Posted in didácticos, tagged control de documentos, protección de datos, seguridad informática on 9 julio 2010| Leave a Comment »
La entrada con la segunda parte de mis reflexiones sobre este tema ha estado solo un par de días en la primera posición, desplazado por la nota sobre la imprevista visita a la radio. Como es un asunto que me parece especialmente importante, lo coloco de nuevo en primera posición, recordándote que tiene 2 entradas.
Este es el enlace a la primera parte y este otro es el enlace a la segunda parte.
Posted in didácticos, tagged gestion documental, manejo de papeles, normativas protección de datos, seguridad informática on 5 julio 2010| 1 Comment »
Retomo este artículo que empecé hace más de un mes y se ha visto interrumpido por algunos acontecimientos.
Se trata de una continuación de un artículo que era muy extenso, por lo que debes leer la primera parte antes de leer esta «segunda parte».
Decía, sostenía, que un archivo de documentos electrónicos gestionado por un «buen» programa de gestión documental es más seguro que un archivo de documentos en papel, por más que la primera sensación es la contraria (para algunos, la segunda, tercera y cuarta sensación sigue siendo que el papel es más seguro).
Ya hemos visto (recuerda, la primera parte) que un archivo electrónico es más «frágil» que un archivo en papel, pero que compensa ampliamente esta mayor facilidad de «ser destruido» por la facilidad que nos ofrecen las herramientas informáticas para «clonarlo», para hacer tantas copias como queramos, diariamente si es importante, una posibilidad que no tiene un archivo «físico» de miles o millones de papeles. Y esto resulta muy conveniente para protegernos de grandes «catástrofes», tipo incendio, ataque con un avión suicida, o rotura de la lavadora del vecino del piso superior. (más…)
Posted in didácticos, tagged gestion documentos, manejo de papeles, protección de datos, seguridad informática on 31 mayo 2010| 8 Comments »
Hay varios motivos que pueden llevar a una empresa a montar un programa de gestión documental. Los he comentado en varias ocasiones. Y también suelo comentar que no hay uno más importante que otro: depende de la empresa, de su problema particular, del tipo de información que contienen los documentos. Quizás la primera idea que surge a la mayoría de personas es el ahorro de espacio: cambiar los metros cúbicos de archivo de papel por un pequeño disco duro en un servidor. Otros pensarán que el principal motivo es gestionar bien los documentos, en el sentido de clasificarlos de una forma eficaz y poder localizar cualquiera de ellos rápidamente. (más…)
Posted in casos reales, tagged archivado documentos, gestion documental, seguridad informática on 19 febrero 2010| 2 Comments »
Hace unas semanas escribí una entrada sobre esta misma cuestión. Todos utilizamos el explorador de Windows con agilidad, abrimos y cerramos ventanas con carpetas, creamos carpetas nuevas… (bueno, todos no, tengo un familiar que utiliza el Word para copiar los archivos del pendrive al disco duro y viceversa, así, como suena).
Si tengo un sistema que funciona, ¿porqué utilizar uno nuevo? que, además, es algo más complicado y me supone, ahora, un trabajo adicional.
Retomo este tema porque es la pregunta que se hacen cada día muchos usuarios de empresas o Administraciones que sopesan la instalación de un software de gestión documental para organizar sus archivos. Y lo retomo precisamente hoy porque ayer me encontré justamente en ese dilema, pero como usuario, no como vendedor o asesor de un cliente. (más…)
Posted in didácticos, tagged control de documentos, firma digital, seguridad informática on 15 febrero 2010| 11 Comments »
Un pequeño paréntesis en mi periplo como usuario buscando certificados para firmar archivos y correos para dejar claro el objetivo de todo este camino (y entradas en el blog), la meta que ando buscando que no es otra que aumentar la seguridad de los documentos (archivos) que guardo en mi ordenador. Ya adelante que no es una entrada para expertos en firma (que todo ésto lo dominan) y que voy a ir despacio, porque quiero «aprender» estos conceptos uno a uno (y digo aprender porque estoy aprovechando para repasar yo mismo toda esta materia y, cuando acabe, pienso recopilarlo todo, ordenado, en mi Web).
«Aumentar la seguridad«; parece obvio, pero casi todos los artículos, notas, manuales y guías que he leído sobre firma electrónica se esfuerzan en explicarte cómo fuciona (no quiero leer más sobre claves, simétricas o no, en un tiempo) y, sobre todo, en recordarte las maravillosas cualidades de los documentos firmados digitalmente. A saber, y solo como recordatorio: Autenticidad, Integridad, No Repudio y eventualmente la Confidencialidad. Es una letanía que suele dar paso a unas explicaciones que recuerdan los glosarios de los manuales de un IBM del año 83.
¡Vamos a darle la vuelta y empezar por el final!, que debería ser el principio (creo que uso esta frase continuamente):
¿Qué es lo primero que quiero saber cuando abro un documento archivado hace días, semanas…o 3 años? (más…)
Posted in casos reales, didácticos, tagged firma digital, firma electrónica, seguridad informática on 31 enero 2010| 3 Comments »
Siempre que hablo de gestión documental, ya sea en este blog, en seminarios o en demostraciones a posibles clientes, comento que uno de los motivos más importantes para montar un programa de gestión documental es la seguridad que aporta respecto al mero archivo de los documentos en el disco duro (por cierto, el otro gran argumento es la facilidad para la búsqueda de la información, lo que ya deberías saber si has leído las entradas anteriores).
«Seguridad» y «documentos» nos llevan ineludiblemente a la firma electrónica: al cifrado de documentos, encriptación, clave pública y clave privada, sistemas simétricos o asimétricos… conceptos que, uno por uno, son muy sencillos (cuando te los explican) pero que en su conjunto poca, muy poca gente domina. Y como este blog no es para expertos sino para gente normal, supongo que la mayoría de los que lo leen no manejan con soltura la Ley 59/2003 de firma electrónica, ni saben muy bien en qué se diferencia un certificado digital de la propia firma electrónica, etc… al igual que yo mismo me lo tengo que pensar un rato. (más…)
Posted in didácticos, tagged normativas protección de datos, seguridad informática on 28 enero 2010| 4 Comments »
Hoy, el «día de la protección de datos» europeo, parece un buen momento para empezar una serie de entradas sobre la seguridad de los documentos, la LOPD (Ley Orgánica de Protección de Datos de carácter personal) y la ISO 27001 (la norma que recoge los requisitos necesarios para establecer, implantar, mantener y mejorar un Sistema de Gestión de la Seguridad de la Información -SGSI).
Creo que el párrafo anterior resulta bastante aburrido, espeso y poco atractivo, hasta para mí, así que me gustaría dejar claro desde el principio que no voy a intentar siquiera dar un curso sobre esta materia, ni ser sistemático, ni mucho menos aportar nada nuevo. Mi intención es recoger algunas ideas muy prácticas que todos los que tenemos que cumplir la LOPD (es decir, casi todos en cuanto a que trabajamos en una empresa) deberíamos conocer. (más…)
Posted in jornadas, tagged gestion documental, jornadas, seguridad informática, seminario gestion documental on 8 diciembre 2009| 2 Comments »
El próximo martes, 15 de diciembre, intervengo en esta jornada, organizada por Novotecnic y la Asociación Española de Editoriales de Publicaciones Periódicas.
Será a partir de las 09:30 en el hotel Cuzco, en Madrid.
Creo que la temática es muy interesante y los ponentes de un nivel muy alto (salvo el de gestión documental, del que no puedo decir mucho 😉
Puedes inscribirte y ver el programa en la página web de la jornada www.jornadadigital2009.com
En cuanto a mi intervención, explicaré brevemente las 5 patas de un proyecto completo de gestión documental y haré una demostración práctica a continuación.
Será una versión un poco más amplia del vídeo sobre los conceptos básicos de la gestión documental (añado las «patas» que faltan, OCR, copias de seguridad y destrucción certificada), y una demostración similar al vídeo de ArchivaTech.
Espero que si decides acercarte (o se lo comentas a algún amigo), no dejes de saludarme personalmente para conocernos «en persona».
Programa: (más…)
Posted in didácticos, Instalación de un sistema de gestión documental, tagged copias de seguridad automáticas, protección de datos, seguridad informática on 6 diciembre 2009| 2 Comments »
Otra de las 5 patas de un proyecto de gestión documental que tenía pendiente. Por obvia, a veces se olvida. Pero el día que la echas en falta, te das cuenta de tu error, demasiado tarde.
Hace un par de días comentaba con un amigo (esto se llama deformación profesional), cómo llevaban lo de las copias de seguridad. «No lo sé. Las hacía José Antonio y como se fué del trabajo, ya no las hace nadie, creo…» Estamos hablando de ¡más de 2 años! Si este puente les roban los ordenadores, el miércoles yo creo que alguno se va directamente a su casa. Y estas cosas pasan. Hay inundaciones (más…)
Gestión Documental Para Gente (Casi) Normal 
