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Posts Tagged ‘gestion documental’

El fin de los documentos en papel

Posted in Artículos, didácticos, legislación, tagged , , , on 10 octubre 2010| 3 Comments »

Ha llegado la hora de la gestión documental (electrónica)

Al igual que en las pasarelas de París o Milán, en el mundo de la informática vemos desfilar  «modas» cíclicas que aparecen con la regularidad de las estaciones. Algunas efímeras, otras duraderas, las menos: revolucionarias. Y, al igual que con los trajes, hay modas que debemos seguir para no quedarnos «obsoletos», sobre todo si vendes algún producto. Nada hay más destructivo en la imagen de una marca que vender un producto «pasado de moda», obsoleto, superado, anticuado. Pero ojo que tan malo como llegar tarde a esta fiesta lo es llegar demasiado pronto. Si eres Coca Cola o Google puede que tú solito puedas «imponer» una nueva moda. Sacar un producto que revolucione el mercado puede ser un desastre si los consumidores no lo quieren y hay que tener muy buena «imagen de marca» para convencerlos de sus bondades, para «crear» nuevas necesidades. Apple lo hace frecuentemente. Las PYMES díficilmente podemos permitirnos ese riesgo.

Llegar tarde, por supuesto, es igualmente muy negativo. Ya está «todo el pescado vendido» (me encanta ese refrán). El mercado está «maduro», hay mucha competencia y pocos clientes nuevos por captar.

Toda esta introducción tiene un objetivo, aunque no lo parezca. Quería hablar del «año de la gestión documental». (más…)

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Algunas mentiras sobre el «software libre»

Posted in casos reales, Instalación de un sistema de gestión documental, Uncategorized, tagged , , on 14 julio 2010| 43 Comments »

Hablar mal del software libre es arriesgado en este país, especialmente si vives en Andalucía o Extremadura, donde los políticos de algunos partidos identifican (nadie sabe por qué) el software libre con una visión «progresista» del mundo y el pago de licencia de uso de programas informáticos parece una aberración propia de los dinosaurios de los años 70.

Y lo peor es que esta cultura del «gratis total» ha calado entre la gente joven (y no tan joven) que se descargan de Internet música, películas y programas informáticos sin el menor respeto a la propiedad intelectual de sus creadores. Es decir, sin el menor respeto a unas personas que han dedicado tiempo y dinero a crear una canción, película o programa y que esperan, como casi todo el mundo, cobrar por su trabajo.

Como el tema es muy amplio y las generalidades son siempre injustas, voy a centrar mis comentarios en un caso concreto. Muy concreto. (más…)

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Entrevista sobre gestión documental

Posted in Entrevistas, tagged , , on 12 julio 2010| Leave a Comment »

Ya puedes oir la entrevista que me hicieron el jueves en la radio.

Creo que es interesante porque hablamos de muchos conceptos que se han tratado en este blog en los últimos meses.

Solo tienes que pinchar sobre una de las imágenes y buscar el botón de reproducir (a la izquierda, al final del artículo sobre el programa). Te lo copio. 

Si no quieres oir todo el programa, la entrevista empieza en el minuto 26:30 y termina en el 60:00.

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Gestión documental: entrevista y tertulia radiofónica

Posted in Entrevistas, tagged , , , on 7 julio 2010| Leave a Comment »

Esta tarde, jueves 8 de julio, a las 17:00 participo en un programa de radio dedicado a la gestión documental.

Con un formato a medias entre la «tertulia» informal y la entrevista, hablaremos del uso de los programas de gestión documental en la empresa, un contenido muy similar al tratado en el «desayuno TIC» de hace unos días. De hecho, el entrevistador acudió a esta jornada y le pareció que el tema es interesante dentro de su programa «Emprendedores Digitales».

Para los que leéis este blog, creo que es una buena ocasión de oir directamente muchas de las opiniones que vierto por escrito. Será más dinámico, sin duda, y más accesible de lo que parece. Si vives en Granada, 99.1 FM, pero si no, puedes oir el programa por Internet en cualquier lugar del mundo. Solo tienes que ir a la web del programa y hacer click en el enlace situado abajo, al final de la columna de la derecha (el de la imagen que he copiado, en el triángulo negro sobre el círculo verde). Incluso puedes oir el programa más adelante, una vez lo hayamos grabado y «subido» a la página. Habrá una reseña con un enlace que permite oirlo en cualquier momento.

Pero lo más interesante, sobre todo para los de fuera, es que puedes hacerme preguntas en directo usando Twitter. Ya sé que Twitter suena un poco friki a la mayoría, pero para este tipo de «interacción» en directo es perfecto. Tienes que tener una cuenta, claro, y utilizar la etiqueta (su nombre técnico es Hashtag) #edig (de Emprendedores DIGitales). De esta forma las preguntas o comentarios las recibimos en la radio prácticamente en directo y podré contestar a las más interesantes (o a todas, porque no creo que haya muchas).

Recuerda, el jueves 8 a las 17:00 (hora española).

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Gestión segura de la documentación (2/2)

Posted in didácticos, tagged , , , on 5 julio 2010| 1 Comment »

Retomo este artículo que empecé hace más de un mes y se ha visto interrumpido por algunos acontecimientos.

Se trata de una continuación de un artículo que era muy extenso, por lo que debes leer la primera parte antes de leer esta «segunda parte».

Decía, sostenía, que un archivo de documentos electrónicos gestionado por un «buen» programa de gestión documental es más seguro que un archivo de documentos en papel, por más que la primera sensación es la contraria (para algunos, la segunda, tercera y cuarta sensación sigue siendo que el papel es más seguro).

Ya hemos visto (recuerda, la primera parte) que un archivo electrónico es más «frágil» que un archivo en papel, pero que compensa ampliamente esta mayor facilidad de «ser destruido» por la facilidad que nos ofrecen las herramientas informáticas para «clonarlo», para hacer tantas copias como queramos, diariamente si es importante, una posibilidad que no tiene un archivo «físico» de miles o millones de papeles. Y esto resulta muy conveniente para protegernos de grandes «catástrofes», tipo incendio, ataque con un avión suicida, o rotura de la lavadora del vecino del piso superior. (más…)

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Resumen de la jornada divulgativa sobre gestión documental

Posted in jornadas, tagged , , , , on 28 junio 2010| 2 Comments »

Tal y como prometí, un breve resumen del contenido de mi presentación de la gestión documental en el salón de actos de la Confederación Granadina de Empresarios y las preguntas más interesantes de los asistentes.

Siguiendo mi guión habitual, primero hablé unos minutos de «teoría», en este caso utilizando el guión de «las 5 patas de un proyecto integral de gestión documental» que he utilizado en ocasiones anteriores. Puedes ver un video y una explicación del contenido en una entrada de este mismo blog de hace unas semanas. Una parte importante es saber los motivos de cada empresa para instalar este software (de esto hablé en la entrada anterior) y siempre pongo el ejemplo del archivo de los abogados o juzgados al que da miedo entrar por si se te cae encima, sin saber que la prensa local destacaba un accidente laboral en un juzgado granadino esa misma mañana (no es broma, llevaron al trabajador al hospital).

A continuación pasé a la parte «práctica», empezando por un ejemplo de escáner de sobremesa. Como es habitual también, utilicé un ScanSnap S1500 que tiene una relación prestaciones-precio sorprendentes. Y, también como es habitual, los asistentes que no conocían este tipo de escáneres se sorprendieron agradablemente. (más…)

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Jornada divulgativa: «Gestión de la documentación en la empresa»

Posted in Instalación de un sistema de gestión documental, jornadas, tagged , , , on 16 junio 2010| 6 Comments »

Jueves 24 de junio a las 9:30El próximo jueves 24, a las 9:30, hablaré de gestión documental en el salón de actos de la Confederación de Empresarios de Granada. Será una presentación muy breve de los conceptos básicos de un proyecto de gestión documental (las «5 patas» que ya conoces de otras entradas) y una demostración de un programa de gestión, lógicamente ArchivaTech. Será muy breve, unos 40 minutos, más lo que se alargue con las preguntas de los asistentes. (Si vas a ir, no olvides confirmarlo a elardon@cea.es).

Como supongo que la mayoría de los lectores de este blog no sois de Granada, voy a resumir las ideas más interesantes que quiero transmitir a los asistentes a la charla. ¡Si vives en Granada no tienes excusa para no acudir, y llevar a todos tus amigos y conocidos que vivan sepultados en papeles, que seguramente son muchos! (muchos amigos, no papeles).

Mi objetivo principal en esta pequeña exposición será que las empresas evalúen la conveniencia de instalar un programa de gestión documental. (más…)

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Video: las «5 patas» de un proyecto de gestión documental

Posted in didácticos, Instalación de un sistema de gestión documental, Videos, tagged , , , , on 17 mayo 2010| 6 Comments »

En septiembre escribí una entrada sobre este asunto y ahora complemento la información con un video, más ameno que leer todo lo que he escrito al respecto. (Puedes verlo también en You Tube)

Te recuerdo que las «5 patas» son:

(No he puesto enlace al software porque hay muchas entradas en las que comento este tema y no podría destacar una sobre las demás.)

En el video vuelvo a comentar que un proyecto «integral» no se limita a comprar un escáner o un software: hay que tratarlo como la combinación de nuevos «aparatos» (escáneres, destructores), nuevo software (gestión documental, OCR) y, sobre todo, nuevos hábitos de trabajo: nuevos «procedimientos».

Para un problema sencillo, gestionar unos cientos de documentos de 2 ó 3 usuarios, se pueden improvisar soluciones sencillas.

Para «liberarnos» de un almacén con cientos de miles de documentos en papel o dar un paso decidido hacia la «oficina sin papeles» o la «Administración Electrónica» hay que plantearse una estrategia bien definida, definir nuevas formas para manejar los documentos, cambiar hábitos… en definitiva, hay que coger el toro por los cuernos.

Esta entrada, en video, es un experimento. Me vendría muy bien que me comentaras si te parece bien o mal para repetir la «experiencia» más adelante, o limitarme a escribir y dejar los videos para mi canal de You Tube.

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Documentos electrónicos y gestión documental

Posted in casos reales, didácticos, Instalación de un sistema de gestión documental, tagged , , , on 18 abril 2010| 2 Comments »

Aunque solo hace unos días comentaba que el camino hace la oficina sin papeles es largo y lleno de obstáculos es evidente que ya es una tendencia imparable. Son ya muchas las empresas, despachos de abogados o procuradores y Administraciones Públicas que están evolucionando hacia el uso del documento electrónico. Y los que no lo hacen miran, a veces con temor, otras con envidia, a los más «adelantados» conscientes casi todos que el fin del documento en papel se acerca por más que algunos aún lo nieguen.

Sí, es verdad que hemos oído esta cantinela muchas veces en los últimos años, pero todo llega, (más…)

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Casos de «fracaso»

Posted in casos reales, didácticos, Instalación de un sistema de gestión documental, tagged , , , , , on 10 abril 2010| 2 Comments »

Porqué fracasan los proyectos de gestión documental

En los másters, los cursos, o la publicidad de las empresas, lo habitual es encontrar “casos de éxito”, sobre todo cuando se trata de vender. Pero es bien sabido que se aprende más de los fracasos, de los errores cometidos, que de los éxitos, así que me animo a comentar algunas “lecciones aprendidas” en instalaciones, propias o ajenas, que no han llegado a buen término, o, al menos, no lo han conseguido fácilmente.

Si hay algo que me fastidia de los “comerciales” (no de todos, aunque es una característica bastante generalizada) es su absoluta falta de objetividad al “vender” un proyecto, al hablar de un producto: todo son ventajas, todo va a ir como la seda, solo hay “pros”, no “contras”. Nada más lejos de la realidad, concretamente en la puesta en marcha de proyectos de gestión documental en los que las ventajas son muchas, pero también los problemas que aparecen en cualquier instalación (con honrosas excepciones). (más…)

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