Gestión Documental Para Gente (Casi) Normal

Creo que no es la primera vez  que uso esta frase en este blog. Desde luego, en la vida «real», en mis conversaciones con clientes (posibles o ciertos) y conocidos utilizo esta expresión con frecuencia para transmitir la «filosofía» de nuestro software. No creo que los que acuñaron esta expresión (me parece que los abanderados del minimalismo, pero no hay que fiarse de mi memoria) quisieran transmitir las mismas ideas que yo cuando la utilizo hablando del diseño de nuestros progamas, así que lo explicaré.

Hay una serie de características «mínimas» que todo software debe tener. En el caso de la gestión documental: seguridad, rendimiento, sistema de búsquedas… pero una vez que hemos conseguido estas «cualidades», lo que hoy en día no plantea ningún reto técnico, hay que fijarse en las características «secundarias» y para nosotros estas son: facilidad de uso, agilidad, sencillez. Hay una expresión muy adecuada en inglés: «user friendly». Un interfaz amistoso, agradable, cómodo para el usuario.

Y es aquí donde la idea «menos es más» entra en juego. Menos botones, menos opciones de menú, menos funcionalidades, para conseguir que los usuarios dominen el programa, usen bien las opciones principales, las importantes. Para conseguir que todo el mundo, desde el becario recién llegado al director financiero, utilicen el programa porque se sienten cómodos con él y le sacan «rendimiento».

Hay muchos programas que tienen tantas opciones, tantos botones, que abruman a los nuevos usuarios, incapaces de aprender a manejar una herramienta tan complicada. Cuantas veces actualizamos un programa (el winzip, el paint, una contabilidad sencilla…) y nos desesperamos con la complejidad de la nueva versión. ¡Para qué quiero todas estas opciones nuevas! Las que tenía eran suficientes.

Hay una auténtica «escuela» de empresas que apuestan por software más sencillo, con las opciones justas, las que utilizan el 95% de los usuarios. Y nada más. El 5% que necesita esas funcionalidades «extra» no debe condicionar a la mayoría que no las necesita.

Y el martes pasado, en la jornada de la AEEPP en Madrid tuve la satisfacción de recibir varios comentarios agradeciendo la sencillez de la explicación y del software. Por supuesto que a alguno de los asistentes se le quedo corta mi ponencia, pero para ellos ya estaba mi colega de Oracle que habló más tarde.

Así que, como siempre digo, a cada uno lo suyo: si quieres almacenar miles o millones de documentos, con seguridad, y encontrarlos rápidamente, monta un software sencillo (sin renunciar a la potencia, que para eso se sustenta en una buena base de datos) y «disfruta» de su facilidad de uso.

Si tu empresa tiene varias sedes, miles de usuarios y quieres integrar correos electrónicos, páginas web, la agenda de Outlook, workflow…, entonces necesitas un buen ECM (enterprise content managment) y varios meses de instalación y aprendizaje (además de un buen presupuesto).