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Archive for the ‘casos reales’ Category

Firma digital (7): Camerfirma

Posted in casos reales, Uncategorized, tagged on 27 febrero 2010| 8 Comments »

Hoy he conseguido mi tercer (y último de momento) certificado digital. Aunque la tentación de conseguir un poker es atractiva, lo voy a dejar en 3 porque ya tengo lo que andaba buscando: un certificado en software (FNMT), otro en una tarjeta criptográfica (DNIe) y otro en un dispositivo hardware (token USB), que he recogido en la Cámara de Comercio. Sí, recogido, porque en los tres casos he tenido que ir en persona a por mis certificados, lo que no deja en muy buen lugar a la «Administración Electrónica». Cierto es que la página Web de Camerfirma permite solicitar el certificado on-line utilizando el DNIe, pero después de mi experiencia con esta misma opción de la página Web de la FNMT decidí no volver a intentarlo. De todas formas, tenía que pasarme a recoger mi «token», por lo que el paseo a la Cámara de Comercio no me lo iba a ahorrar. (más…)

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Firma electrónica (6): envío de e-mails firmados.

Posted in casos reales, tagged on 20 febrero 2010| 19 Comments »

Comentaba hace unos días que conseguí instalar el certificado software de la FNMT (Fábrica Nacional de Moneda y Timbre) pero no pude firmar correos electrónicos con Outlook porque el certificado que me dieron NO tiene mi correo electrónico como parte de los datos incorporados (lee esa entrada porque esta es la continuación).

Antes de darme otro paseo al Ayuntamiento, intento resolver el problema en la página Web de la FNMT, en la opción obtenga su certificado digital. Y entonces se abre una puerta a la esperanza: ¡Hay un botón que pone «Modificar datos»! Allí, a mi alcance, sin moverme de la silla.

 

Y, efectivamente, aparecen los datos incluidos en mi certificado, y un campo para el correo electrónico en blanco. ¡Pues lo relleno y listo!

No, no es tan fácil. Nunca te fies de la página de la FNMT (me dice mi «experto» y yo lo voy corroborando). (más…)

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Porqué utilizar la gestión documental.

Posted in casos reales, tagged , , on 19 febrero 2010| 2 Comments »

Hace unas semanas escribí una entrada sobre esta misma cuestión. Todos utilizamos el explorador de Windows con agilidad, abrimos y cerramos ventanas con carpetas, creamos carpetas nuevas… (bueno, todos no, tengo un familiar que utiliza el Word para copiar los archivos del pendrive al disco duro y viceversa, así, como suena).

Si tengo un sistema que funciona, ¿porqué utilizar uno nuevo? que, además, es algo más complicado y me supone, ahora, un trabajo adicional.

Retomo este tema porque es la pregunta que se hacen cada día muchos usuarios de empresas o Administraciones que sopesan la instalación de un software de gestión documental para organizar sus archivos. Y lo retomo precisamente hoy porque ayer me encontré justamente en ese dilema, pero como usuario, no como vendedor o asesor de un cliente. (más…)

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Recuperar un archivo borrado.

Posted in casos reales, tagged on 13 febrero 2010| 2 Comments »

Aunque su relación con la gestión documental es indirecta la experiencia que tuvimos ayer en la empresa me parece tan útil que me animo a compartirla aquí. Ayer pasó algo que nos ha ocurrido a todos alguna vez (a algunos les pasa continuamente).

El director financiero estaba preparando los documentos para la visita del auditor de AENOR para renovar el certificado de calidad ISO 9001 la semana que viene (no es una inspección de Hacienda, pero también es bastante estresante) y estuvo trabajando en un ordenador «prestado» durante varias horas. Sin ser consciente de ello, trabajó todo el rato directamente sobre los archivos grabados en su pendrive (algo temerario, siempre). Se cambió al ordenador del administrador para comentar con él los documentos y copió, borró, cambió varios archivos del pendrive (otra temeridad – nunca borres archivos del pendrive sin haberlo copiado antes al disco duro).

¡Y ocurrío! Borró «definitivamente» todo el trabajo que había realizado por la mañana, pensando que los originales estaban en el ordenador. (más…)

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Firma electrónica (4): Certificado de la FNMT

Posted in casos reales, tagged on 11 febrero 2010| 13 Comments »

Continuando con el proceso (ver la entrada anterior) que espero me convierta en un usuario avezado en la utilización de los certificados digitales y la firma electrónica de documentos, visité por cuarta vez la página de la FNMT para solicitar un certificado digital utilizando el DNIe. Siguiendo los consejos de un experto, descargué el Firefox para intentar sortear las barreras de seguridad de la página Web. ¡Ni por esas! Tal y como me habían anticipado, conseguir un certificado de la FNMT sin moverse de la silla es poco menos que imposible. Por lo visto, si reduces el nivel de seguridad al mínimo y desmarcas todos los filtros y sistemas de protección del navegador, y es luna llena, puede que lo consigas. Pero tras 4 intentos en diferentes momentos y con diferentes navegadores decidí que prefería darme un paseo que seguir luchando contra los elementos.

Nuevo cambio de planes: solicitud por Internet, visita a una Oficina de Registro y vuelta a la Web para descargar el certificado.

Administración electrónica: Cero

Burocracia de toda la vida: Uno

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Archivo histórico vs archivo «vivo».

Posted in casos reales, tagged , , , on 10 febrero 2010| 9 Comments »

Archivo históricoAyer estuve en el despacho de un procurador en Madrid y se planteó de una forma muy clara la distinción entre estos dos «tipos de archivo» así que aprovecho la experiencia para tratar este asunto que tenía pendiente hace tiempo y que da lugar a muchas confusiones. Como el ejemplo es el recurso del torpe y este tema tiene algunas sutilezas difíciles de explicar, voy a contarlo tal y como ocurrió ayer. El lector puede cambiar «despacho» por oficina o administración, «procurador» por abogado, gestor, funcionario del ayuntamiento… y «expediente» por asunto, legajo o documentos… pero por claridad y economía del lenguaje me ceñiré al despacho del procurador en el que me encontraba hace solo unas horas.

Nada más empezar a hablar de gestión documental quedó claro que este procurador sabía de qué estábamos hablando: tenía un ScanSnap encima de la mesa (un modelo anterior pero similar al que recomendaba hace unos días), pocos papeles a la vista y, sobre todo, ningún montón de medio metro de altura. De hecho, tiene el mejor programa de gestión documental posible: integrado como una funcionalidad más en su programa de gestión de expedientes. (más…)

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Firma electrónica (3): DNIe (2/2)

Posted in casos reales, didácticos, tagged , on 6 febrero 2010| 1 Comment »

Continúo mi aprendizaje en el uso de certificados digitales para mejorar los documentos que guardo en mi ordenador utilizando la firma electrónica para cifrar y garantizar la integridad del contenido (no perdamos el norte, que al final ésto es lo que estoy buscando).

El proceso está siendo largo y tortuoso, haciendo buena la sensación que todos tenemos (al menos yo) de que la firma electrónica es sencilla de usar pero difícil de entender (si quieres entender bien lo que estás haciendo).

Acabé mi entrada anterior (léela si no lo has hecho ya) comentando mis problemas para firmar un correo electrónico usando mi flamante DNIe. ¡Es normal que tuviera problemas porque no se puede hacer! (más…)

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Firma electrónica (2): DNIe (1/2)

Posted in casos reales, didácticos, tagged , on 3 febrero 2010| 4 Comments »

Con un par de días de retraso, hoy he empezado por fin el proceso de «inmersión» en la firma electrónica que espero me lleve a manejarme con soltura entre documentos firmados, cifrados, encriptados… más seguros en definitiva.

Como no se trata de un manual ni de una guía, voy a contar mi experiencia, incluyendo los errores, problemas y dudas que me van surgiendo. No pretendo quedar como un experto en la materia, que no lo soy, sino como un usuario más o menos normal que decide mejorar la seguridad de sus documentos.

Y empiezo por un cambio de planes: primero el DNI electrónico (DNIe en adelante) porque (más…)

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Firma electrónica (1): introducción

Posted in casos reales, didácticos, tagged , , on 31 enero 2010| 3 Comments »

Siempre que hablo de gestión documental, ya sea en este blog, en seminarios o en demostraciones a posibles clientes, comento que uno de los motivos más importantes para montar un programa  de gestión documental es la seguridad que aporta respecto al mero archivo de los documentos en el disco duro (por cierto, el otro gran argumento es la facilidad para la búsqueda de la información, lo que ya deberías saber si has leído las entradas anteriores).

«Seguridad» y «documentos» nos llevan ineludiblemente a la firma electrónica: al cifrado de documentos, encriptación, clave pública y clave privada, sistemas simétricos o asimétricos… conceptos que, uno por uno, son muy sencillos (cuando te los explican) pero que en su conjunto poca, muy poca gente domina. Y como este blog no es para expertos sino para gente normal, supongo que la mayoría de los que lo leen no manejan con soltura la Ley 59/2003 de firma electrónica, ni saben muy bien en qué se diferencia un certificado digital de la propia firma electrónica, etc… al igual que yo mismo me lo tengo que pensar un rato. (más…)

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¡Muerte al folio!

Posted in casos reales, citas..., tagged , on 15 enero 2010| Leave a Comment »

Hoy tengo fácil escribir sobre gestión documental porque otro lo ha hecho por  mí. En el periódico Ideal de Granada hay un artículo muy interesante que podría firmar como propio. Estoy de acuerdo con casi todo lo que se dice en él, así que te invito a leerlo y, de paso, a que compruebes que no solo yo estoy convencido que el papel debe desaparecer de gran parte de los procedimientos burocráticos de empresas y Administraciones (por no hablar de los juzgados, que lo suyo y los papeles es de juzgado de guardia).

En el artículo se dicen cosas tan interesantes como que Amazon ha vendido más libros electrónicos que en papel estas Navidades, recuerda que el BOE no se imprime desde hace un año (¡solo un año, recuerdo las montañas de BOEs y me parece que era en la prehistoria), o que Microsoft ha reducido en un tercio los gastos de manejo de papel en sus oficinas en España, en solo 2 años. ¡Un ahorro del 33%! Estamos en crisis. La gestión documental AHORRA, no es un gasto frívolo para mejorar la imagen de la empresa.

Y una aportación propia: el lunes estuve en la gerencia de Urbanismo del Ayuntamiento de Granada y me hicieron algunos comentarios interesantes: uno, que toda, toda, la documentación del Plan E de 2009 la gestionan con ArchivaTech (nuestra gestión documental, por si no lo sabías :), que los gastos de toner, impresoras, papeles… son insoportables, ¡y que quieren más escáneres!

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