y ahorro de espacio de los archivos electrónicos.

Pero hay algo más. Al menos para mí que, como he comentado en varias ocasiones, soy un usuario habitual de nuestro propio programa de gestión documental. Tan habitual que lo utilizo prácticamente a diario.

Quizás yo no soy el usuario “tipo”, no porque haya desarrollado un programa de gestión documental, sino porque soy muy ordenado (hay quien usa la palabra “maniático”). Y claro, ese gusto por el orden, la limpieza y la casi obsesión (lo reconozco) por tener la mesa libre de papeles me convierte en un usuario predispuesto a disfrutar de las ventajas de un buen sistema de gestión de documento.

Pero el caso es que, usuario tipo o no, disfruto (literalmente) de mi programa casi todos los días. Y en muchos momentos. Continuar leyendo »

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La importancia de estar en las nubes

21 enero 2013 por Fernando Moreno-Torres

Este post es una colaboración enviada por uno de mis lectores. Creo que es un caso real muy instructivo porque nos puede pasar a todos en algún momento. No comparte el 100% de su contenido, pero quizás ese sea un motivo más para publicarlo.

SeguridadQuizá les suene esta historia. Ocurrió hace unos meses: Un hombre cree tener su ordenador impoluto. Es uno de esos señores que lleva tiempo trabajando con ordenadores, conoce medianamente el mundillo y sabe como se las gastan estos queridos elementos digitales de cuando en cuando así que, aunque no es un experto, vigila cada paso que da: En la red opera a través de sitios seguros (Dato gratuito: comprobar que el sitio donde está ingresando los datos sensibles está encriptado con un certificado ssl, precio que hay que pagar para ofrecer seguridad a los usuarios del sitio), utiliza un buen antivirus (Norton internet security 2012, por ejemplo) y realiza copias de seguridad de sus archivos con regularidad. Va con pies de plomo, como quien dice.

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