Gestión Documental Para Gente (Casi) Normal

La ventaja de la gestión y control efectivo: sencillez, rapidez y ahorro De una forma sencilla, la organización tiene acceso instantáneo a toda la documentación necesaria para su actividad de negocio, con las ventajas añadidas de la eliminación de desplazamientos, reducción de tiempo de consultas y tareas de archivo, ahorro de espacio físico, resolución del problema de localización de documentos…

• La ventaja del uso racional de los recursos La gestión documental facilita que la información se comparta y se aproveche de forma más eficiente y como un recurso colectivo. Como consecuencia, se reducen drásticamente situaciones como la duplicidad de documentos archivados, fotocopias innecesarias, dobles grabaciones de datos, etc. Seguridad y fiabilidad Información, documentos, etc. de gran valor para la organización pueden custodiarse en locales de alta seguridad, garantizando su perfecto estado de conservación mientras que, para el uso diario, se dispone de su réplica electrónica.
• La ventaja de la productividad y el valor añadido Una gestión documental, además de ahorro de costes, genera una productividad y valor añadido adicionales, originados por el rápido acceso a la información dentro de la organización y su posterior distribución, sin necesidad de trasladar los documentos.
• Los posibles inconvenientes tienen que ver con costes y curvas de apredizaje
  Tradicionalmente el factor económico ha sido determinante a la hora de tomar la decisión de adoptar un sistema de gestión documental, puesto que la mayoría fueron sistemas “enterprise” para grandes empresas. Casi siempre fueron de la mano de altos costes, complicadas instalaciones y empinadas curvas de aprendizaje para usuarios. Esta situación ha cambiado, ya que ahora hay disponibles sistemas de gestión documental dimensionados para las PYMEs, tanto en precios como en instalaciones y curvas de aprendizaje asequibles.

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