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Posts Tagged ‘papeles en la oficina’

Porqué fracasan los proyectos de gestión documental

En los másters, los cursos, o la publicidad de las empresas, lo habitual es encontrar “casos de éxito”, sobre todo cuando se trata de vender. Pero es bien sabido que se aprende más de los fracasos, de los errores cometidos, que de los éxitos, así que me animo a comentar algunas “lecciones aprendidas” en instalaciones, propias o ajenas, que no han llegado a buen término, o, al menos, no lo han conseguido fácilmente.

Si hay algo que me fastidia de los “comerciales” (no de todos, aunque es una característica bastante generalizada) es su absoluta falta de objetividad al “vender” un proyecto, al hablar de un producto: todo son ventajas, todo va a ir como la seda, solo hay “pros”, no “contras”. Nada más lejos de la realidad, concretamente en la puesta en marcha de proyectos de gestión documental en los que las ventajas son muchas, pero también los problemas que aparecen en cualquier instalación (con honrosas excepciones). (más…)

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El largo y tortuoso camino hacia la «oficina sin papeles».

Hay veces en las que uno se pregunta si los legisladores son torpes, poco lúcidos o simplemente no se enteran de nada. La otra alternativa es peor: sabotean con los reglamentos el «espíritu de la Ley» que están redactando.

Aclaro lo del «espíritu de la Ley», un comentario que me hizo hace años un abogado. Cuando se promulga (o dicta o lo que sea) una «Ley», hay un fin último que se espera conseguir. Centrándonos en las facturas, creo que todos estaremos de acuerdo que «el espíritu de la Ley» es favorecer la eliminación del papel en las empresas, y AAPP, dar pasos hacia la e-Administración, simplificar la gestión de las facturas de los proveedores, en definitiva. A los políticos se les llena la boca hablando de estas cosas, y los empresarios no dejamos de demandarlas, continuamente, aunque con un resultado desigual.

Así que, cuando empecé a leer la «Resolución de 24 de octubre de 2007» sobre homologación de software de digitalización de facturas lo hice convencido de que finalmente el legislador nos proporcionaba un medio para destruir las facturas en papel que todas las empresas guardamos en nuestros «viejos» archivos. Pero el legislador, y no solo Dios, escribe con renglones torcidos y conforme leía el contenido de la resolución se apagaba mi optimismo.

Aunque algunos se resisten a reconocerlo, la digitalización de las facturas recibidas ha fracasado. (más…)

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Archivo históricoAyer estuve en el despacho de un procurador en Madrid y se planteó de una forma muy clara la distinción entre estos dos «tipos de archivo» así que aprovecho la experiencia para tratar este asunto que tenía pendiente hace tiempo y que da lugar a muchas confusiones. Como el ejemplo es el recurso del torpe y este tema tiene algunas sutilezas difíciles de explicar, voy a contarlo tal y como ocurrió ayer. El lector puede cambiar «despacho» por oficina o administración, «procurador» por abogado, gestor, funcionario del ayuntamiento… y «expediente» por asunto, legajo o documentos… pero por claridad y economía del lenguaje me ceñiré al despacho del procurador en el que me encontraba hace solo unas horas.

Nada más empezar a hablar de gestión documental quedó claro que este procurador sabía de qué estábamos hablando: tenía un ScanSnap encima de la mesa (un modelo anterior pero similar al que recomendaba hace unos días), pocos papeles a la vista y, sobre todo, ningún montón de medio metro de altura. De hecho, tiene el mejor programa de gestión documental posible: integrado como una funcionalidad más en su programa de gestión de expedientes. (más…)

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Sin duda el tipo de la izquierda necesita desembarazarse de esas montañas de papeles, aunque solo sea para no morir sepultado por ellas. Si tu situación es similar (conozco a abogados que coleccionan montañas como éstas, por no hablar de juzgados y ayuntamientos), es hora de tomar medidas.

Siempre que participo en unas jornadas o talleres sobre gestión documental divido mi habitual presentación preliminar sobre conceptos básicos de la gestióndocumental en dos partes: una es convertir los documentos en papel en documentos electrónicos (digitalizarlos usando un escáner). La segunda parte es la gestion de todos esos documentos que ya son ficheros, archivos, grabados en un disco duro en un ordenador.

Aquí surge, sobre todo cuando el público es de microPymes (despachos de abogados, asesores fiscales, departamentos de administración de pequeñas empresas…), la gran pregunta: ¿para qué necesito un programa de gestión documental si puedo organizar estos ficheros utilizando las propias herramientas del sistema operativo? (más…)

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Después de tantas entradas «teóricas», creo que es el turno de una más práctica, casi totalmente práctica. Y de un tema tan poco «técnico» como éste, que no es más que la necesidad de ordenar los archivos. Puede parecer una tontería, yo mismo he dudado si merece la pena hablar de ésto hasta hace unos minutos, pero hay dos motivos por los que me he decidido ha tratar este asunto: en primer lugar porque es una petición que me hacen con relativa frecuencia los nuevos clientes de nuestro software: ayudarles a crear el «árbol de carpetas inicial». En segundo lugar, porque he revisado el servidor de ficheros de la oficina (como parte del procedimiento de control de las copias de seguridad que exige la norma ISO 27001) y me he encontrado un auténtico desastre (para mi vergüenza, lo reconozco).

Así que ahí van unos cuantos consejos básicos y evidentes que, sin embargo, ni muchos menos aplican todos los usuarios cuando archivan sus documentos, importantes o no. (más…)

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En vista de que los políticos no son capaces de ponerse de acuerdo, que lo que impera en estas reuniones es el egoismo «nacional» y que los políticos de las naciones democráticas solo están preocupados del titular de su prensa «local» que les de votos en las próximas elecciones, he decidido echarle una mano al planeta con una iniciativa práctica, realista y sencilla que todos, tú también, podemos llevar a cabo para reducir el consumo de papel y salvar unos cuantos árboles «per cápita» al año.

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papelesOtra de las 5 patas de un proyecto de gestión documental. La más evidente, la primera, la mas pesada y, en muchas ocasiones, la culpable de que fracase una instalación.

Es obvio que el primer paso para librarse de las montañas de papeles que desbordan archivos, estanterías y mesas (por no hablar de un amigo que ya los amontona directamente en el suelo de su despacho) es convertir estos documentos en papel en ficheros informáticos con ayuda de un escáner. (más…)

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destruccion de documentosEn mi entrada sobre las 5 patas de un proyecto de gestión documental anunciaba que ampliaría la información de cada una de ellas, y voy a empezar hoy por la última (quizás porque es la mas corta, y la menos conocida).

Uno de los objetivos de la implantación de un programa de gestión documental es liberar espacio valioso, en la oficina, ocupado por el archivo de los documentos en papel. Aunque creo haber comentado en alguna ocasión que en España aún no ha llegado el momento de «la oficina sin papeles» sí que defiendo que un escáner y un buen software de gestión documental te permiten adelgazar el archivo de una forma inmediata. Y la pregunta que surge sobre la marcha es: ¿qué hago con los documentos que voy escaneando y puedo destruir?

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Sierra Nevada - 500pixelsAunque mis paisanos de Granada se mosqueen un poco, creo que la cabecera del blog estaba despistando a más de uno, así que he  cambiado Sierra Nevada por esta pobre chica a la que hay que regalarle cuanto antes un buen escáner.

Ahora refleja bien lo que considero prioriotario al desarrollar un programa informático: La Necesidad. El fín último, la razón por la que se instala un programa en una empresa, el problema que queremos resolver… que no es otro que gestionar papeles, no lo olvidemos.

Los que hayan visto mi video sobre los aspectos básicos de la gestión documental o asistido a algunos de los seminarios y talleres en los que he intervenido saben que siempre empiezo la explicación por este mismo concepto, «La Necesidad». No ha sido difícil, por tanto, elegir esta imagen como la más representativa del blog. Más adelante le dedicaré alguna entrada…

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¿Qué hacer con tantos papeles?

Hace tiempo que las oficinas de las empresas y organismos de nuestro país están prácticamente enterradas bajo un alud de papeles. El archivarlos se ha convertido en un problema. El encontrarlos después puede volverse una pesadilla.
No sólo eso. Todo este feo y engorroso proceso cuesta mucho dinero. ¿Qué hacer, pues, con el papel?

«Basta de palabreo. Quiero pasar directamente a la encuesta.»

Vale, de acuerdo, puedes pulsar aquí ahora mismo. (más…)

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