Aunque sin saberlo, la primera decisión que debe tomar una empresa que decide instalar un programa de gestión documental es la arquitectura de la solución elegida, que no es otra cosa que la manera en que se conectan los distintos elementos que forman el sistema.
En proyectos de gestión documental los elementos fundamentales son el servidor y los puestos de trabajo.
En el servidor se guardan todos los documentos (archivos) que forman nuestra base de datos documental, así como los datos accesorios de cada uno de ellos.
Los puestos de trabajo son los ordenadores (de sobremesa o portátiles) y demás dispositivos (tabletas como el iPad o teléfonos móviles) desde los que accedemos a nuestros datos y con los que añadimos nuevos documentos e información.
La arquitectura elegida condicionará la forma de trabajar, por lo que es una decisión fundamental. Merece la pena, por tanto, conocer las opciones disponibles para saber cual es la más adecuada para «mi» situación. Con frecuencia los vendedores de software «olvidan» las que no corresponden a su oferta y dan por sentado que nos interesa la «suya», descartando otras posibilidades que pueden ser más adecuadas para nuestra empresa.
Yendo de menos a más, en complejidad, tamaño y posibilidades, estas son las opciones que tenemos:
1.- Monopuesto – Monousuario.
Aunque es muy obvio, lo incluyo como primer tipo porque me preguntan con cierta frecuencia si instalar mi programa de gestión documental (ArchivaTech) para tener en casa, para un único ordenador. Mi respuesta es que no merece la pena para un solo usuario, por muchos archivos que tenga. En este caso, el servidor y el puesto de trabajo es el mismo ordenador y un simple explorador de Windows sirve perfectamente para gestionar los ficheros.
2.- Cliente-Servidor.
Este es el caso más corriente en PYMES. Hay un «ordenador central», un servidor, en el que se almacenan todos los documentos (archivos) y 5, 10…25 usuarios acceden desde sus ordenadores, conectados en red local, a consultar y añadir documentos a la base de datos común. En el servidor debe haber un gestor de base de datos, como Oracle, SQL Server, MySQL o algún otro. Este gestor aporta robustez al archivo, seguridad en el acceso y permite búsquedas rápidas por cualquier dato. En los puestos de trabajo hay instalado un programa de gestión documental, lo que se llama un «software cliente», que facilita el acceso a los datos y su gestión: búsquedas, clasificación, añadir datos complementarios…
3.- Servidor-Clientes Web.
Podemos considerar esta opción una evolución de la anterior que solo se distingue porque en los puestos de trabajo no hay que instarla un «software cliente» específico para acceder a los datos sino que se utiliza un simple navegador Web (Internet Explorer, FireFox, Chrome o Safari) que suele estar instalado en todos los ordenadores. Esto simplifica sensiblemente la instalación inicial del sistema aunque tiene una pega: suele ser menos cómodo y ágil que los programas específicos diseñados expresamente (es un tema que he tratado ampliamente en posts anteriores). Para docenas o cientos de usuarios suele ser la mejor opción.
4.- Cliente-Servidor + Clientes Web.
Una arquitectura mixta que suma lo mejor de las dos anteriores. Tenemos un servidor con los datos, algunos usuarios acceden con software específico y el resto con un navegador Web. Permite la instalación de un software específico, potente y ágil, para los usuarios que utilizan frecuentemente el software de gestión y proporciona acceso a docenas o cientos de usuarios esporádicos sin necesidad de instalar el programa en cada uno de esos cientos de ordenadores. Personalmente es la opción que más me gusta para empresas de cierto tamaño (por encima de 10-20 usuarios), sobre todo si hay numerosos usuarios que solamente van a consultar documentos, no a introducirlos.
5.- Cliente-Servidor + Clientes Web + Acceso remoto.
Es una evolución de la anterior a la que se suma el acceso desde el exterior (Internet) utilizando portátiles, tabletas (iPad), teléfonos móviles o simplemente un ordenador conectado a Internet. En estos dispositivos que no están conectados directamente a la red local de la empresa se utiliza el navegador para acceder a la base de datos de documentos usando la dirección IP de un servidor situado en la empresa. Es una opción que cada vez más usuarios demandan (aunque alguno no quiere ni oir hablar de la posibilidad de que se accedan a sus datos desde Internet).
6.- Oficinas interconectadas en modo Cliente-Servidor + Cliente Web.
Si la empresa tiene varias oficinas en localizaciones distintas (en la misma ciudad o en cualquier lugar del mundo), puede utilizar la infraestructura anterior para conectarse, no solo desde dispositivos móviles, sino desde las redes locales de cualquier oficina al servidor «central» en el que están los datos.
7.- Cloud Computing.
Es una variante de cualquiera de los casos anteriores, pero con el servidor «en la nube» en lugar de estar físicamente en la oficina de la empresa. Ya no hablamos de servidor en red local, sino de servidor «remoto», aunque para los usuarios debe ser indiferente que el servidor esté en la habitación de al lado o en un CPD (centro de proceso de datos) de Irlanda. Tiene un gran atractivo porque la empresa se desentiende del mantenimiento del servidor, incluyendo su ampliación si se queda pequeño, pero tiene un gran problema para sistemas de gestión documental: el ancho de banda. Los usuarios dependen completamente de la velocidad de su conexión a Internet para consultar archivos y añadir nuevos. Y algunos archivos pueden ser bastante «pesados». Para PYMES con una sola oficina no parece justificada esta dependencia absoluta de la conexión a Internet, frente a la velocidad que proporciona una conexión en red local al servidor situado en la habitación contigua.
En definitiva, estas son las opciones. Conviene conocerlas y elegir la mejor. En el próximo post hablaré con más detalle sobre eso.
NOTA: este es parte del contenido del seminario sobre gestión documental en el que participo el día 7 de marzo en Bogotá.
La arquitectura tipo cloud computing si no se limita a el ancho de banda, ¿Es limitada en cuanto a peso virtual?
Muy buen aporte.
Si por peso virtual te refieres al tamaño de la base de datos en el servidor, es un problema de contratación. Aunque en la práctica está limitada, es un valor tan grande que no podrás llenarlo aunque estés todo el día digitalizando documentos.
Si te refieres al tamaño de los documentos que «subes» a la nube, seguramente la memoria del ordenador te pone un límite pero siempre será menor que el tiempo que tardas en subir el archivo. Pensar en que no está limitado el ancho de banda pero sí el ordenador es absurdo porque la restricción por ancho de banda es muchísimo mayor a la de un equipo local.
Hola me gustaría saber si puedo añadir esta imagen a mi blog donde hablo de un tema similar, muchas gracias
Claro, sin problema. Aunque no recuerdo si es mía o de una librería de imágenes.
pudieran ayudarnos a determinar que arquitectura de sistema de informacion es mejor para una empresa de produccion de antenas.
No se pueden responder preguntas tan genéricas.
cuál sería la mejor arquitectura para una universidad que quiere impartir estudios on line para un número grande de alumnos y repartidos por el mundo.
Hay infinidad de soluciones.
Sin duda, un servidor «en la nube», sea pública o privada.
Y acceso con clientes Web, con navegadores, para facilitar el acceso sin necesidad de instalar software adicional.
Es una arquitectura muy conocida y extendida. Desde hace muchos años.
Seguro que puedes encontrar productos comerciales que encajan perfectamente en vuestra necesidad.
Qué arquitectura sería la más adecuada para una universidad de educación a distancia con un número de alumnos potencialmente muy grande y distribuidos por todo el mundo
Cualquier gestor de base de datos SQL en un servidor con acceso remoto valdría.