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Archive for the ‘didácticos’ Category

Archivo histórico vs archivo «vivo».

Posted in casos reales, tagged , , , on 10 febrero 2010| 9 Comments »

Archivo históricoAyer estuve en el despacho de un procurador en Madrid y se planteó de una forma muy clara la distinción entre estos dos «tipos de archivo» así que aprovecho la experiencia para tratar este asunto que tenía pendiente hace tiempo y que da lugar a muchas confusiones. Como el ejemplo es el recurso del torpe y este tema tiene algunas sutilezas difíciles de explicar, voy a contarlo tal y como ocurrió ayer. El lector puede cambiar «despacho» por oficina o administración, «procurador» por abogado, gestor, funcionario del ayuntamiento… y «expediente» por asunto, legajo o documentos… pero por claridad y economía del lenguaje me ceñiré al despacho del procurador en el que me encontraba hace solo unas horas.

Nada más empezar a hablar de gestión documental quedó claro que este procurador sabía de qué estábamos hablando: tenía un ScanSnap encima de la mesa (un modelo anterior pero similar al que recomendaba hace unos días), pocos papeles a la vista y, sobre todo, ningún montón de medio metro de altura. De hecho, tiene el mejor programa de gestión documental posible: integrado como una funcionalidad más en su programa de gestión de expedientes. (más…)

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Firma electrónica (3): DNIe (2/2)

Posted in casos reales, didácticos, tagged , on 6 febrero 2010| 1 Comment »

Continúo mi aprendizaje en el uso de certificados digitales para mejorar los documentos que guardo en mi ordenador utilizando la firma electrónica para cifrar y garantizar la integridad del contenido (no perdamos el norte, que al final ésto es lo que estoy buscando).

El proceso está siendo largo y tortuoso, haciendo buena la sensación que todos tenemos (al menos yo) de que la firma electrónica es sencilla de usar pero difícil de entender (si quieres entender bien lo que estás haciendo).

Acabé mi entrada anterior (léela si no lo has hecho ya) comentando mis problemas para firmar un correo electrónico usando mi flamante DNIe. ¡Es normal que tuviera problemas porque no se puede hacer! (más…)

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Firma electrónica (2): DNIe (1/2)

Posted in casos reales, didácticos, tagged , on 3 febrero 2010| 4 Comments »

Con un par de días de retraso, hoy he empezado por fin el proceso de «inmersión» en la firma electrónica que espero me lleve a manejarme con soltura entre documentos firmados, cifrados, encriptados… más seguros en definitiva.

Como no se trata de un manual ni de una guía, voy a contar mi experiencia, incluyendo los errores, problemas y dudas que me van surgiendo. No pretendo quedar como un experto en la materia, que no lo soy, sino como un usuario más o menos normal que decide mejorar la seguridad de sus documentos.

Y empiezo por un cambio de planes: primero el DNI electrónico (DNIe en adelante) porque (más…)

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Firma electrónica (1): introducción

Posted in casos reales, didácticos, tagged , , on 31 enero 2010| 3 Comments »

Siempre que hablo de gestión documental, ya sea en este blog, en seminarios o en demostraciones a posibles clientes, comento que uno de los motivos más importantes para montar un programa  de gestión documental es la seguridad que aporta respecto al mero archivo de los documentos en el disco duro (por cierto, el otro gran argumento es la facilidad para la búsqueda de la información, lo que ya deberías saber si has leído las entradas anteriores).

«Seguridad» y «documentos» nos llevan ineludiblemente a la firma electrónica: al cifrado de documentos, encriptación, clave pública y clave privada, sistemas simétricos o asimétricos… conceptos que, uno por uno, son muy sencillos (cuando te los explican) pero que en su conjunto poca, muy poca gente domina. Y como este blog no es para expertos sino para gente normal, supongo que la mayoría de los que lo leen no manejan con soltura la Ley 59/2003 de firma electrónica, ni saben muy bien en qué se diferencia un certificado digital de la propia firma electrónica, etc… al igual que yo mismo me lo tengo que pensar un rato. (más…)

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Seguridad, LOPD e ISO 27001

Posted in didácticos, tagged , on 28 enero 2010| 4 Comments »

Hoy, el «día de la protección de datos» europeo, parece un buen momento para empezar una serie de entradas sobre la seguridad de los documentos, la LOPD (Ley Orgánica de Protección de Datos de carácter personal) y la ISO 27001 (la norma que recoge los requisitos necesarios para establecer, implantar, mantener y mejorar un Sistema de Gestión de la Seguridad de la Información -SGSI).

Creo que el párrafo anterior resulta bastante aburrido, espeso y poco atractivo, hasta para mí, así que me gustaría dejar claro desde el principio que no voy a intentar siquiera dar un curso sobre esta materia, ni ser sistemático, ni mucho menos aportar nada nuevo. Mi intención es recoger algunas ideas muy prácticas que todos los que tenemos que cumplir la LOPD (es decir, casi todos en cuanto a que trabajamos en una empresa) deberíamos conocer. (más…)

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¿Qué escáner me compro?

Posted in didácticos, Instalación de un sistema de gestión documental, tagged , on 26 enero 2010| 18 Comments »

Llevo varios meses hablando de gestión documental y me parece que este blog se parece cada vez más a un curso y menos a un reflejo de mis experiencias prácticas, así que comienzo una nueva «sección» muy práctica en la que voy a recomendar productos concretos, los mismos que recomiendo a mis clientes o que utilizamos a diario en la empresa, porque, a fin de cuentas, también yo soy usuario de un programa de gestión documental (obviamente ArchivaTech) y puedo aportar mi experiencia diaria, evidentemente bastante subjetiva por más que intente lo contrario.

Esta entrada se complementa muy bien con una anterior titulada «Escaneado de documentos» que, a su vez, es una de «las 5 patas de un proyecto de gestión documental«. Pero ahora me centraré en el hardware, en el escáner que utilizamos para convertir esos documentos en papel que me ocupan tanto espacio y que en unos segundos convierto en un fichero PDF, JPG, Word… pulsando un botón.

El problema al comprar un escáner es el mismo que al comprar un portátil (o un coche, o un móvil…): (más…)

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¿Necesito un programa de gestión documental?

Posted in didácticos, tagged , , , , on 24 enero 2010| 1 Comment »

Sin duda el tipo de la izquierda necesita desembarazarse de esas montañas de papeles, aunque solo sea para no morir sepultado por ellas. Si tu situación es similar (conozco a abogados que coleccionan montañas como éstas, por no hablar de juzgados y ayuntamientos), es hora de tomar medidas.

Siempre que participo en unas jornadas o talleres sobre gestión documental divido mi habitual presentación preliminar sobre conceptos básicos de la gestióndocumental en dos partes: una es convertir los documentos en papel en documentos electrónicos (digitalizarlos usando un escáner). La segunda parte es la gestion de todos esos documentos que ya son ficheros, archivos, grabados en un disco duro en un ordenador.

Aquí surge, sobre todo cuando el público es de microPymes (despachos de abogados, asesores fiscales, departamentos de administración de pequeñas empresas…), la gran pregunta: ¿para qué necesito un programa de gestión documental si puedo organizar estos ficheros utilizando las propias herramientas del sistema operativo? (más…)

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¡Muerte al folio!

Posted in casos reales, citas..., tagged , on 15 enero 2010| Leave a Comment »

Hoy tengo fácil escribir sobre gestión documental porque otro lo ha hecho por  mí. En el periódico Ideal de Granada hay un artículo muy interesante que podría firmar como propio. Estoy de acuerdo con casi todo lo que se dice en él, así que te invito a leerlo y, de paso, a que compruebes que no solo yo estoy convencido que el papel debe desaparecer de gran parte de los procedimientos burocráticos de empresas y Administraciones (por no hablar de los juzgados, que lo suyo y los papeles es de juzgado de guardia).

En el artículo se dicen cosas tan interesantes como que Amazon ha vendido más libros electrónicos que en papel estas Navidades, recuerda que el BOE no se imprime desde hace un año (¡solo un año, recuerdo las montañas de BOEs y me parece que era en la prehistoria), o que Microsoft ha reducido en un tercio los gastos de manejo de papel en sus oficinas en España, en solo 2 años. ¡Un ahorro del 33%! Estamos en crisis. La gestión documental AHORRA, no es un gasto frívolo para mejorar la imagen de la empresa.

Y una aportación propia: el lunes estuve en la gerencia de Urbanismo del Ayuntamiento de Granada y me hicieron algunos comentarios interesantes: uno, que toda, toda, la documentación del Plan E de 2009 la gestionan con ArchivaTech (nuestra gestión documental, por si no lo sabías :), que los gastos de toner, impresoras, papeles… son insoportables, ¡y que quieren más escáneres!

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Bases de datos: ¿Oracle, SQL Server, MySql…?

Posted in didácticos, tagged , on 13 enero 2010| 124 Comments »

Mientras que para llevar una contabilidad, una agenda de contactos, facturas… almacenar datos «alfanuméricas» sirve cualquier producto del mercado, el «motor» de un sistema de gestión documental, el «gestor» de la base de datos «documental» tiene unos requisitos mucho más exigentes. Hace ya muchos años que la continua evolución del hardware ha resuelto los problemas de capacidad y rendimiento que plantea guardar en un PC corriente un fichero con 40, 50 ó 300 mil registros. Los datos «alfanuméricos», nombres, apellidos, números de teléfono, cuentas contables… ocupan unos cuantos bytes y, por muchos que tengamos, siempre estaremos hablando de kilobytes. Unos pocos «Megas» a lo sumo. ¿Qué son 3 ó 4 Mb en un PC que tiene un disco duro con 500Gb, o, lo que es lo mismo, unos 500.000 Mb? Es despreciable. Es un problema resuelto.

Pero si hablamos de gestión documental, la cosa cambia. (más…)

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Clasificación de la documentación

Posted in casos reales, Instalación de un sistema de gestión documental, tagged , , on 10 enero 2010| 8 Comments »

Después de tantas entradas «teóricas», creo que es el turno de una más práctica, casi totalmente práctica. Y de un tema tan poco «técnico» como éste, que no es más que la necesidad de ordenar los archivos. Puede parecer una tontería, yo mismo he dudado si merece la pena hablar de ésto hasta hace unos minutos, pero hay dos motivos por los que me he decidido ha tratar este asunto: en primer lugar porque es una petición que me hacen con relativa frecuencia los nuevos clientes de nuestro software: ayudarles a crear el «árbol de carpetas inicial». En segundo lugar, porque he revisado el servidor de ficheros de la oficina (como parte del procedimiento de control de las copias de seguridad que exige la norma ISO 27001) y me he encontrado un auténtico desastre (para mi vergüenza, lo reconozco).

Así que ahí van unos cuantos consejos básicos y evidentes que, sin embargo, ni muchos menos aplican todos los usuarios cuando archivan sus documentos, importantes o no. (más…)

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