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Posts Tagged ‘seguridad informática’

¿Estás preparado para superar un desastre?

Asegurar tu negocioCreo que todos estaremos de acuerdo en que la información digital es más volátil, más delicada que la información en soportes “físicos”, como el papel. Es, relativamente, sencillo perder un archivo. Un borrado accidental, una conexión que se corta, un pen drive que se rompe, un virus que se apodera de mi disco duro… Destruir un contrato en papel requiere un cierto esfuerzo. Es cierto que me lo pueden robar, o lo puedo perder, o se puede quemar. Pero todo eso también ocurre con un portátil, un pen drive o un disco duro externo, que además están expuestos  a los otros peligros propios de su condición digital.

Además, en el caso de archivos digitales podemos perder con facilidad no uno sino miles o decenas de miles de documentos.

En los últimos 20 años he vivido muchas de estas situaciones. Afortunadamente la mayoría les ocurren a mis clientes (aunque algún problema también lo he sufrido yo, por supuesto). Y lo que me llama mucho la atención es la poca “sensibilidad” que hay sobre este problema. Eso sí, al que le ocurre, jura y perjura que en adelante, “a partir de hoy…” será más cuidadoso, hará las copias de seguridad más de una vez al año, guardará los documentos en más de un sitio.

Por supuesto que lo que hay que hacer es anticiparase a esas pérdidas, (más…)

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Este post es una colaboración enviada por una lectora del blog. Me ha parecido interesante y se alinea muy bien con el contenido (tiene muchas similitudes con mi entrada “Las 5 patas…”)  por lo que he decidido publicarlo y de paso abrir esta nueva “línea” de colaboración con los lectores.

Asegurar tu negocioEn cualquier tipo de negocio, una correcta y apropiada gestión documental es una parte fundamental del éxito de tu empresa en los tiempos que corren.  Por ejemplo, comunicación con tus empleados, información confidencial de los clientes, etc. Además, te puede ayudar a  evitar incluso los juicios más largos y contenciosos.

Para empezar, ¿qué significa una gestión documental correcta y apropiada? Para algunos, es tan sencillo como qué documentos archivar, por cuánto tiempo o qué documentos destruir. Para muchos, en particular aquellos negocios que manejan un gran volumen de información, suele ser necesario disponer de un servicio especializado de gestoría de archivos. Las soluciones ofrecen cubren el ciclo de vida de la información: desde la custodia de archivos y escaneado de documentos a su destrucción segura.

He aquí los cinco consejos prometidos más arriba: (más…)

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Seguridad: costeHay palabras que lo dicen todo, al menos para algunas personas. Solo tienes que utilizarla en el momento adecuado, y se acaba la discusión. No hay que argumentar más, no hay que comparar las diferentes alternativas. “Si es por la seguridad, no se hable más, lo haremos, sea lo que sea”.

Si es para poner un nuevo candado en la puerta, no es grave. Pero cuando las medidas de seguridad afectan de forma significativa a los usuarios (y cuando digo afectan me refiero a que les hacen perder tiempo continuamente) y cuestan un dinero que deja de estar disponible para otros fines, conviene ser un poco más racional y evaluar bien las ventajas e incovenientes de esas imprescindibles medidas de seguridad.

Cuando hago este ejercicio de evaluación de una opción siempre me acuerdo de la teoría de juegos. ¿Conoces el concepto de “juego justo”? (más…)

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La entrada con la segunda parte de mis reflexiones sobre este tema ha estado solo un par de días en la primera posición, desplazado por la nota sobre la imprevista visita a la radio. Como es un asunto que me parece especialmente importante, lo coloco de nuevo en primera posición, recordándote que tiene 2 entradas.

Este es el enlace a la primera parte y este otro es el enlace a la segunda parte.

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Retomo este artículo que empecé hace más de un mes y se ha visto interrumpido por algunos acontecimientos.

Se trata de una continuación de un artículo que era muy extenso, por lo que debes leer la primera parte antes de leer esta “segunda parte”.

Decía, sostenía, que un archivo de documentos electrónicos gestionado por un “buen” programa de gestión documental es más seguro que un archivo de documentos en papel, por más que la primera sensación es la contraria (para algunos, la segunda, tercera y cuarta sensación sigue siendo que el papel es más seguro).

Ya hemos visto (recuerda, la primera parte) que un archivo electrónico es más “frágil” que un archivo en papel, pero que compensa ampliamente esta mayor facilidad de “ser destruido” por la facilidad que nos ofrecen las herramientas informáticas para “clonarlo”, para hacer tantas copias como queramos, diariamente si es importante, una posibilidad que no tiene un archivo “físico” de miles o millones de papeles. Y esto resulta muy conveniente para protegernos de grandes “catástrofes”, tipo incendio, ataque con un avión suicida, o rotura de la lavadora del vecino del piso superior. (más…)

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Hay varios motivos que pueden llevar a una empresa a montar un programa de gestión documental. Los he comentado en varias ocasiones. Y también suelo comentar que no hay uno más importante que otro: depende de la empresa, de su problema particular, del tipo de información que contienen los documentos. Quizás la primera idea que surge a la mayoría de personas es el ahorro de espacio: cambiar los metros cúbicos de archivo de papel por un pequeño disco duro en un servidor. Otros pensarán que el principal motivo es gestionar bien los documentos, en el sentido de clasificarlos de una forma eficaz y poder localizar cualquiera de ellos rápidamente. (más…)

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Hace unas semanas escribí una entrada sobre esta misma cuestión. Todos utilizamos el explorador de Windows con agilidad, abrimos y cerramos ventanas con carpetas, creamos carpetas nuevas… (bueno, todos no, tengo un familiar que utiliza el Word para copiar los archivos del pendrive al disco duro y viceversa, así, como suena).

Si tengo un sistema que funciona, ¿porqué utilizar uno nuevo? que, además, es algo más complicado y me supone, ahora, un trabajo adicional.

Retomo este tema porque es la pregunta que se hacen cada día muchos usuarios de empresas o Administraciones que sopesan la instalación de un software de gestión documental para organizar sus archivos. Y lo retomo precisamente hoy porque ayer me encontré justamente en ese dilema, pero como usuario, no como vendedor o asesor de un cliente. (más…)

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