Pregunta: ¿Cuáles son los indicadores de que una empresa necesita un sistema de gestión documental?
Respuesta: El más evidente es que entres al despacho de algún compañero y tengas que dejar el papel que le llevabas encima de una montaña de papeles porque no queda sitio libre en la mesa. También hay una visita muy interesante: el archivo. Si al entrar miras con aprensión a los lados por miedo a que una avalancha de papeles y archivadores te sepulte entonces no hay duda de que tienen que empezar a escanear papeles.
Luego está el segundo indicador (hay que recordar siempre que digitalizar los papeles es el primer paso, pero luego hay que gestionar los miles de archivos que has generado): tardas horas o días en encontrar un documento que sabes que tienes, si es que llegas a encontrarlo. Si este problema se da con frecuencia, necesitas ayuda para organizar tus archivos.
¿Cuáles son exactamente las ventajas de la gestión documental?
En primer lugar el ahorro de espacio al eliminar gran parte de los documentos en papel. Luego hay un grupo de ventajas asociadas a la seguridad: controlar quién accede a los documentos, hacer copias de seguridad de toda la documentación a diario de una forma muy sencilla, saber quien elimina o modifica un documento concreto. Por último, pero no menos importante, el acceso inmediato a la documentación sin importar el tiempo que hace que la archivamos, sin tener que recurrir a una memoria prodigiosa y sin depender de ese compañero de trabajo que justo hoy no ha venido.
¿Y los inconvenientes, si los hay?
El mayor obstáculo para instalar un sistema de gestión documental es la introducción de la información, tanto la viva, la que estamos utilizando ahora, como el archivo histórico. Es por este motivo que la obsesión de nuestro diseño es agilizar al máximo el archivo de los documentos, tanto en papel (para lo que utilizamos escáneres realmente rápidos) como luego al pasar del disco duro a nuestra base de datos (que se realiza con un simple gesto de arrastrar y soltar).
¿Hay empresas que no necesitan gestión documental?
Creo sinceramente que sólo hay dos tipos de empresas: las que van a instalar un sistema de gestión documental en breve, o las que ya lo han instalado. La única excepción es cuando el número de usuarios que accede a la información es reducido (menos de tres o cuatro personas) y el número de documentos que manejan es de unos pocos cientos. Aún en estos casos un sistema como el nuestro les resultaría muy útil, pero quizás no les resulte suficientemente rentable como para amortizar la inversión (aunque con la versión de alquiler la inversión inicial es prácticamente nula).
Llevamos años guardando documentos electrónicos en los discos duros de nuestros ordenadores. Si empezamos ahora a escanear los documentos en papel, ¿por qué no podemos seguir como de toda la vida, guardándolos en el disco duro? ¿Para qué necesitamos un sistema de gestión documental?
Para un número reducido de documentos y usuarios el propio sistema de archivo de Windows, las familiares carpetas y subcarpetas, puede resolver el problema. Sin embargo, al aumentar el número de usuarios, y por tanto de ordenadores conectados, y el número de archivos, necesitamos herramientas más potentes y versátiles para gestionar toda esa información, empezando por una única ubicación segura para guardar todo.
Hay otros motivos que justifican, a veces obligan, la instalación de un programa de gestión documental que, en muchos casos, es una evolución del archivo en carpetas. Las principales son: la seguridad adicional que aporta (en el acceso, el registro de operaciones y la gestión de las copias de seguridad) y la potencia de las herramientas de búsqueda (no olvidemos que trabajamos sobre una base de datos, no sobre miles de ficheros dispersos en el disco duro). Hay una frase muy conocida: «Ya has archivado tus documentos, ahora ¡Encuéntralos!».
Afirman ustedes que la solución de la gestión documental pasa por una aplicación de base de datos? ¿Qué ventajas proporciona eso? Es decir, ¿qué aporta un sistema de gestión documental que no nos da ya el sistema de carpetas del explorador de Windows o programas de gestión documental que mantienen los documentos en el disco duro como ficheros independientes?
Estos programas, o el propio explorador, son juguetes al compararlos con un sistema basado en una base de datos. Es como comparar una bicicleta con un coche; es otro nivel, no solo un poco mejor.
Al incluir todos los archivos dentro de la base de datos, la búsqueda de información es prácticamente instantánea, aunque tengamos decenas de miles de documentos. El control de acceso es incomparable ya que no podemos acceder a un documento individual sin utilizar el programa, que siempre controlará el nivel de los usuarios y el de los documentos a los que puede, o no, acceder. Y, no menos importante, la copia de seguridad es de un solo archivo, grande, sí, pero uno solo. Si alguna vez ha probado a copiar 20 ó 30 mil archivos a un disco duro externo seguramente se habrá desesperado. Esa misma información en un solo archivo se puede copiar en unos minutos, no en varias horas.
¿Cuántos documentos tenemos que archivar todos los días para que un sistema de gestión documental nos resulte rentable?
La respuesta a esta pregunta depende del número de documentos que manejen, si son extensos o no, el tipo de información que necesitan introducir con cada uno… Cuando el objetivo de la implantación es digitalizar un archivo histórico en papel para destruirlo el ahorro es muy palpable porque en muy pocos meses se puede liberar un espacio que estaba totalmente desaprovechado.
Cuando se utiliza para documentación viva que se mueve entre departamentos que a veces están muy alejados físicamente, el ahorro se consigue desde el primer día, en este caso en horas de tramitación que se dejan de perder en mover los papeles de un lado para otro. Lo que hay que plantearse es: ¿cuánto me cuesta tener una habitación (o varias) llenas de papeles?, ¿cuánto tiempo perdemos buscando documentos, o repitiéndolos porque no los encontramos?, ¿si mañana no arranca un ordenador, o el servidor, tengo un sistema de copias de seguridad fiable al que recurrir?…
¿Cuánto tiempo puede tardar nuestro equipo humano en hacerse con el manejo de un sistema de gestión documental?
Aprender a utilizarlo es cuestión de minutos. Cambiar los hábitos de trabajo es otra historia: aquí lo que cuenta es las ganas de mejorar.
¿Es realmente tan sencillo el uso de su sistema de gestión documental que lo puede usar hasta nuestro director general?
Si sabe copiar un fichero a su pen-drive o mandar un correo electrónico podrá usar el programa desde el primer momento.
Gestión Documental Para Gente (Casi) Normal 
es interesante conocer mas sobre la organizacion de los documentos, donde me puedo dirigir.
Gracias¿
Estimado Mario:
Puedes ver un par de vídeos en youtube. Uno sobre gestión documental en general y otro con una presentación breve de nuestro programa de gestión documental, ArchivaTech.
También hay información en nuestra página web, http://www.archivatech.es, y, desde luego, en este Blog seguiré ampliando la información disponible.
¿Y sobre la destrucción de papel? ¿Existe legislación al respecto?
Sí, pero de momento solo para las facturas recibidas, en papel, y a efectos fiscales, no judiciales.
Es un tema muy interesante porque todos estamos pendientes de una legislación más acorde a la realidad que nos permita destruir el papel con la seguridad de que no lo «echaremos de menos» en el futuro: en una inspección de Hacienda, en una reclamación judicial…
Desgraciadamente los legisladores van muy atrasados en este sentido.
No tendrás la referencia…
Te copio un par de referencias. Hay bastantes normas sobre esta materia.
1.- Orden de 10 de Abril de 2007, 2007-04-10 – OM 962 – Facturación telemática (y conservación electrónica de facturas).
2.- Resolución de 20 de Octubre de 2007 – 2007-10-24 – Homologacion software digitalizacion.
Más adelante tengo prevista una entrada sobre la digitalización certificada.
Lo seguiré con interés. Muchísimas gracias.
Hola:
Necesito una solución que permita que todo el mundo de una organización, y desde cualquier sitio, pueda acceder a la información que necesite, pero con la suficiente seguridad. Y no sólo leer, si no también colgar documentación.
¿Podría hacerlo con una gestion documental?
Gracias
Hola Andrea. Disculpa que no te haya contestado antes, pero he estado fuera casi todo el día.
Por supuesto que puedes hacerlo. Hoy es difícil que no haya una solución a un problema «habitual» como es el caso que me planteas. Lo difícil es encontrar la más adecuada, la que mejor se adapta a la necesidad concreta.
Necesitaría algo más de información para responderte correctamente.
1.- Cuando dices «desde cualquier sitio», ¿te refieres a oficinas dispersas, o conexiones a internet desde un aeropuerto, o un hotel…?
2.- Y ¿siempre usando un portátil?
3.- ¿Con Windows? o ¿puede ser con Mac o Linux?
Si la movilidad es la clave, lo más recomendable es que utilices una «arquitectura» Web, con un servidor con los datos (que puede estar en la empresa o un proveedor externo) y con «clientes» utilizando navegadores, lo que te permite utilizar incluso ordenadores públicos.
Si el acceso es desde ordenadores en oficinas dispersas, o desde ordenadores «propietarios», puedes instalar un «cliente pesado» en cada uno, pero me parece poco probable que esta configuración os vaya bien.
En cuanto a la seguridad, hay mecanismos para garantizar un nivel muy alto, aunque cuanto más «movilidad» tengas más difícil (que no imposible) será conseguir este nivel.
Espero tu contestación para concretar un poco más la respuesta.
Hola Fernando,
Respecto a la información que me pedias:
1-No me refiero a oficinas dispersas, sino a trabajar desde hoteles, aeropuertos, etc….a la hora de salir a trabajar con clientes.
2- Siempre portatiles
3- Con windows.
Gracias por tu ayuda
En este caso puedes optar por las dos soluciones que te comentaba, o montar una mixta, que es la que más me gusta personalmente.
1.- Monta un sistema basado en clientes web. Es lo más rápido y sencillo de mantener. A cambio, suele ser algo más incómodo de manejo.
2.- Utiliza un «cliente-servidor» con una instalación remota de Oracle en cada puesto. Es más «sólido», normalmente más seguro y con mayor facilidad de uso. Lo que se complica es la instalación inicial, que hay que hacerla en cada puesto.
3.- Utiliza cliente-servidor en la «oficina-central», si es que la hay, y puestos «Web» para el acceso remoto. La entrada masiva de datos utiliza la ventaja de un interfaz más potente y rápido, y los usuarios remotos se instalan fácilmente.
Por supuesto todo esto es «en general». Lo que es decisivo es el programa concreto que montes, no la arquitectura. Siempre deberás pedir una demostración práctica para poder juzgar por tí misma.
Nosotros utilizamos una arquitectura mixta cuando hay usuarios que necesitan mucha movilidad, dejando la parte «cliente-servidor» para la red local en la que está el servidor. Solo que la parte «cliente-Web» de momento es solo para consultas (hasta que un cliente nos pida que la ampliemos a entrada de datos). Puedes ver una demo aquí.
cuales son los pasos a seguir a la hora de realizar las tablas de retencion en una empresa en donde tiene años de funcionamiento de documentacion y nunca se han llegado a realizar dicho proceso gracias por la atencion prestada estare al tanto de su respuesta
Estimada María del Pilar:
Me temo que me falta información para comprender bien tu pregunta y poder contestarla.
Si quieres ampliar la información me puedes mandar un correo electrónico a direccion@mtcsoft.es y trataré de ayudarte.
Aunque tu consulta me parece más «fiscal» que relacionada con la digitalización de documentos, no me atrevo a darte una respuesta porque no creo que tenga toda la información necesaria.
gracias por la intencion y tengo otra pregunta , en la empresa deseamos comprar una maquina trituradora de papel, para asi poder destruir aquellos documentos que ya no son utlies para la organización,pero alguien me hizo la sugerencia de que esto es un error y que es mas rentable dejar el papel sin triturar puesto que asi se le saca mejor precio a la hora de venderlo realmente no se que decision tomar, estare a la esperade su consejo gracias .
El objetivo de triturar los documentos es evitar que los pueda leer alguna persona que no deba hacerlo. O un periodista. O que acaben publicados en internet por alguien que los encontró en un cubo de basura. Hay documentos que «proteger», sea por que contienen datos sensibles de la empresa (facturación, beneficios…), de clientes (datos personales, datos médicos…), etc… De hecho, la LOPD (ley orgánica de protección de datos de carácter personal) española obliga a destruir de forma segura determinados documentos para evitar precisamente que acaban en un lugar inapropiado.
Si la información de los documentos no tiene interés, no tiene mucho sentido usar una trituradora de papel. Aunque son baratas, hacen mucho ruido (es imposible hablar por teléfono al lado de una de ellas funcionando), ocupan espacio y las virutas de papel ocupan mucho mucho más espacio que los papeles planos, apilados.
Lo que nunca había oído es que paguen menos al venderlos para reciclarlos. Pensaba que se pagaba por peso, pero teniendo en cuenta que ocupan mucho más volumen (a igualdad de peso) sí tiene sentido.
En el blog hay un enlace a una empresa alemana que se dedica a la destrucción de documentación y en su página web y su blog hay mucha más información sobre este tema, además de la posibilidad de preguntarles directamente.
¿Sabes si por dejar que los usuarios se subscriban a la señal RSS se debe inscribir un fichero en la AEPD?
En mi opinión, depende de los datos que introduzcan. Si son los considerados «personales» (nombre, apellidos, edad…) estás creando un fichero que debes dar de alta, independientemente de que sea una información proporcionada voluntariamente. Si los datos no son «reales», alias, nicks, … no creo que sea necesario.
Pero en empezado diciendo «en mi opinión» porque no soy un experto en esta materia, a pesar de habes coincidido con varios en cursos y seminarios.
Le voy a pasar tu comentario a un par de ellos, de expertos de verdad, y te comento.
En este sentido, hay un blog muy interesante que pondré en breve en la página principal con un enlace directo.
necesito saber algunos tips de tablas de retencion documental de archivo general de la nacion
«Solecito: necesito saber algunos tips de tablas de retencion documental de archivo general de la nacion»
Creo que esta pregunta no se corresponde con el contenido del blog.
Hola. Cuanto cuesta hacer una gestion documental en una empresa cuyo archivo histórico es extenso, mas de 2.000.000 hojas, incluyendo algunos planos, y continuamente la correspondencia actual, viva es mucha. Se pueden hacer los dos actos simultaneos; es decir, escaneo archivo historico y de entrada instalo software para los documentos actuales? Gracias por tu atención
Lo primero es distinguir dos aspectos totalmente diferentes que no me quedan claro en tu consulta.
Por una lado está el trabajo de digitalizar uno a uno los 2.000.000 de hojas. El coste es bastante elevado. Conozco varias empresas que lo hacen, cobrando una cantidad por folio que depende de los datos a meter para cada uno (lo que llaman indexar). Con frecuencia es más rentable hacerlo con personal propio.
En cuanto al programa en el que guardar y gestionar todos esos documentos, nosotros no cobramos por el número de documentos, sino por el de usuarios concurrentes.
Los precios, en España, están en el orden de 5.000 a 7.000 €, para una instalación de 10-20 usuarios.
Por lo que respecta al archivo “histórico” y el “vivo” (tengo una entrada en el blog sobre ese tema), no hay problema en acometer la digitalización al mismo tiempo. Son trabajos diferentes y formas de introducir los datos diferentes, pero el programa, al menos el nuestro, no limita el uso simultáneo de usuarios con tareas diferentes.
Espero haber sido de utilidad. Si deseas ampliar la información no dejes de contactar conmigo directamente.
buenas tardes
mi pregunta es ¿ cual es la ley que define cuanto tiempo se deben conservar las hojas de vida de los estudiantes universitarios ?
Hola Pilar. Me temo que no te puedo contestar. Depende del país y no sé de donde me escribes.
mi pais es colombia y por mas que he buscado no encuentro la ley donde me diga el tiempo de conservacion asi que le agradeceria muy pudiera ayudar gracias por todo
Tampoco lo encuentro en Google. Lo he consultado en la red de archiveros, http://ar-chiveros.ning.com
Si me contestan te lo comento.
Buenos Dias Fernando
Mi pregunta del dia de hoy es ¿cual es la diferencia entre una circular informativa y una circular normativa? y cual es tiempo de custodia para ellas
La verdad, Maria del Pilar, no tengo ni idea. Creo que más que un blog necesitas un foro.
¿Quieres que lo comente con los responsables del ar-chiveros.ning.com? Ellos parecen más adecuados para responder este tipo de preguntas.
gracias seria de mucha utilidad
cuanto tiempo se debe custodiar las hojas de vida en un aentida privada en colombia
Gracias
Desconozco por completo la legislación colombiana. Y no olvides que me dedico a desarrollar software. Aunque algo se aprende de leyes, no es, ni de cerca, mi especialidad.
Quizás te interese entrar en la red social ar-chiveros.ning.com Creo que será un buen lugar para tus preguntas.
[…] Preguntas frecuentes […]
¿PORQUÉ O DE QUÉ FORMA LE AYUDA A UNA EMPRESA PUBLICA O PRIVADA CONTAR CON UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL?
Es una pregunta tan básica que me cuesta contestarla. Al menos de una forma breve.
Hay varias mejoras importantes, aunque también depende de la «posición de partida». ¿Tiene esa empresa o AAPP la documentación en papel o ya ha digitalizado parte de ella?
Si partimos del papel, la mejora más llamativa es el ahorro de espacio de archivo (pueden ser muchos metros cuadrados de valiosa oficina) y el ahorro en la búsqueda de la documentación: acceso instantáneo con un sistema de búsqueda por palabras (similar a Google), frente a la búsqueda del papel físico. La mejora puede ser realmente enorme.
Si ya tiene los documentos en formato electrónico, pero no en un programa de gestión, las ventajas no son tantas porque algunas ya las tiene por el hecho de haber digitalizado los documentos. Ahora hay que hablar de seguridad (de acceso, facilidad para hacer copias, integridad de los datos), y búsquedas más rápidas y potentes. En este punto, las búsquedas, puede haber mejoras muy importantes, sobre todo si el volumen de documentos es muy alto.
Puedes encontrar mucha más información en el blog, en esta entrada, o ésta otra. Además de en los primeros post sobre la historia de la gestión documental.
¿ que se hace una entidad financiera cuando tienen problema de espacio, es decir no tienen lugar para un archivo mas?
Uno de los motivos principales para instalar un programa de gestión documental es digitalizar y archivar la documentación en papel para ganar espacio.
No todos los documentos se pueden destruir (algunos originales con firmas y sellos…) pero hay dos palabras que casi siempre se pueden aplicar a este proceso: adelgazar y alejar el archivo en papel.
Adelgazar porque seguro que un tanto por ciento de los documentos sí que se pueden destruir.
Alejar porque, una vez accesibles los documentos con el software de gestión, no necesitas tenerlos cerca para consultarlos (los originales en papel), por lo que puedes llevarte el archivo a un lugar en el que estorbe menos (una nave, un trastero, una oficina en las afueras).
El caso que me planteas es «de libro» para abordar un proyecto de digitalización.
Somos algunos usuarios los que estamos empezando a usar también nuestro archivo digitalizado, no solo porque escaneemos algunos documentos para tener una copia de seguridad de ello, si no porque cada vez recibimos más documentación en PDF.
Todas las soluciones de gestión documental que encuentro son soluciones para empresas, basadas en una estructura cliente-servidor y con un coste excesivamente elevado para un usuario particular.
Y aquí viene la pregunta que quería hacer: ¿Existe algún software de gestión doméstica? Algo así como hace iTunes con nuestra música. Para Mac conozco Devonthink o iDocument, pero no encuentro nada para Windows. ¿Conoces alguna solución parecida para Windows?
Totalmente de acuerdo. Una solución sobre Oracle para un solo usuario es matar moscas a cañonazos.
Pero si que hay soluciones «desktop» como la que buscan. De memoria recuerdo dos:
PaperPort, que se vende en cualquier tienda (seguro que también on-line) y Rack to File, que viene con algunos escáneres de Fujitsu pero creo que también puede comprarse en Internet.
Hay muchas mas de este estilo pero estas dos seguro que te sirven.
Muchas gracias por la respuesta. Ya tengo por dónde empezar a revisar. 🙂
Buenas tardes, Deseo saber si pueder ayudarme con el trabajo de investigación que estoy efectuando sobre la implantación de un sistema de gestión de documentos para una gerencia de proyectos de construcción. Saludos
Hola Pablo. Puedo echarte una mano, sobre todo intentar resolverte alguna duda puntual. Me puedes mandar un correo a direccion@mtcsoft.es.
Creo que lo primero que debes hacer, si no lo has hecho ya, es revisar posts antiguos. Llevo unos dos años y medio escribiendo sobre gestión documental y es probable que algunas dudas las puedas resolver consultando este mismo blog.
Buenos Dias,
Soy de Colombia y acabo de graduarme en los Estados Unidos en Management Information Systems. Acabo de conseguir la representacion de un muy buen producto para el manejo de gestion documental en Colombia. El producto viene de aqui de Estados Unidos. Hasta el momento nadie mas en Colombia tiene representacion sobre este producto que despues de una extensa investigacion llegue a concluir que es el mejor producto disponible a un costo muy razonable para empresas pequennas, medianas y grandes. Estoy a un mes de volver a Colombia por que estoy interesada en implementar este producto en el mercado Colombiano y pienso quedarme alla el tiempo que sea necesario por que estoy segura que cuando este producto entre, todos lo van a querer, pero no se por donde empezar a entrar a este mercado en Colombia ya que llevo casi 10 annos viviendo en Estados Unidos. Alguna sugerencia? consejo?
Gracias 🙂
Maria
Hola María. Tu proyecto me parece interesante pero me temo que no voy a poder ayudarte porque tengo un producto propio, un programa de gestión documental, ArchivaTech, que distribuimos en Colombia desde hace unos meses. Salvo que tu producto sea complementario y no competencia directa, que es lo que me parece al leer tu comentario, no puedo darte consejos que irían en contra de mis socios colombianos.
Si me he equivocado y no estás hablando de software de gestión documental, mándame un correo (direccion@mtcsoft.es) y seguimos en contacto.
Un saludo y suerte en tu aventura.
cuando va a realizar otro seminario en gestion documental para este año 2012 desde abril hasta junio
El próximo 18 de abril en Bogotá. Publicaré la noticia la próxima semana.
hola
me ha parecido muy interesante todo este documento , la verdad es que me gustaria saber sobre las incidencias que ha tenido el disco duro en las personas sobre su uso, esto en lo social y economico desde su creacion.
o si puedo ir alguna pagina donde pueda ver las encuestas que se han realizado sobre esto
gracias
carlossalcedow@gmail.com
Gracias por el comentario Carlos.
Desafortunadamente no puedo ayudarte en tu pregunta sobre el disco duro. No se me ocurre ningún blog en el que haya visto la información que me pides.
Un saludo.
quiero saber si es verdad que en el l archivo de gestion no se pueden usar carpetas de colores . gracias por la respuesta
No sé si entiendo la pregunta.
Precisamente una de las ventajas de nuestro software, ArchivaTech, es que permite crear carpetas de diferentes colores lo que facilita la clasificación de la documentación. Es algo que no puedes hacer en Windows, por ejemplo.
En los archivos «físicos» es una práctica muy corriente y uno de los primeros usuarios de ArchivaTech nos lo sugirió.
Buenos días, estoy en mi proyecto de grado sobre organizacion de archivos y me gustaria, tenr una idea cuanto cuesta en pesos colombianos y cuanto tiempo se demora archivando 200 documentos, haciendole el proceso de limpieza,quitar grapas y foliar
por su información estare altamente agradecida.
Eneriheth
Buenos días. Hay varios post en este blog sobre el coste de digitalización de documentos en papel. Te recomiendo que los leas porque trato de responder a esta pregunta y lo hago con bastante detalle. Aunque tendrás que convertir el coste de euros a pesos.
Un saludo.
Buenos Días, quisiera saber cuales serian las nuevas directivas o funcionalidades de los usuarios al implantarse un sistema de gestión documental
No hay una norma única. Depende de la empresa y del tipo de documentación que vayas a guardar en el sistema de gestión.
En España, por ejemplo, la LOPD (Ley Orgánica de Protección de Datos de carácter personal) impone unas medidas muy estrictas al acceso de información pero dependen de los documentos. No es lo mismo «proteger» una factura que el historial médico de un paciente, por ejemplo.
En definitiva, no hay una norma sino varias.
Una pregunta que te puedes hacer es ¿qué medidas de seguridad hay para el acceso a esa documentación en papel? El acceso a la «versión electrónica» de la misma documentación deber ser, al menos, similar.
Buenas tardes, una pregunta de principiantes debido a que me interesa el tema..el sistema de gestión permite arrastrar los documentos previamente almacenados, es correcto? en un software que no tiene esa característica cual es la manera de integrar dichos documentos.
Habitualmente hay un botón «Importar» o con un nombre similar. Al pulsarlo abre el explorador de Windows y eliges el o los archivos y pulsas «Aceptar» o algo así. Indudablemente es mucho más lento.
Hoy, con lo que ha evolucionado el software, es casi inexcusable que cualquier programa de gestión documental permita la opción de «arrastrar y soltar», además del botón «importar» que también debe estar presente.
Buenos días,
En la destrucción de documentación confidencial hay que tener en cuenta que la empresa contratada cumpla con la normativa de destrucción marcada por la LODP, puede consultar la misma en http://dataeraser.es/normativa-destruccion-documentacion, además es importante que nos garantiza la correcta destrucción de la información para ello Dataeraser entrega certificado del trabajo realizado o también realizamos destrucciones en la sede del cliente desplazando un camión con las maquina de trituración adecuada.
Saludos Cordiales,
HOLA ,ME GUSTARIA ENCONTRAR ALGUN SITE DONDE PUEDA LOCALIZAR APPLICACIONES DE COMPUTADORAS DE ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS Y LA DIFERENCIA ENTRE LO MANUAL. Y SU USO EN PUERTO RICO.
Solo te puedo recomendar la de mi empresa. Se llama http://www.Archivatech.es Encontrarás muchas más buscando en Google.
En cuanto a la diferencia, en este blog hay varios posts que lo comentan. De Puerto Rico no puedo decirte nada.
Aprovecho para comentarte que no deberías escribir en mayúsculas. Parece que estés gritando. Es una norma muy extendida.
BUENAS TARDES, ESTOY TRABAJANDO EN UN ARCHIVO DE GOBIERNO, Y ME HE ENCONTRADO CON MUCHAS DIFICULTADES, ME GUSTARIA QUE ME APOYARAN, POR EJEMPLO:
SE ESTAN CREANDO LAS SERIES DOCUMENTALES, PERO ENCOTRAMOS MUCHOS DOCUMENTOS QUE SE REFIEREN A ACTIVIDADES COMO, INVITACIONES A RELIZAR ACTIVIDADES FISICAS, INVITACIONES A PARTICIPAR EN EVENTOS SOCIALES, INVITACIONES A PARTICIPAR EN RIFAS, ETC….. QUE SE HACE CON ESE TIPO DE DOCUMENTOS QUE NO SON REALMENTE ACTIVIDADES PROPIAS DE LA DEPENDENCIA…. QUE SERIE SE LE PODRIA DAR…??
Este blog se escribe en España y lo leen personas de todo el mundo. Sin indicar el país, es imposible contestarte.
Por otra parte, una pregunta tan técnica y regional no sé responderla. Te sugiero que contactes con archiveros de tu país. Hay asociaciones en la mayoría.
Otro consejo: no escribas en mayúsculas. Resulta muy agresivo.
Fernando, hola. Buenas tardes.
Quería hacerle una pregunta y es cuánto puede ser un valor razonable para cobrar por elaborar un manual de archivo, unas tablas de retencion documental y unas tablas d evaloriación documental?? Quisiera montar una pequeña empresa para estos servicios pero la verdad no tengo muy claro cuanto podría cobrar por los servicios teniendo en cuenta que mi idea es trabajar con pequeñas empresas donde el tema de presupuestos es bastante complicado porque no tienen recursos destinados a estos rubros
Attn
Maria Florez
maria2sin3@hotmail.com
No te puedo ayudar. No es mi campo.
Puedes buscar ayuda en algún foro, como http://www.archiveros.com
Un saludo.
Buenos Dias
Quisiera saber cuanto tiempo se deben guardar los soportes originales de la historia clinica si ya los tengo escaneados y digitalizados.
Muchas gracias
Depende de la legislación de cada país.
Un saludo.
Hola Fernando quiesiera saber que preguntas se pueden hacer en una entrevista o encuesta para empezar a realizar un proyecto de investigacion donde debo demostrar que existe un problema de gestion documental.
Hay algunas «clásicas» muy reveladoras: 1.- ¿Cuánto tiempo necesitaste la última vez que buscaste un documento de hace nos meses? ¿Minutos, horas… nunca lo encontraste?
2.- ¿Cuanto espacio de la oficina necesitas para archivar papeles? ¿Tienes un trastero solo para eso?
3.- ¿Comparten los compañeros documentos que son comunes o cada uno guarda «los suyos» porque si no no los encuentra?
Un saludo.
Hola Fernando. Nos gustaría hacerte una entrevista para nuestro blog sobre gestión documental en la que pudieras hacer balance del sector, cómo ves el futuro, ventajas, inconvenientes. Si te parece interesante contacta conmigo! 🙂 Un saludo y gracias
Buenos días. Quisiera saber si las encuestas diligenciadas por nuestros usuarios o clientes se deben guardar en el archivo central y por cuanto tiempo?
No es posible contestar esta pregunta sin saber a qué país aplicarla.
En cualquier caso, este es un blog técnico por lo que no podría contestarla, aunque quizás algún lector lo haga.
Pero indique el país.
Gracias por compratir toda esta informacion.
Estoy empezando a elaborar mi proyecto de grado y no encuentro fuentes que puedan decirme que autores iniciaron con todo lo que es la digitalizacion y gestion de documentos.
Espero que pueda ayudarme. 🙂
No te puedo ayudar. Mi conocimiento viene de la práctica, no es académico.
Hola Cordial saludo. Mi pregunta es la siguiente: ¿hay alguna forma específica de archivar encuestas? Gracias
No, que yo sepa.
Seguramente hay algún programa (software) específico, porque los hay para todo tipo de necesidades.
Yo no lo conozco.
Un saludo.
Las transferencias de archivos electrónicos tienen políticas distintas a las que envolucran a los archivos fisicos, eso es falso o verdadero.
Son totalmente diferentes.
Y dependen de la legislación y reglamentos de cada país, incluso de cada Administración Pública.
Los procesos «formales» de los documentos en papel y electrónicos no se pueden equiparar.
Hola estimado, una pregunta, al digitalizar documentos que traen adjuntos varios soportes, se debe crear un solo archivo que contenga anidados el documento principal y los documentos soportes o se debe crear un archivo individual por el documento principal y por cada documento soporte, que me recomendaría.
En nuestro gestor documental, ArchivaTech, todos esos documentos los agruparíamos en lo que llamamos un «Expediente» que es la unidad básica de información. Tiene datos estructurados y uno o varios documentos asociados.
Pero cada documento, archivo, puede a su vez estar formado por uno o más documentos. Esa es una decisión administrativa, no técnica.
En general, cuando más detalle necesites para las consultas futuras más división en diferentes documentos debes hacer.
Para archivos «antiguos» que raramente se van a consultar, es más cómodo y rápido agruparlos. Pero si son archivos «vivos» que esperas consultar con cierta frecuencia, dividir los archivos es más eficaz. Lleva más tiempo, pero luego lo recuperas en las consultas.