Gestión Documental Para Gente (Casi) Normal

…ni a la playa, con la familia, en un Smart.

Teniendo en cuenta que empecé a programar en un Commodore 64, es decir, con 64Kb de memoria, siempre he tenido muy presente la diferencia entre los diferentes niveles de la informática, tanto en el hardware como en el software.

Sin embargo, son muchas las personas que colocan a todos los usuarios en el mismo nivel, obviando las diferencias que hay, no solo en el tamaño, sino en las necesidades de empresas e instituciones.

No es casualidad que este problema surja con frecuencia en los comerciales que venden sus productos a los clientes sin tener en cuenta si son los adecuados para el uso que se les va a dar. Por supuesto lo más habitual es que ofrezcan programas tremendamente sofisticados (y caros) a empresas que solo van a utilizar una pequeña fracción de las funcionalidades del software, lo que vulgarmente se llama «matar moscas a cañonazos«.

El problema se ha acentuado en los últimos años con el aumento de la potencia de los ordenadores y su bajada de precio, lo que permite a una micropyme, de 4 ó 5 empleados, instalar software de una potencia descomunal, diseñado inicialmente para dar soporte a cientos o miles de usuarios. Pero ese es el error: el que pueda instalarlo no significa que sea adecuado hacerlo.

De igual forma se sobredimensiona el hardware, llegando a situciones absurdas (quizás no para el vendedor). Con frecuencia tengo que recomendar a los nuevos clientes que se compren un servidor mucho más pequeño que el que les ofrece su proveedor habitual.

Esta situación concreta se repitió hace solo un par de semanas. Nuestro cliente solicita a su proveedor un servidor y le ofrece un equipo de 3.500€, cuando le habíamos recomendado un HP de 700€. Lógicamente el vendedor de hardware insiste en las bondades de su equipo, y en lo importante de evitar que se quede pequeño en poco tiempo. ¿Cómo sabe él que se quedará corto si no conoce la aplicación que se va a instalar, en exclusiva, en el servidor?

Afortunadamente, para nuestro cliente, tengo un argumento difícil de rebatir: en un equipo como el comentado, de 700€, tenemos instalado el programa con 1.000.000 de documentos funcionando perfectamente. ¿Vas a meter tú 1.000.000 de archivos en los próximos 5 años? Ni en sueños. Como mucho unas decenas de miles.

¡Pues no te compres el ordenador de la NASA! Gástate el dinero en otro escáner, o un monitor de 22 pulgadas, o cambia la red (que hay sí que se producen cuellos de botella), pero no despilfarres 3.000€ en unas prestaciones que jamás necesitarás.

Nota: inicialmente quería dedicar esta entrada a una clasificación de los programas de gestión documental, pero nunca resisto la tentación de meterme con los vendedores de hardware absurdo, así que escribiré la entrada sobre software en breve.